（二）立檔單位發生變化與全宗的劃分
（1）立檔單位被撤銷，其基本職能也已停止，其檔案應作為一個完整的全宗對待。若立檔單位撤銷後，其部分職能由其他立檔單位繼承，則撤銷之前形成的檔案仍作為獨立完整的全宗對待；在其他立檔單位繼續存在的職能活動中產生的檔案，作為繼承其職能的立檔單位檔案全宗的一部分。
（2）由幾個立檔單位合並組成新的立檔單位，合並前的檔案分別構成獨立全宗，合並後形成的檔案構成一個新的全宗。但若以其中的一個立檔單位為中心，即兼並前的檔案與兼並後的檔案則應屬同一全宗，被兼並的其他立檔單位兼並前的檔案分別構成獨立全宗。
（3）由立檔單位內部機構獨立出來而形成新的立檔單位，其獨立之前的檔案作為其原所在立檔單位檔案全宗的一部分，獨立後形成的新檔案構成新的全宗；原來是獨立的立檔單位，後並入其他單位成為內部機構所形成的檔案，並入前的檔案構成獨立全宗，並入後形成的檔案作為所並入立檔單位檔案全宗的一部分。
（4）內部機構直接並入（劃歸）其他立檔單位，其並入前的檔案是原所在立檔單位檔案全宗的一部分，並入後的檔案是所並入立檔單位檔案全宗的一部分。在以上繼承、合並、兼並、獨立、並入等變動的銜接過程中，凡需要原全宗或全宗的一部分檔案時，可由需要方暫代管或複製，但不允許將檔案的全宗界限相混淆。這是維護檔案本質特性及曆史本來麵貌的必然要求。
（5）合署辦公的立檔單位，其檔案若能分開，一般應分別構成全宗。若檔案實在分不開，可按全宗補充形式對待，組建聯合全宗。
（三）立檔單位沒有發生根本性變化與全宗的劃分
立檔單位名稱變更、職權範圍擴大或縮小、隸屬關係改變、內部組織機構調整、組織規模擴大或縮小、工作地點變動等，隻要其基本職能和社會獨立性未發生根本改變，其檔案均不構成新全宗，變化前後仍作為一個全宗對待。
（四）全宗的補充形式
1.聯合全宗
聯合全宗就是兩個或幾個關係密切的立檔單位形成的，難以區分而統一整理的檔案整體。它是全宗的一種特殊形式。在檔案整理過程中，有時遇到兩個或幾個獨立機關形成的檔案，理應各自成立全宗。但是由於幾個單位的檔案已經混在一起，難以區分檔案所屬的立檔單位，通常作為一個全宗單位進行管理。
2.全宗彙集
全宗彙集是按照一定的特征組成的、檔案數量很少的若幹全宗的集合體。它也是全宗的一種特殊形式。對於那些本來能夠區分和自立的“小全宗”，可以按其立檔單位的性質、存在的時期和地區等特點，或其他曆史聯係，合編為“全宗彙集”。
3.檔案彙集
檔案彙集是由不同的立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的檔案的混合體。在整理檔案的過程中，有時遇到一些非常淩亂和殘缺不全的文件，難以準確地判明它們所屬的立檔單位；或者個別文件雖然能夠確定歸屬，但其所屬的整個全宗已不存在。對於這些檔案，可按其基本內容、時間、地區和名稱等大致可考的特征，組成“檔案彙集”。
三、全宗內檔案的分類
（一）分類的原則
全宗內檔案的分類原則是要科學、客觀、符合邏輯，能反映檔案的形成特點和規律。具體如下。
（1）根據全宗的性質和特點，選擇適當的分類標準。能夠恰如其分地揭示檔案間的內在聯係，使整個分類係統具有客觀性，組成一個有機的整體，係統反映出立檔單位的活動麵貌。
（2）分類體係的構成應具有邏輯性，遵守邏輯劃分規則。一次分類隻能使用一個分類標準，子類外延之和正好等於母類外延；子類之間必須界線清晰，不能互相交叉，類目概念應明確。
（3）分類層次簡明，類目不宜過細、過多。一般來說，類目劃分到二級至三級，使之能包容一定數量的案卷即可。另外，劃分類別時應留有伸縮餘地，以便隨實際需要增減類別。
（4）類目名稱應含義明確，具有係統性，有合理的排列順序。必要時，對類目所指範圍和歸類方法應有說明，以保證分類的一致性。
（二）分類的方法
全宗內檔案的分類方法有年度分類法、組織機構分類法和問題分類法三種。
1.年度分類法
年度分類法是運用得最廣泛的檔案實體分類法，這是因為一個立檔單位在一個年度內形成的檔案往往存在著最緊密的聯係。立檔單位的工作常以年度為單位製訂計劃和進行總結，對其檔案按年度分類，能夠看出這個單位逐年發展情況，可以較好地維護和再現立檔單位活動和檔案形成的曆史過程。另外，這種分類方法同現行的文書處理工作製度吻合，文書部門按年度進行立卷和移交案卷，自然而然地把檔案分成不同類別。