（三）領導工作日程表的編排程序
企業重大的商務活動一般都會在年度計劃表中提前作出安排，由企業高層管理者集體研究討論後決定。所以對秘書而言，在日程安排方麵的經常性工作就是進行每月、每周和每天的工作日程安排。以每周工作日程安排為例，其編排步驟是：
小楊的具體錯誤首先在於辦公桌的管理，雖然這些內容屬於辦公環境的範疇，但是它卻直接影響秘書的工作效率：從文件堆中尋找文件需要花費時間，從筆筒裏找出能寫字的筆需要花費時間，工作時間聊天更是浪費時間。台曆本來是可以用來當日誌用的，而她卻一點都沒有發揮它的作用。其次，小楊的錯誤在於沒有管理好領導的時間，該打的電話沒有打，會直接影響領導的工作日程安排。因為這件看似小事的失誤，領導原定的工作計劃就要進行很大的調整，公司因此可能就會遭受損失。
針對本案例的情況，正確的做法是：作為秘書，首先，要保持自己辦公環境的整潔，尤其是辦公桌的整齊有序，文件要分門別類的擺放以便於快速查找；文具要經常檢查，以保證隨時可用；上班時間不要上網聊天，所有聊天工具都應關閉。其次，要對自己每周、每日的工作進行詳細計劃，並將其用文字或表格的形式固定下來，打印或手寫後放在醒目的位置，以便於按部就班的執行。再次，要科學合理地安排領導的時間，將領導每周和每日的重要活動內容逐一用文字或表格的形式寫下來，並提前打印給領導，在必要的時候，還要提醒領導不要遺忘重要的約會等。
秘書隻有科學的管理時間，才能夠充分利用時間，才可以最大限度地提高工作效率。
周一一大早，秘書小王剛進辦公室，電話鈴就響了。他趕緊抓起聽筒，“喂，你哪位？”對方說是北京某公司的一個業務經理，想跟他們公司技術部合作開發一種新產品，小王想都沒想，一句“這是總經理辦公室，你打錯了”就掛斷了電話。剛坐下，電話鈴又響了，小王嘴裏咕噥了一句“真煩”，不情願地又拿起聽筒：“找誰？”對方說要找公司總經理，小王一聽是找總經理的，不敢怠慢，馬上說“您稍等，我現在就給您轉接總經理電話”。小王轉接完電話後，就開始整理昨天一個會議的文件資料。沒過多久，總經理氣衝衝地走了進來，衝著小王大聲質問：“你這個秘書是怎麼當的，什麼電話都轉給我。你知道他是幹什麼的嗎？他是推銷墓地的。”小王一聽也蒙了，心想，原來在辦公室轉接電話還真是有好大學問的。
一、接打電話
接打電話是辦公室日常工作中重要的組成部分，這件看似簡單的工作實際需要注意的事項很多。如果掉以輕心，輕則耽誤工作，重則會給單位造成重大的惡劣影響甚至經濟損失。
（一）接打電話的原則與要求
1.態度熱情禮貌，語氣清晰溫和
電話是單位對外的一個重要窗口，接打電話時代表的是單位的形象。因此，態度一定要熱情禮貌，說話時語氣要溫和，為保證對方聽清自己的話，口齒要清楚，吐字要清晰。
2.語言簡潔，表達規範、正確
為提高辦事效率，節省通話時間，接打電話時要統一使用標準的普通話，語言要簡潔明了。
3.注意通話時間和保密
（1）通話時間，一是指接打電話的時機，二是指通話時間的長短。一般來說，剛上班和快下班時不宜打出電話，打電話時也不宜通話時間太長，以免影響其他工作。
（2）保密，是指在通話過程中注意內容的保密，有些涉及秘密內容的事項不宜在電話中與對方交流。
（二）接聽電話
1.接聽電話的步驟
接聽電話一般分以下幾個步驟：準備記錄物品-迅速摘機應答-主動自報家門-確認對方身份-聽記對方陳述-及時提出疑問-複述來電內容-禮貌結束通話-輕輕放下話筒-整理電話記錄（電話記錄單）。
2.接聽電話的注意事項
（1）接聽電話時要先親切問候對方，然後主動報出單位名稱，並表示願為對方服務。
（2）如果遇到對方撥錯號碼時，不可大聲怒斥或用力掛斷電話，應禮貌告知對方。說話時聲音要誠懇，語氣要舒緩，要讓對方感受到你的友善。
（3）為了尊重對方，在接聽電話時不要與旁人打招呼、說話、吃東西或小聲議論某些問題。如果在聽電話的過程中非要處理某些事物，一定要向對方打個招呼，並道聲對不起。
（4）接聽電話時必須保持足夠的耐心和熱情，要注意控製語氣、語態、語速、語調，語言要親切簡練、禮貌和氣。要仔細傾聽對方的講話，一般不要在對方的話沒有講完時就打斷對方。如實在有必要打斷時，則應該說：“對不起，打斷一下。”
（5）避免在電話中有不佳的情緒反應。對方聲音不清晰時，應該善意提醒一下。轉接電話，首先必須確認同事在辦公室，並請對方稍等。如同事不在，應先向對方說明情況，再詢問對方名字，並考慮如何處理。