（一）檔案整理工作的內容
檔案整理工作的內容主要包括：區分全宗、全宗內檔案的分類、立卷（組卷、卷內文件的排列和編號、填寫卷內目錄和備考表、擬寫案卷標題、填寫案卷封麵）、案卷排列和編號、編製案卷目錄等。
（二）檔案整理工作的類型
根據不同的整理工作內容，檔案整理工作可以分為以下三種類型。
1.係統排列與編目
對所接收的檔案按照本單位的統一規定，對其進行統一的分類、排列和編號，使之係統化、條理化。
2.局部調整
對一些檔案室內保存的，但不符合整理要求、質量較差、不便於保管和利用的檔案進行局部改正和調整。
3.全過程整理
由於一些特殊的原因，有時會接收或者征集一些有保存價值的零散文件，或者當室藏的體係遭受到嚴重的破壞時，檔案工作人員就要對這些檔案進行全過程的係統整理。
（三）檔案整理工作的原則
檔案整理工作的原則是：保持文件之間的曆史聯係，充分利用原有的整理基礎，便於保管和利用。
1.保持文件之間的曆史聯係
文件之間的聯係是多種多樣的。整理檔案不能任意湊合，必須根據其形成的特點，保持其固有的本質聯係——曆史聯係。所謂文件之間的曆史聯係，就是文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關係，主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等幾個方麵。文件之間的這種自然聯係，是由文件形成規律所決定的客觀聯係，不能隨意打亂。在保持文件來源聯係的同時，還應注意保持文件之間的時間聯係。一個問題、一件工作、一項運動、一次會議、一起案件等所形成的文件，整理時都要保持它們之間的聯係。
2.充分利用原有的整理基礎
所謂利用原有整理基礎，是指在整理檔案時，要尊重曆史和繼承前人的勞動，充分利用先前的整理基礎。它的含義和要求主要有以下兩個方麵。
（1）應充分地重視和利用原來的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。一般來說，隻要不是零散文件，已經整理而且有規可循、有目可查，就應力求保持其原有的整理體係，通過完善檢索工具等其他環節進行補救，或隻作必要部分的加工即可。
（2）應充分研究和利用原來的整理成果，不要輕易破壞以往整理和保存的曆史狀況。也就是說，對必須進行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的，對其中可取的方法應該適當地吸收或保留；對先前整理不當以至明顯錯誤的地方，也要經過仔細研究，掌握了有關情況之後，再加以改動和糾正，切忌魯莽地打亂檔案體係的原貌。
3.便於保管和利用
便於檔案的保管和利用是檔案整理工作的基本出發點和最終要求。一般來講，保持文件之間的曆史聯係，有利於保管和利用，兩者基本上是一致的。但也會有例外。例如，一次重大的專題會議，可能會產生許多相互關聯的文件，比如：請示和批複、經費的預算、會議記錄文稿、會議簡報、錄音文件和錄像文件等。從保持文件聯係的角度來說，把這些文件放在一起才能更全麵、更準確地反映出這次會議的全貌；從便於保管的角度來說，紙質文件、聲音文件、影像文件的保管要求和條件是不同的，不能籠統地放在一起保管。因此，對於不同種類的檔案，應根據情況分別整理，恰當組合，如通過建立科學、完善的檔案檢索工具便可解決上述問題，從而保持文件最優化的聯係。
二、全宗
（一）全宗和立檔單位
1.全宗
全宗是一個具有獨立性的單位或個人在其社會活動中所形成的全部檔案的總稱，是一個表示檔案範圍的計量單位。全宗具有不可分散性，即同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不可混淆。
2.立檔單位
構成全宗的具有獨立性的單位或個人就是立檔單位，也稱為“全宗構成者”。確定一個形成檔案的單位可否成為一個立檔單位，需要依據下列條件。
（1）工作上，可以獨立地行使職權，並能以自己的名義對外行文。
（2）財務上，是一個會計單位或經濟核算單位，可以編製財務預算或財務計劃。
（3）人事上，有一定的人事任免權，設有管理人事的機構或人員。通常情況下，在工作上、組織上和財務上具有一定獨立性的單位就是一個立檔單位，它們的檔案就可以構成一個全宗。