（四）編寫案卷封麵
卷內文件整理完結之後，要以案卷為單位在封麵上編目。國家標準規定的案卷封麵項目包括：全宗名稱，類目名稱，案卷題名，卷內文件起止時間，保管期限，總件數、總頁數，歸檔號，檔號。
全宗名稱類目名稱案卷題名
自年月至年月；
保管期限；
本卷共件頁；
文書處理號；
全宗號；
案卷目錄號；
案卷號；
案卷封麵。
填寫封麵項目時應注意，“全宗名稱”欄必須用全稱或通用簡稱填寫，如“中共中央”“外交部”“河北省人事局”。不得簡稱為“本部”“本委”“本省人事局”等。“類目名稱”欄，填寫全宗內檔案分類的第一級類目名稱。“案卷題名”即慣稱的案卷標題，是封麵中最主要的項目，用以揭示卷內文件的內容與成分。“歸檔號”由立卷人填寫文書處理號。
五、案卷的排列、編號與編製案卷目錄
（一）案卷的排列
案卷排列就是根據一定的規則，將案卷組織成一個有機的整體，以保持案卷之間的曆史聯係，便於保管和利用。排列案卷可按案卷的作者、內容等結合時間進行。例如，內容聯係密切的案卷排列在一起，再按形成時間的順序排列；相同作者的案卷排列在一起，再按形成時間的順序排列；按案卷的重要程度排列等。
（二）案卷的編號
案卷順序排定後，就應對案卷逐一編寫案卷號，將案卷排序固定下來。案卷編號的方法有兩種：其一，一個全宗的所有案卷統一號序，從“1號卷”開始，按順序編製流水號；其二，按全宗內檔案的類別、年度或保管期限，分別從“1號卷”開始編號。
（三）編製案卷目錄
案卷在排列與編號以後，還應當按照順序登記到案卷目錄上，案卷目錄即案卷名冊，是反映案卷內容成分並按一定次序編排的一覽表。
1.編製案卷目錄的作用
編製案卷目錄的主要作用有：第一，固定全宗內檔案的分類體係和案卷排列順序，反映和鞏固檔案整理工作的成果；第二，揭示全宗內檔案內容和成分，是查找、利用檔案最基本的檢索工具，也是編製其他檢索工具的基礎；第三，它是案卷清冊和總賬，是檔案登記的基本形式，也是統計和檢查檔案的重要依據。
2.案卷目錄的結構
案卷目錄一般包括：封麵和扉頁，目次，序言或說明，簡稱表，案卷目錄表和備考表六個部分。其中案卷目錄表是案卷目錄的主體，其基本項目包括案卷號、案卷標題、起止日期、卷內文件頁數、保管期限和備注等。
3.案卷目錄的編製
案卷目錄的編製可以根據全宗內案卷的實際情況，或者一個類編一本，或者一個全宗編一本，還可以按照案卷的保管期限、機密程度的不同分別編製。如果一個全宗內有若幹案卷目錄，為固定次序，則應為每本案卷目錄編上號碼，即“案卷目錄號”，通常簡稱“目錄號”。
目錄號主要有兩種編製方法：一是將全宗內所有案卷目錄按流水順序編號，在一個全宗內沒有重複的案卷目錄號；二是將全宗內所有案卷目錄按類別分開編號，在同一類別之內沒有重複的案卷目錄號。前一種方法比較簡便，形成的目錄號能夠直接反映全宗內案卷目錄的數量。但由於沒有和類號保持一致，因而不能直觀、清晰地反映全宗內檔案分類體係。後一種方法比較複雜，形成的目錄號不能直接反映全宗內案卷目錄數量，但如果是按照分類體係的類別來編號，目錄號就能直觀、清晰地顯示全宗內檔案分類的主要體係結構。
目錄號連同全宗號、案卷號一起標在案卷封麵或脊背上，作為存取檔案的依據。
六、檔號
檔號是在整理和管理檔案的過程中賦予檔案實體的一組位置號或存址號，包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、卷內文件的頁號或件號。檔號是檔案實體最基本的秩序號，在檔案管理中起著基礎性的控製作用。
（一）檔號的編製原則
1.唯一性原則
檔號具有唯一性。一個檔號隻能用於指代一個案卷或一份文件。具體地說，在一個檔案室內不能有重複的全宗號，在一個全宗內不能有重複的案卷目錄號，在一本案卷目錄內不能有相同的案卷號，在同一個案卷內不能有相同的頁號或件號。