（四）規定工作完成期限，講究統籌方法
巴金森在其所著的《巴金森法則》中有這樣一段話：“你有多少時間完成工作，工作就會自動變成需要的那麼多時間。”如果你有一整天的時間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你隻有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它。這句話給我們的啟示是：要對每項工作任務都規定一個完成期限，這樣，就會贏得大量時間來幹更多的事情。人都是有惰性的，而時間就像海綿裏的水，隻要肯擠，總還是有的。給自己一個時間限定，人的惰性就被趕跑了，而時間就這樣被擠出來了。
在每天的工作中，有些內容相近、形式相似的事可以合並來做的，比如上網查詢和打字，打印和複印資料、打電話和發傳真等。將這樣的工作集中起來專心致誌一次完成，可以避免多次重複。當你重複做一件事情時，會熟能生巧，效率一定會大大提高。
（五）遵循80/20定律，靈活安排時間
用你80%的時間來做20%最重要的事情，這是著名的80/20定律的內容。工作中肯定會有一些突發事件和迫不及待要解決的問題，如果你發現自己每天都在處理這些事情，那表示你的時間管理並不理想。對秘書來說，一定要了解，哪些事情是最重要的，成功者往往花最多的時間在做最重要但不是最緊急的事情，而一般人往往將緊急但不重要的事放在第一位。因此，必須要改變原有的思維方式，學會如何把重要的事情變得緊急。
對於秘書來說，工作時間並不完全屬於自己，因為領導隨時會有工作分派下來，而辦公室的工作也隨時要作出調整，以應對臨時性和突發性的事件。對此，秘書在規劃自己的工作時間時，一定不能把任務排得太滿，要靈活安排時間。一般隻將時間的50%～70％計劃好，其餘的時間應當屬於靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。
二、領導的時間管理
秘書獨特的工作性質使其時間管理具有特殊性。秘書自己本身的時間安排往往是被動的、從屬的，必須隨時根據所服務的領導的時間進行調整。所以，秘書的時間管理除了要進行自我的時間管理之外，更重要的是要協同領導，科學合理的安排好領導的活動等，確保領導公務活動順利地運轉。
秘書對領導時間的管理，在實際工作中就是對領導的工作日程進行安排。
（一）安排領導工作日程的原則
1.計劃先行，事先確認
秘書對領導的時間管理必須計劃先行。秘書要對領導每一周、每一天的活動及時進行安排，列好活動計劃表，以防止活動時間發生衝突或重要活動疏漏。每周周末，秘書要將下一周領導要召開的會議、參加的活動等列出一個時間表來，及時交由領導審定，然後按照領導審定的計劃表去落實。如果遇到特殊情況需要進行必要的更改和變動時，要及時向領導反饋並征得其同意。除了一周安排表外，秘書還應該有一個每天安排表。在所有的日程表中，當天的日程表要非常具體，這張表必須在頭一天就讓領導確認；對於經常外出的領導，還要複印一份讓領導自己帶在身上，把有關方的電話號碼等一些注意事項記在上麵。
2.統籌兼顧，勞逸結合
秘書對領導的時間管理必須統籌兼顧。在現實工作中，領導平時的活動非常繁忙，有時兩個活動同時進行且同樣重要，都需要領導參加，這時候就需要秘書進一步協調，統籌兼顧，把兩個活動的地點盡可能安排得近一些，並盡可能地錯開一些時間，以便領導能兩邊都兼顧。
當然，在製訂計劃表時，一定要安排得適時和得當，做到疏密結合，勞逸結合，這樣才能保證工作的質量和效率。人的腦力和體力必須每隔一段時間就變換不同的工作內容，做到勞逸結合，張弛有度，例如有時候上午已經安排了一個大會，那麼下午就盡可能別再安排開會了，可以安排得輕鬆一些，讓領導處理一下文件，理一理思緒，適當的休息等。這樣，人的腦力和體力才可以得到有效的調劑和放鬆，從而兼顧了工作效率與領導的身體健康。
3.重點突出，適當保密
秘書對領導的時間管理必須抓住重點。時間管理的重點不在於管理時間，而在於如何分配時間，特別是領導每天都要處理很多事情，但精力和時間畢竟有限，這就要求秘書在進行時間管理、為領導安排活動日程時一定要抓住重點，合理地安排最主要的工作和最關鍵的問題，讓領導把主要的精力重點放在處理重要事務上。這樣，就會像機器的主軸帶動整個機器運轉那樣，促使其他的事情按時完成。