領導的工作日程安排要製作成一覽表形式，打印好送給領導本人和其他相關部門。但應注意給相關部門的日程表，內容不能太詳細。因為日程表越詳細，泄密的可能性就越大。因此，在製定日程表時可以使用一些表示特定工作內容的符號。另外，日程表旁邊最好還要留一定的空白，以便隨時能用鉛筆補充內容或作特定的標記。
4.機動靈活，留有餘地
秘書對領導時間的管理必須機動靈活。秘書在為領導安排時間時要注意為其留出機動時間，避免用各種活動把一天的時間排滿。如果把每天的時間都排滿而沒有留出一點兒機動時間，出現意外情況，領導就不得不放棄計劃中的工作，來處理突發事件。而今日未完成的工作，就必須加進明日的工作表中，這樣就打亂了計劃，會使後麵的工作壓力不斷加大。
每天為領導留些機動時間，即使沒有發生突發事件，領導也可利用機動的時間來處理一些較次要的問題；或與下屬聯絡一下感情；也可休息一會兒，考慮一天工作中的得失等。這樣，領導就可以有條不紊地完成一天的工作。
（二）安排領導工作日程的方法
領導的工作分為日常性工作和突發性工作。日常性工作是指事先有計劃、相對固定的工作內容，如開會、出差等；突發性工作是指事先無計劃、臨時安排的工作內容。秘書對領導工作日程的管理一般是將日常性工作提前寫入日程表中，有突發性工作時再進行臨時調整。
領導的工作日程安排可以分為年度、月度、一周和當天工作的形式。安排的詳略程度視領導的實際需要而定。一般來說，年度、月度等中長期計劃宜粗線條的大致寫出個輪廓，而每周和每天的工作計劃應寫得比較具體、詳細。
1.年度工作日程表的製定
年度工作日程表一般是在上一年年底製定。這種表不必做得太細，也不可能做得太細，隻要把單位在一年中的例行活動，如董事會、股東大會、公司成立周年紀念日、法定節假日和公司其他特定紀念活動以及可以確定必須參加的活動列入表中即可。
2.月度工作日程表的製定
月度工作日程表是根據年度日程表來製定的，按時間先後注明領導出差、開會等預定事項，特別要注意抓住當月的重大活動。月度工作日程表每個月連續製定，一般當月的日程表應在上個月月底之前製作完成。
3.一周工作日程表的製定
一周工作日程表是將領導一周之內的主要活動，如約會和會議等預定好的工作記入表內，這是領導一周之內具體工作安排的基本依據。此表一般是在上一周的周五製作完成。日程表做完之後，要送給領導審閱，請領導確認。
4.當天工作日程表的製定
當天工作日程表是根據每周工作日程表製定出來的，它把當天工作的一些主要內容和注意事項記在上麵，交給領導。此表必須在頭一天就讓領導確認，當天早晨上班後，複印一份讓領導再次確認。對於經常外出的領導，最好複印一份讓領導隨身攜帶，並把有關方的電話號碼等一些重要事項記在上麵。
5.領導差旅日程表的製定
對現代企業領導而言，出差和商務旅行是一項經常性的工作，因此為領導製定差旅日程表也是秘書的經常性工作。領導的差旅日程表與其他日程表沒有本質的區別，隻是要求做得更細致，在時間安排上要更準確。領導的差旅日程表要考慮天氣、交通工具等因素對工作的影響，並有針對性地作出相應的預案。
6.多位領導日程表的製定
有時秘書要同時給幾位領導製定日程表，這種情況最好采用一覽表的形式。如果出現新的情況（比如需要召開全體董事緊急會議）需要調整大家的工作日程時，調整起來就非常方便。
這幾種日程表的製定要靈活掌握，對於領導的工作安排，既不要重複，也不要遺漏；這幾種日程表定出來以後，要隨時注意它們之間的銜接，最好經常把它們集中起來，相互對照。