辦公室日常事務工作內容涉及廣泛，本章主要介紹辦公環境的設置與管理、辦公室時間管理、接打電話與處理郵件、印信與值班工作。具體包括辦公室的整體布局、內部辦公設備的陳設與布置、辦公室工作環境的營造、辦公室個人與領導工作時間的安排、公務電話的接打技巧、公務郵件的分揀與處理、單位印章和介紹信的保管與使用以及單位日常和節假日值班工作的安排等。
小葉大學畢業應聘到一家公司上班。公司辦公室原來的秘書跳槽了，老總決定讓同是秘書專業畢業的小葉接替原秘書的工作崗位。
小葉上班第一天早早就來到了公司，當她打開公司辦公室的門時，一股嗆人的味道撲麵而來，眼前的景象使她驚呆了。隻見辦公室內一片狼藉：辦公桌上書本、文件胡亂堆放在一起，開著的電扇把桌上的資料吹得到處都是，地上不僅有散落的煙灰，還有縱橫交錯的電線，牆角的紙簍中的垃圾溢到了簍外，窗台上擺放著幾盆已經枯萎的花草，旁邊還有喝剩的半杯濃茶……
小葉顧不得休息，趕緊動手收拾屋子，心想：這樣的辦公環境，這個秘書也太不稱職了！她首先打開窗戶，讓辦公室空氣流通；然後又關掉電扇，屋子裏立刻安靜了，紙張也不亂飛了；接著她又清理紙簍，用吸塵器吸掉地麵上的煙灰，將所有垃圾都倒掉；最後又將辦公桌上堆得像小山一樣的文件、書本簡單整理了一下。幹完這一切，屋子裏立刻清爽、整齊了許多。小葉本想一鼓作氣，將辦公室徹底清理幹淨，可是上班時間到了，她隻好先坐下來辦公。
經理交給她的第一個任務是查找一份三年前公司與外單位簽訂的一份合同。小葉先在桌上的文件堆裏找了大半天，桌上翻遍了也沒找到。她又到文件櫃裏去找，卻發現文件櫃裏的文件夾都沒有分類標簽，而且有些文件夾竟然是空的。沒有辦法，她隻好求助於電腦。伸手開電源，發現電腦根本就沒關；拉出鍵盤，看到的是黑乎乎沾滿汙漬的打字鍵，有的連字母都看不清了，鍵盤縫裏還有煙灰、餅幹渣和麵包屑。小葉好不容易找到了電子文件，一打印，結果打出的文件是黑的，原來打印機的硒鼓壞了。換了硒鼓，打出了文件，小葉還沒來得及喘口氣，電話鈴又響了。電話放在辦公桌的右邊，小葉拿起聽筒，對方要求留言，桌上的紙筆早被風扇吹得不知去向，小葉隻好放下電話，跑到物品櫃裏現拿了紙筆記錄。剛放下電話，經理讓小葉去給他送一份材料，小葉抓起桌上的材料就往辦公室外跑，沒想到被地上的電線絆了一跤，連人帶電扇都摔在了一起。小葉上班的第一天，就讓她非常不開心。她覺得自己很認真，也很努力，但工作效率還是不高。
辦公環境，又稱辦公室環境，是指辦公室工作時所處的自然環境，包括空間環境、視覺環境、聽覺環境、空氣環境、健康與安全環境等。對於上班族而言，每天的大部分時間都待在辦公室裏，辦公環境的好壞直接影響工作效率。為了盡可能減輕工作疲勞，提高工作效率，就必須適當地調整辦公場地、設備、光線、顏色、聲音、溫度等環境因素，以適應工作人員的生理和心理要求，使其獲得最佳的工作狀態。
一、辦公環境的設置
（一）辦公室的布局形式
辦公室是一個單位活動的重要場所，要求明快、整潔、方便、實用，應本著“方便、舒適、整潔、和諧、統一、安全”的原則。辦公室的布局可以分為開放式和封閉式兩種形式。
1.開放式布局
開放式布局是指在一個大的工作間中設立眾多單個的工作位，若幹工作人員同在這一間大辦公區域辦公。這種布局的特點是沒有私人的辦公室，工作間的位置可以根據需要，利用可移動的物體（如屏風、隔板等）隨機確定，每個工作位都有獨立使用的桌椅、電話、電腦等辦公設備。
開放式辦公布局的優點：降低了辦公室的能源、設備和建築成本，減少了辦公室的占地麵積；使工作單元靈活機動，可以根據工作需要而隨時改變；打破了地位和級別的界限，增加了員工之間的平等感，使員工間更易於交流溝通；既相對獨立又連成一體，使工作流程更加暢通，同時也便於領導監督下屬的工作活動。
開放式辦公布局的缺點：房間大，人員多，易有噪聲，如說話聲，打電話等影響他人工作；難以保障私人空間的獨立，很難集中注意力；不適合做機密性工作。
2.封閉式布局
封閉式布局是指一種比較傳統的辦公室設置方式，即按照工作職能的不同，分設不同的獨立辦公房間，每個房間供一名或幾名員工使用，每個房間擁有一套專屬的辦公設備。
封閉式辦公布局的優點：安全性、保密性好，便於保證信息不被竊取；可以讓員工有自己的私人空間，保證員工的隱私；可以保證工作不受幹擾，比較適合專業性、機要性強的工作。