（3）歸檔的電子檔案要整理。文件形成部門應對文件載體進行整理，在其包裝盒表麵粘貼說明性標簽，注明編號、名稱、密級、軟硬件環境等，填寫“歸檔電子文件登記表”。
4.歸檔手續
電子檔案經檢驗合格後，形成部門或檔案部門要履行歸檔手續，即形成部門與檔案部門均應在“歸檔電子文件登記表”和“歸檔電子文件檢驗登記表”上簽字或蓋章。這兩張表格各應一式兩份，移交雙方各留存一份備查。
（三）鑒定工作
電子檔案的鑒定工作是指鑒別檔案的價值，確定其保管期限，並據此刪除已收集積累但無保存價值的電子檔案，並予以銷毀。也可以說，它是保證歸檔電子檔案準確、完整、係統，確定檔案屬性的工作。電子檔案的鑒定內容，主要體現在以下兩個方麵。
（1）歸檔電子檔案的原始性、準確性和完整性。即是否是形成時的，或通過審批更改的電子檔案；是否是產品定型技術狀態或經過事務處理並有結果的電子檔案；是否是組成完整的係統的電子檔案。
（2）確定電子檔案的價值和保管期限。這主要取決於電子檔案內容所含信息的價值及社會對它的需要，要根據國家的檔案保管期限表確定其保管期限。
電子檔案歸檔的鑒定主要是在歸檔前，由電子檔案形成部門在檔案部門的協助下，對歸檔的電子檔案內容進行鑒定。主要工作有：鑒別電子檔案的價值，同時對其記錄載體進行檢查、檢測，對所需的軟硬件環境作出說明，並根據電子檔案的內容價值劃分保管期限，提出在保管期限內配套的技術環境要求。在電子檔案管理過程中也有鑒定問題，其主要任務是對已到保管期限的電子檔案重新審查鑒定，把失去保存價值的電子檔案剔除銷毀。這兩個階段的鑒定工作是互相聯係、相輔相成的。
（四）保管工作
1.存放方式
電子檔案的各種磁帶、軟硬磁盤和光盤應垂直放置，防止變形和受重物擠壓。電子檔案整理、保管和利用過程中，禁止用手直接觸摸載體表麵，不允許使用其他物品捆綁、固定載體，防止劃傷載體。
2.庫房溫濕度控製
電子檔案各種磁性載體庫房的溫度應為15～27℃，相對濕度為40％～60％。光盤檔案保管的環境溫度應為14～24℃，相對濕度為45％～60％。
3.預防有害因素的影響
電子檔案應放在一定的器具內，防塵、防光、防火、防磁、防有害氣體。
4.檢查保存狀況
每年對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行檢查登記，發現問題應采取恢複措施。
（五）利用工作
1.供電子閱覽室閱覽
電子閱覽室配備專用的計算機閱覽設備，為利用者提供良好的閱檔環境，方便對利用者進行指導，利於控製電子檔案使用情況和保護電子檔案。不便在計算機網絡上瀏覽的以及具有機密性的電子檔案，可以在電子閱覽室提供利用。要建立相關的閱覽製度，對利用者閱覽、拷貝、摘抄檔案的手續和權限等作出明確的規定，保證電子檔案的安全。
2.複製
按照有關規定，向利用者提供複印文件以及拷貝在各種載體上的電子檔案複製件的利用方式。
3.出借
在單位內部，因工作的特殊需要，會有借出電子檔案磁盤或光盤在工作崗位上利用的方式。電子檔案的出借必須建立嚴格的審查與借閱製度。借出電子檔案要履行借閱手續。
4.在線利用
在線利用是指在網絡上進行電子檔案的利用活動，包括局域網服務和互聯網服務。
（1）局域網有特定的服務範圍，主要用於電子檔案的查詢。尚未開放的檔案信息應在局域網進行利用，根據利用者的利用權限提供利用。
（2）互聯網用於開放檔案的提供利用，其服務的具體形式多樣，包括提供檔案信息檢索、開放的檔案目錄、公布檔案原件、網上展覽和電子檔案彙編成果展示等。
四、注意事項
（1）可以采用雙套製歸檔。為了在計算機係統或網絡係統出現意外故障時能夠確保電子檔案的完整性和真實性，可以采取雙套製歸檔。雙套製歸檔指采取物理歸檔或邏輯歸檔的電子檔案，同時製成紙質檔案予以歸檔的方式。實行雙套製歸檔的主要是具有法律憑證作用的、需要確保其安全、秘密和真實性的電子檔案。
（2）電子檔案在歸檔時要進行技術鑒定。鑒定的內容包括：檔案的技術狀況是否完好；支持軟件以及配套的紙質文件和登記表格是否完整等。檢驗的結果應填寫“電子檔案接收檢驗登記表”。
（3）要維護電子檔案信息的安全。應運用電子信息安全防護的技術手段。