7.印章的停用
單位印章在該單位名稱變更、機構撤銷、合並或因其他原因不複存在時，印章應停止使用。印章停用應該按照上級規定及領導的指示，認真負責地做好印章停用後的善後工作。
（1）發文給與該單位有業務往來的單位，通知已停止印章的使用，並說明停用的原因，標明停用的印模和停用的時間。
（2）徹底清查所有的印章。停用的廢印章要及時地送交原頒發單位處理，不能在原單位長期留存。
8.印章的存檔和銷毀
印章停用後，應對其進行全部清查，並把清查結果報告單位領導或上級機關，視具體情況慎重處理：根據不同的情況，或上繳頒發機構切角封存；或由印章作廢單位填製作廢印章卡片，連同作廢印章一起交給當地檔案館（室）立卷備查，並將作廢印章予以銷毀；或由本單位自行銷毀。對於重要的、具有保存價值的印章要妥善保存；對於一般的、沒有保存價值或保存價值不大的印章，應該集中起來，定期銷毀；屬於領導個人的手章，應該退給本人；一般戳記可經批準銷毀。銷毀廢舊印章，必須報請單位負責人批準，銷毀時要有主管印章的人員監銷。所有銷毀的廢舊印章都要留下印模保存起來，以備日後查考。
（二）介紹信的管理
介紹信是一種使用廣泛的身份證明。一個單位的人員要出差辦事，需有說明任務、證明身份的介紹信。介紹信的使用要嚴格管理，當開則開，不當開堅決不開。開介紹信要履行一定的手續。
1.開具介紹信的手續
開具介紹信需要履行一定的審批手續：需要單位介紹信者，應填寫單位介紹信審批單，經主管領導批準後，工作人員根據此單填寫介紹信相關內容，蓋章後發給需用人。履行審批手續，一是可以防止個人亂用介紹信，二是可以使機關或單位領導掌握介紹信的使用情況。
2.介紹信的管理
機關和單位介紹信的管理，應建立一種嚴格的管理製度，做到有據可查。大的機關單位的介紹信可以分給幾個部門管理使用，但辦公室在給職能部門分發空白介紹信時必須嚴格履行登記簽收手續，並隨時對各部門使用介紹信的情況進行檢查。
3.介紹信的使用
（1）負責管理介紹信的工作人員，應嚴格執行介紹信使用簽批手續。
（2）使用介紹信者的身份與事由要嚴格審核，用信人的姓名、身份、人數和事由要寫清楚，防止冒用和偽詐。
（3）填寫介紹信時，單位名稱要用全稱或規範化的簡稱，簽署、用印和時間都要一一寫明。
（4）介紹信要有編號和騎縫章，存根和發出的信要一致。
（5）嚴禁發出空白介紹信或在空白介紹信上蓋章，更不能委托他人代為填寫和蓋章，也不能讓領用人自己填寫和蓋章。
（6）介紹信存根應妥善保管，按保密要求歸檔。
（7）對已經開出但沒有使用的介紹信，應立即退還，未及時退還的，工作人員應該主動收回。收回後，將它貼在原存根處，並寫明情況，以免丟失。
（8）若發現介紹信丟失，領用人應立即向本單位反映，並及時采取相應措施。
二、值班工作
值班工作是指單位為保證組織正常運轉而指定專人職守工作崗位，處理單位工作事項的一種工作方式，是辦公室的日常工作之一。
（一）值班工作的形式
值班工作的組織形式根據工作需要大體上有以下三種形式。
1.專職值班
專職值班設有專門的值班機構，多稱值班室或總值班室，配備專職值班人員，負責本單位全天24小時的值班工作。一般黨政機關和大中型企業通常采取這種值班形式。
2.兼職值班
兼職值班也叫輪流值班，主要負責單位在每日下班後和節假日期間的值班，目的是維持單位正常運轉，保證各項工作不至於中斷或延誤。這種值班一般由單位秘書和其他行政人員輪流擔任，值班地點通常就在自己的辦公室內。大多數基層機關和中小企事業單位多采取這種值班形式。
3.專兼職相結合的值班
專兼相結合的值班形式是將專職和兼職兩種值班形式綜合起來，即白天有專人值班，晚上由一般工作人員輪流值班；平時由專人值班，節假日由一般工作人員輪流值班。
（二）值班工作的內容
值班工作內容很繁雜，大體來說可以歸納為以下幾種。
1.完成領導交辦的事項
值班工作很大一部分內容是承辦領導交辦的各種臨時性的緊急事務。如：通知有關人員參加會議，查問有關部門和人員對某一事項的辦理情況，受委托做好接待工作，根據領導指示了解下級部門的情況，向有關單位或人員轉告領導的指示等。領導交辦的事務很多，範圍也很廣，需要根據具體情況靈活辦理。