應用年度分類法時，關鍵在於確定文件的準確日期。一般情況下，文件的日期比較明確，但也有一些如下的特殊情況。
（1）標有不同年度文件的歸類。有些文件上標有屬於不同年度的幾個日期，在這種情況下，需要根據文件的特點，選擇一個最能說明文件時間特點的日期歸類。一般按照以下規則處理。
①收文的製發日期與收到日期屬於不同年度時，一般歸入收到日期所在年度。
②文件本身存在幾個日期，如製發日期、批準日期、生效日期等，屬於不同年度時，應根據文件的性質準確歸類：一般的文件以製發日期（落款）為準，法律法規性文件一般以批準、通過或生效日期為準。
③計劃、總結、預算、決算、統計報表等文件，其內容所針對的時間與製發時間屬於不同年度時，應歸入內容所針對的年度中。例如，2003年的工作計劃，製發於2002年12月，則這份文件應該歸入內容所針對的2003年度。
④如果計劃、總結、預算、決算、統計報表類文件的內容涉及若幹年度時，那麼，計劃、預算應歸入其內容所針對的開始年度，總結、決算、統計報表應歸入其內容所針對的結束年度。例如，××廣告公司2001-2005年發展規劃，應該歸入2001年度；××建築公司2001-2003年項目總結，應該歸入2003年度。
⑤關係密切、不可分散的一組文件的形成日期屬於不同年度時，如一個案件所形成的一組文件、請示和批複等，一般將其歸入關係最為密切的年度或結案年度。
（2）專業部門的工作除了使用通用年度以外，還使用專門年度，如學年度、會計年度等。這些專業部門的檔案應分別按通用年度和專門年度分類，其主要業務工作的檔案分類按專門年度進行，而其他工作形成的檔案仍按通用年度進行分類。同時，采取交叉設類的方法，如，2007年度與2007-2008學年，2008年度與2008-2009學年，依次類推進行交叉設類，類內統一進行整理。
（3）文件上沒有標注具體時間的，要想辦法考證分析出時間。考證的方法有很多，可以根據文件的內容、文件的製成材料、格式和文件上的各種標記來判定檔案的準確日期或大致日期。
2.組織機構分類法
一個單位的檔案是由各個組織機構在其業務活動中形成的，每個組織機構都承擔著一定的職能和任務，所形成的檔案一般都具有同類性質和關聯性。因此，按組織機構進行分類，能概要地反映立檔單位內部各個組織機構工作活動的麵貌，保持全宗內文件之間在來源方麵的固有聯係。
按組織機構分類一般是以立檔單位內第一層組織機構作為一級類目，必要時可分到第二層機構，作為二級類目。機構名稱即類名，各類的順序按規定的順序或習慣順序排列。涉及幾個機構的檔案，在一個立檔單位內應有統一規定，將之合理地分入相應類別。
3.問題分類法
問題分類法又稱事由分類法，是一種邏輯分類方法。這種分類方法能夠保持檔案在內容方麵的聯係，比較突出地反映立檔單位主要工作活動麵貌，便於按專題查找和利用檔案。按問題分類時，要以檔案內容中最基本的問題設類，反映立檔單位主要麵貌，類目體係應簡明，符合邏輯，層次不宜過多。由於檔案內容所涉及的問題十分複雜，按問題分類時主觀隨意性較大，分類的一致性和準確性差，因此這種分類方法不宜單獨采用，應與其他分類方法結合使用。對於問題分類法的使用應特別慎重，不要輕易打亂組織機構而先按問題分類，一般是在不適宜按組織機構分類，或者每個組織機構內文件數量很多需要再分屬類的情況下，才采用問題分類法。
（三）分類方法的組合應用
1.年度-組織機構分類法
把全宗內檔案，首先按照檔案形成的年度分類，然後把每個年度內的檔案，按照機關內部所設立的組織機構進行分類，組織機構名稱即類名。如，某通信公司全宗檔案按年度-組織機構分類法的分類：
2002年辦公室類財務部類人力資源部類研發部類……
2003年辦公室類財務部類人力資源部類研發部類……
……這種分類方法，將每個年度的檔案集中在一起，便於從時間的角度查找利用檔案。特別適用於現行機關。即立檔單位內部組織結構經常變化，但不太複雜的全宗。