一天，經理將小楊叫到辦公室，想詢問一下當天的工作情況。小楊以為經理發現了自己上網聊天的事，很是惶恐，一進門就緊張地問：“經理，有啥事嗎？”經理看了她一眼，說：“把今天上午的重要來電講一下。”小楊一聽這話，提著的心頓時放下來，她想了想，說：“沒啥大事，明天是中秋節，興達公司李經理提前祝您中秋快樂。”“還有呢？”“還有就是有一個人打電話推銷保險，讓我給回絕了。”“還有呢？”“沒有了吧？”小楊含含糊糊的回答。“那和龍勝公司老總約定的會談時間確認了嗎？”“啊，糟糕，我忘了跟他們聯絡了！”小楊脫口而出。“馬上去聯係！”經理生氣地說。小楊不敢怠慢，趕緊抓起電話就打。可惜，對方已經下班了。
所謂時間管理，是指用最短的時間或在預定的時間內，把事情做好。辦公室時間管理，也就是指秘書對自己和上司的時間進行有效的計劃和控製，從而在有限的時間內提高工作效率，這是秘書最大、最基本的管理。辦公室的時間管理包含兩個層次：一是秘書個人的時間管理；二是秘書對所服務的領導的時間安排。
一、秘書個人的時間管理
秘書與從事其他工作的人一樣，要做好工作必須加強時間管理，明確目標任務、分清輕重緩急，科學合理地分配時間，有計劃、有組織地工作。秘書個人的時間管理可以采取如下方法。
（一）學會科學地分工與協作
辦公室工作內容較多，秘書務必要弄清楚每天的工作任務中，哪些是必須由自己親自完成的，哪些是應該由他人或他人協助完成的，哪些是應該由他人完成而你是不必參與的。弄清這些，秘書就知道自己每天該做的事情是什麼，然後對其進行科學的編排和計劃，再有條不紊地去完成。
科學的分工與協作不等於“各人自掃門前雪，不管他人瓦上霜”，而是合理地支配時間，以便更好地完成工作任務。如果每個人都能理解並做到這一點，辦公室的整體工作效率不僅不會降低，反而會大大提高。
（二）做好工作計劃，分清輕重緩急
秘書每天的工作非常繁雜：除了自己的工作，有時還要協助領導處理事務；除了每天必做的常規工作，有時還要處理緊急突發的事件。如果沒有一個科學、合理的時間規劃，可能每天都忙得不可開交，而工作完成得卻並不出色。
要想解決這個問題，就要對自己的工作時間作一個總體的計劃，大到每周要做的事情，小到每天要做的事情，都詳細地把它一一羅列出來。然後，按照事情的重要和緊急的程度排定完成的先後順序。一般來說，重要、緊急的事情要排在首位；其次是緊急但不重要的事情，完成這類任務一定要盡快，用盡可能短的時間，以免耽誤其他重要事情；再次是完成重要但不緊急的事情，這類任務要計劃好開始做的時間，並值得花大量的時間把它做好；最後是既不重要也不緊急的事情，這類事情一般是常規性的工作，應該在完成了所有重要任務之後去做，但要盡量控製做這類工作的時間。
（三）合理分配自己的時間和精力
每個人的時間和精力都是有限的，要想在有限的時間和精力下完成盡可能多的任務，就要學會合理地分配時間和精力。一般情況下，上午人的精力、體力、腦力等都處於最佳狀態，能夠完成各種複雜艱巨的任務。中午13～14時是腦力和體力較低的時候，適宜做短暫的休息。下午15～18時，人的腦力又開始活躍起來，可以處理一些比較重要的事務。而晚上的20～22時，人的思維又開始活躍，形成一天裏的第二個高峰，有些白天沒有來得及完成的工作，在這個時間段裏還可以繼續。
合理使用時間，還包括“扞衛”自己的工作時間，一個優秀的秘書人員，要學會拒絕別人，安排“不被幹擾”的工作時間，不讓額外的要求擾亂自己的工作計劃。在答應一件事情之前，要考慮清楚這件事是否重要、是否是你的分內工作、是否會影響你的工作進度。如果是，就要委婉拒絕。否則，既打亂了你的工作計劃，也可能耽誤對方的事情。當然，拒絕是需要正當的理由和技巧的，否則你就成了別人眼中不善於合作的人。
假如你每天能有一個小時完全不受任何人幹擾地思考一些事情，或是做一些你認為最重要的事情，這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至可能比三天的工作效率還要高。