（6）電話交談時要盡量簡短，不要討論無關要緊的問題，避免在電話中與對方爭論，以免浪費時間。
（7）通話結束時，要表示謝意，並讓對方先掛斷電話。最後不要忘了說“再見”。
（三）撥打電話
1.撥打電話的步驟
撥打電話一般分為以下幾個步驟：準備通話提綱-核查電話號碼-撥出電話-自我介紹-陳述內容-解答疑問-再次確認重點內容-結束通話-掛斷電話-整理記錄。
2.撥打電話的注意事項
（1）理清思路，準備通話提綱。當你拿起電話聽筒之前，應先考慮一下自己想要說些什麼，可以先在心中設想一下要談的話題或列一個通話提綱，不要在毫無準備的情況下，給他人打電話。
（2）養成隨時記錄的習慣。在辦公桌上，應時刻放有電話記錄紙和筆。通話時一手拿話筒，一手拿筆，以便能隨時記錄。
（3）主動自報家門。拿起電話時，應首先道出自己的身份以及自己所屬單位的名稱。
（4）確定對方是否具有合適的通話時間。給他人打電話時，應該在開始講話時詢問對方是否有空與你通話。如果對方正忙，可以另外再約時間通話。
（5）講明自己打電話的目的。當你撥通電話並進入正題後，應及時向對方講明自己打電話的目的，以免浪費時間或讓對方產生誤解。
（6）設想對方要問的問題。在電話中與他人進行商務談話時，對方肯定會問你一些問題，所以你應該事先準備好如何作出回答。
（7）不要占用對方過長的時間。給別人打電話時，應盡量避免占用對方過長時間。如果問題不便當時回答，你可以掛上電話，要求對方回電告知你；或者你過一會兒再打過去。這樣就不會過長時間地占用他人的電話線，以影響他人的正常業務。
（8）撥錯號碼應道歉。撥打電話時，應記準電話號碼，以免打錯。如果撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。
（四）接打電話的禮儀
1.接電話的禮儀
（1）電話鈴聲一響，應盡快去接。不要讓電話鈴聲超過3響，且最好在鈴響的間隙拿起聽筒。
（2）聽電話時注意力要集中，回答問題要有耐心和熱情，不能用生硬、冷淡或漫不經心的語調說話。
（3）接到打錯的電話時，應該向對方說明自己單位的名稱和電話號碼，而不應該簡單粗暴地以一句“打錯了”，就“啪”地掛斷電話。
（4）電話交談完畢，應盡量讓對方先結束對話，然後輕輕放下話筒。
2.打電話的禮儀
（1）選擇適當的時間。一般剛上班或快下班時，人們都要先安排或整理一天的工作，因此不宜打出電話。另外午休和周末，沒有特別緊急的事務也不要撥打公務電話。
（2）通話時，首先通報自己的姓名、身份。必要時，應詢問對方是否方便，如果方便才可繼續交談；若不方便，可再約定一個時間。
（3）電話內容要簡明扼要，通話時間不宜太長。
（4）撥錯電話時，要向對方說聲“對不起”，以表歉意。
（5）電話打通後，若要找的人不在，不能馬上就掛掉電話，這是不禮貌的。
（6）電話交談完畢，在確認對方無事後，可先掛斷電話。結束時應說聲“再見”，然後輕輕地放下話筒，以示尊重。
二、郵件處理
郵件處理是指在郵件、信函的收取和發出過程中所要進行的一係列工作。郵件包括各類信函、報刊、包裹和電子信函等。
（一）郵件的接收程序
郵件的接收程序是：郵件分類-郵件拆封-郵件登記-郵件分辦。
1.郵件分類
比較常見的郵件分類方法有以下幾種。
（1）按郵件的重要程度，郵件分為重要郵件和普通郵件。凡郵件封皮上有“機要”“急件”“快遞”“保價”“掛號”等標記或其他帶回執的郵件，或落款是重要人物、重要單位的，屬重要郵件。其他為普通郵件。
（2）按郵件的性質，郵件分為公務郵件和私人郵件。公務郵件又細分為：重要郵件、普通郵件（即上一種分法中的重要郵件和普通郵件）和報刊、廣告、小冊子等印刷品。私人郵件既包括寄給組織中具體某一個人的郵件，也包括那些封皮上標有“親啟”“私人”“保密”等字樣的郵件，對於這類郵件，一般都要將其直接交到收件人手裏。
（3）按郵件的緊急程度，郵件分為急件、次急件和普通件。