2.接收的時間
接收的時間是指文書處理部門或有關業務部門將需要歸檔的文件向檔案部門移交的時間。應該根據各種文件的形成特點和規律，具體規定其移交時間。
（1）管理文件。一般在形成的第二年上半年內向檔案部門移交。
（2）科技文件。根據文件形成的具體情況有不同的要求。一般有以下五種情況。
①按項目結束時間移交；
②按工作階段移交；
③按子項結束時間移交，大型項目或研究課題，往往由若幹子項組成，這些子項相對獨立，工作進程也不盡相同，當一個子項工程結束後，所形成的文件可現行移交；
④按年度移交，對活動和形成周期長的科技文件或作為科技檔案保存的科技管理性文件，一般按年度移交；
⑤隨時移交，對於科技文件複製部門和科技檔案部門合一的設計單位的施工圖、機密性強的科技文件、外購設備的隨機材料以及委托外單位設計的科技文件等，應隨時移交。
（3）會計文件。在會計年度終了後，暫由企業財務會計部門保管一年，期滿後移交給檔案部門保管。
（4）人事文件。一般應在辦理完畢後的10天或半個月內向檔案部門移交。
（5）對於一些專業性強，特殊載體形式的或機密性強的文件，駐地分散的下屬單位的文件、形成規律較為特殊的文件及新時期湧現出來的企業文件，為了便於實際的利用和管理，經過一段時間的實踐和總結，可適當地調整移交時間，既要便於在文件形成後一定時間內企業工作人員的就近利用，也要便於有保存價值的文件及時移交。
3.接收檔案份數
接收檔案份數是指企業文件歸檔的數量。總的來說，凡是需要歸檔的文件一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的則需歸檔若幹份。規定不宜過於籠統，也不能作出過於簡單劃一的標準。
4.履行接收手續
按“移交清單”移交雙方交點清楚。“移交清單”一式兩份。確保清單無誤後，雙方簽字，各留一份，以備查考。科技文件歸檔時，還需編寫歸檔文件簡要說明，由歸檔人員編寫。一般包括以下內容：項目的名稱和代號、項目的任務來源、工作依據和實施過程，項目的科技水平、質量評價和技術經濟效益，科技檔案質量情況，項目主持人及參加者姓名和分工，文件整理者和說明書撰寫人姓名、日期等。
（二）工作職責
1.監督文件的形成過程
當發現文件的形成和管理過程中存在問題時，及時向有關部門或領導反映，並提出改進建議。
2.督促歸檔製度的落實
通過參與本單位歸檔製度的製定，開展歸檔製度的宣傳，對單位歸檔製度的執行情況進行監督等措施，確保歸檔製度的落實。
3.指導文書部門的立卷歸檔工作
要協助單位確定立卷地點和分工立卷的範圍，參與編製文件立卷方案，對立卷操作進行業務指導，進行歸檔案卷質量檢查。
4.開展零散文件的收集工作
由於種種原因，單位即使建立了歸檔製度，也難免會出現零散文件的現象，因此需要開展對零散文件的收集工作。
本節“案例導入”中的小王想做好檔案收集工作，可結果卻事與願違。其實，他隻要動動腦子，想想為什麼科研處的人不願意給他檔案，也許就明白了。一個企業的科研處不同於其他部門，他們產生的檔案具有自身的特點，數量多而且利用頻繁。如果他們上交就可能對利用帶來不便。因此，檔案處在製定歸檔製度時，應該根據不同部門的特點有區別地對待。對於科研處，可以根據其做的項目的特點，按項目完成時間歸檔，可以適當地推遲歸檔時間。如果生搬硬套歸檔製度，不針對實際情況靈活應變，就會造成不必要的麻煩，以至於影響單位的整體工作。
某市進行企業結構調整，將該市原來的第一機械廠、第二機械廠、第三機械廠合並為“某市機械設備製造公司”。原來三個工廠的檔案由新組建的某市機械設備製造公司檔案室接收。該公司檔案室工作人員在接收檔案的過程中遇到兩個方麵的問題：其一，合並前後三個工廠以及新成立的公司的檔案如何管理的問題，是打破界限合並在一起，還是按照原來的單位界限分開管理？其二，原來三個工廠的檔案管理狀況較差，相當數量的檔案淩亂，缺少係統性。在這種情況下，檔案工作人員還需要對檔案進行分類、立卷等工作，將其組成有秩序的整體。那麼，他們應該如何完成這些工作呢？
一、檔案整理工作的內容、類型和原則