二、電子檔案的種類
（一）按電子檔案的存在形式劃分
1.文本文件
指利用文字處理技術生成的文字文件、表格文件等。
2.數據文件
數據文件一般以數據庫的形式存在。
3.圖形文件
指運用計算機輔助設計或繪圖等手段生成的靜態圖形文件。
4.圖像文件
指借助視頻設備獲得的動態圖像文件，如使用掃描儀掃描的各種原件畫麵、用數碼相機拍攝的照片等。
5.聲音文件
指采用音頻設備錄入或用編曲軟件生成的文件。
6.多媒體文件
指借助計算機多媒體技術製作的由文本、圖像、影像、聲音等若幹種文件合成的多種媒介的文件。
7.命令文件
指為處理各種事務用計算機語言編寫的程序，是一種計算機語言。
（二）按電子檔案的功能劃分
1.主文件
指表達作者意圖、行使職能的文件。
2.支持性文件
主要指生成和運行主文件的軟件，如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件、多媒體軟件等。
3.輔助性、工具性文件
主要指在製作、查找主要文件過程中具有輔助和工具作用的文件。如，計算機程序類文件往往附帶若幹輔助設計文件、圖形文件，數據庫往往附帶若幹輔助數據庫和相應的索引文件、備注文件等。
（三）按電子檔案產生的環境劃分
按電子檔案產生的環境劃分，可分為一般辦公室工作中產生的文件、計算機輔助設計和製造中產生的文件。
（四）按電子檔案的屬性劃分
按電子檔案的屬性劃分，可分為普通文件、隻讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等。
（五）按電子檔案的生成方式劃分
按電子檔案的生成方式劃分，可分為由計算機直接產生的文件、對傳統文件用掃描儀和數碼相機等輸入設備處理後生成的文件。
三、電子檔案的管理
（一）收集工作
1.收集要求
電子檔案有文本文件、圖形文件和圖像文件。對電子檔案的收集積累應按照紙質檔案收集範圍的規定，考慮電子檔案的特點。要收集積累電子檔案的軟硬件係統設備材料，記錄重要文件主要修改過程和辦理情況、有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿。為了實現對正式的紙質檔案進行全文信息自動檢索，與正式文件定稿內容相同的電子檔案也應收集積累。
2.收集方法
電子檔案的收集往往是在計算機網絡係統上進行的，由於係統有自動記錄的功能，可用來記載電子檔案的形成、修改、刪除、責任者和入數據庫時間等。用載體傳遞的電子檔案，要按規定進行登記、簽署，更改處要填寫“更改單”，按更改審批手續進行，並存儲備份件，防止出現差錯。電子檔案的收集積累應由形成部門集中管理，不得由個人分散保管。對於網絡係統，應建立積累數據庫，或在電子檔案數據庫中將對應在收集積累範圍內的電子檔案注明積累標識。
3.檔案備份
電子檔案收集工作還應注意：及時按照要求製作電子檔案備份，每份電子檔案均需在“電子檔案登記表”中登記，電子檔案登記表應與電子檔案的備份一同保存。電子檔案登記表如果製成電子表格，應與備份文件一同保存，並附有紙張打印件。
（二）歸檔工作
1.歸檔方式
電子檔案的歸檔方式有物理歸檔和邏輯歸檔兩種。
（1）物理歸檔，是將計算機及其網絡上的電子檔案集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。
（2）邏輯歸檔，是指文件形成部門將歸檔電子檔案的邏輯地址通知檔案部門，檔案部門通過網絡接收、控製與管理電子檔案。
2.歸檔時間
電子檔案的歸檔時間有實時歸檔和定期歸檔兩種。
（1）實時歸檔，是在電子檔案形成後即時歸檔。
（2）定期歸檔，是按規定的歸檔周期歸檔。
采用邏輯歸檔的單位，應盡可能實時進行，以免發生失控；采用物理歸檔方式的單位，電子檔案的歸檔時間可借助紙質文件歸檔經驗，遵照有關規定定期完成；雙套歸檔的電子檔案和紙質檔案，歸檔時間應統一。
3.歸檔要求
（1）歸檔的電子檔案應完整齊全，凡是歸檔範圍內的文件均應及時歸檔，不得分散保存。
（2）歸檔的電子檔案應真實有效，文本文件應是最後定稿，圖形文件如經更改，應將最新版本連同更改記錄一並歸檔。各種文件的草稿，根據需要決定是否歸檔。