一、印信管理
印信管理指機關單位對印章和介紹信的使用和管理。印章是單位職責和權力的象征，介紹信是單位對外聯係的憑證，二者都代表單位行使職權，如果管理使用不當，就會給單位和社會造成危害，所以辦公室工作人員必須認真對待此項工作。
（一）印章管理
印章，也叫圖章，是指國家機關、社會團體和企事業單位在處理公務時所使用的單位印章和領導人的名章。
1.印章的種類
機關、單位常用的印章按其性質和作用，可分為正式印章、專用印章、鋼印、領導手章、個人名章和戳記等。
（1）正式印章。正式印章也叫單位公章，是按照國家規定由上級領導機構正式頒發給所屬機構使用的代表一定職責、權力的印信憑證。
（2）專用印章。專用印章是各級領導機構或業務部門為履行某一項專門職責而使用的印章。這種印章不代表整個領導機構，隻代表領導機構某項專門業務內容和權力。它包括財務專用章、合同專用章、業務專用章等。
（3）鋼印。鋼印是用鋼質材料製作的印章，它用於加蓋各種證件。加蓋鋼印，就是采用模壓方法加蓋無色印章，隻顯出印章凸出的字樣、式樣和圖樣，而不顯出圖樣、字樣的顏色，一般加蓋在證件與照片的交接處。鋼印不能作為文件、介紹信以及其他票據憑證的有效標誌，也不能獨立使用。
（4）領導手章。領導手章是指刻有單位領導姓名的圖章，它可以是領導個人親筆簽名的字體，也可以是其他標準字體。領導手章屬於單位公章一類，它代表領導者的身份，是行使職權的標誌，具有權威性。它的適用範圍很廣，通常用於任免、調動幹部，另外還用於合同、協議、畢業證書、聘書等重要文書和證件上，具有憑證作用。
（5）個人名章。個人名章屬於私人印章，使用名章可以代替手寫姓名，加蓋個人名章可作為個人對某事負責的憑信。如會計、出納、校對等人員的名章，可以加蓋在經他們手處理的某些文件或票據上，以示負責。
（6）戳記。戳記是刻有一定字樣的，帶有標識性質的印章。這種印章字跡醒目，常加蓋在顯要的位置上，起著提示的作用。如財務單據上蓋的“現金收訖”，文書處理中所蓋的“急”“特急”等。
2.印章的式樣
印章的式樣由印章的形狀、尺寸、印文和圖形構成。
（1）形狀。不同的單位，因其級別性質不同，印章的式樣也不同。國家機關和企事業單位的印章，一律為圓形；某些業務專用章（如收發、財務、校對等）可以是長方形、橢圓形或三角形；領導名章為方形。
（2）尺寸。印章的尺寸國家是有專門規定的，刻製印章時，必須按照中央和國務院有關印章問題的具體規定辦理。按照規定：國務院的印章，直徑6厘米；省部級政府機關印章，直徑5厘米；地、市、州、縣、政府機關印章，直徑4.5厘米；其他機關、部門、企事業單位公章，直徑4.2厘米。
（3）圖形。縣以上政府及公檢法機關的公章，中心部分圖案為國徽；黨的各級機關印章，中心部分圖案為黨徽；其他企事業單位的公章，中心部分為五角星。
（4）印文。公章上的文字要使用規範的簡化漢字，字形為宋體，從左而右排列環形；領導名章個人自定；民族自治機關的公章應並列刻出漢字和當地的民族文字。印章所刊的名稱應是該機關的法定名稱，如字數過多，可采用通用的簡稱。
3.印章的製發
（1）刻製。印章的刻製是一件非常嚴肅的事情，任何單位和個人都不得隨意刻製公章。單位公章的製發一般采用分級負責的原則，下級機關的公章由上級領導機構批準後刻製頒發。刻製本單位印章時，必須由本單位、本部門申請，開具公函，並詳細寫明印章的名稱、式樣和規格，經上級單位批準，到單位所在地的公安部門辦理登記手續。印章必須在公安部門指定的刻字單位製作，在刻製過程中，要嚴格按保密要求辦理。本單位不許自行刻製自己單位的印章，刻製本單位的業務用章，也須持有本單位的正式公函，刻字單位才能辦理刻製手續。對於偽造印章和使用偽造印章者，應當依法懲處。