2.合理性原則
檔號的結構應保持一定的完整性，不得隨意增添或減少代碼；按流水順序編號時不應有空號；檔號應留有一定的增容空間，以備不斷補充檔案的需要。
3.穩定性原則
4.簡明性原則
檔號一經確定，一般不應隨意改變。
檔號應力求簡短明了，使之易識、易寫和易記。
（二）檔號的編製方法
1.全宗號
全宗號是檔號序列中的第一個號碼。全宗號通常是為每一個全宗編定的，其公司的檔案管理”問題，可以采取合並前與合並後的檔案分開管理，合並前的檔案分別構成獨立全宗，合並後形成的檔案構成一個新的全宗。針對“原來三個工廠的檔案管理狀況較差，相當數量的檔案淩亂，缺少係統性”這個問題，應該對檔案進行從區分全宗到編製案卷目錄的全過程整理，使其成為有秩序的整體。
2001年9月11日是令全世界格外震驚的日子，這一天，恐怖分子在經過精心策劃後，利用數架民航客機分別對美國東部主要城市紐約和華盛頓的幾個重要建築物目標實施打擊，造成了震驚世界的“9·11”悲劇。“9·11”悲劇不僅奪去了數千人的生命，同時也摧毀了許多公司賴以生存的文件等數據資料，其中主要是電子文件。有人悲觀地預言：某些公司可能就此永遠消失。但也有公司在第二天就恢複了正常運作，著名的摩根-斯坦利就是其中之一。
一、電子檔案的特點
電子檔案是電子文件的轉化物，具有電子文件的所有技術特性。因此，在管理上與傳統檔案有很大差別。電子檔案具有如下特點。
（一）保管位置較分散
傳統檔案實行實體集中統一管理形式，單位的檔案集中於本單位檔案室。而電子檔案則不可能按照上述方式集中管理，它的相當一部分是通過檔案部門掌握其邏輯地址而進行控製；有些部分是通過下載將信息轉移到保存介質上而集中於檔案部門；還有一些電子檔案是采用在線集中，即將信息轉移到檔案部門指定的地址中進行管理。電子檔案管理相對分散且形式多樣的特點，加大了管理的複雜程度。
（二）保管技術程度高
電子檔案的生命是由載體、信息和係統三個部分所構成的。這三個部分的存在和影響因素不一致，也不同步。它們之所以能夠構成完整的電子文件或電子檔案，是人們通過一定的技術手段將其聯結在一起的。電子檔案的載體——磁盤是化工製品，老化、汙染、磁場等都會影響它的質量，從而破壞信息記錄；電子檔案信息易受誤操作、惡意更改或病毒的侵害；計算機軟、硬件係統的升級換代會造成原有環境下生成的文件無法識讀和利用。對上述三個方麵因素進行管理和控製的艱巨性遠遠超過了傳統檔案的管理方式，是信息化環境下原始記錄保管的重大課題。
（三）信息再利用及時
電子檔案信息在計算機網絡係統中再循環的即時性強。傳統檔案信息在現行活動中的轉化方式有兩種：一種方式是在單位使用檔案的過程中將有關信息提取出來，融入現行文件當中；另一種方式是檔案部門編輯一些檔案參考資料，提供給單位使用。前一種方式的信息使用過程具有一次性；後一種方式的信息雖專題性、係統性強，但轉化過程慢，時效性較低。在計算機網絡係統中，電子檔案信息可以同時以不同的形態分流，即電子檔案歸檔的同時，那些具有數據價值的信息被數據庫采集，有資料價值的進入資料庫，又成為新的電子文件的來源。
（四）可以在線利用
電子檔案的利用可以采用非在線方式，但是更多的情況下是采用在線方式。電子檔案在線利用的方式對於用戶來說，基本上擺脫了地域和時間限製，調閱文件的主動性強、批量大和表現方式多種，使文件查找速度快，可以實現信息或數據的共享，因此這種方式能夠充分發揮信息係統的優越性。由於在線利用是一種信息管理者與用戶非接觸式利用方式，所以，利用過程中的信息真實性證實方式、信息複製和公布的權限、信息擁有者及內容涉及者權益的保護等問題等，都是在管理中需要加以解決的。