二、辦公環境的管理
辦公環境的設置隻能滿足基本的工作需要，要想工作得更加舒適，還要加強對辦公環境的管理。辦公環境的管理主要包括：
（一）視覺環境的管理
視覺環境主要包括辦公室內的色彩和照明兩部分內容。
1.色彩
色彩對人的情緒有直接的影響，辦公室的色彩是否和諧，直接影響辦公室的氣氛。辦公環境的色調從總體上來說應該單純柔和，使人置身其中時能感覺平靜舒適。地麵、牆壁、天花板、辦公家具等的色彩應和諧統一。牆麵和天花板最好采用白色或乳白色，以增加光線的反射率；地板可采用不易被汙染的棕色；窗簾、椅套的顏色宜素雅，並與辦公室整體色彩相一致。
2.照明
辦公室照明宜遵循以下設計原則：室內燈光應分布均勻，采用光線柔和的日光燈，利於保護視力；減少光源的強度，避免用一個發光體，宜多用幾盞燈，降低光源強度，避免集束光而用均勻的散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免用直接光而用間接光；光源宜置高處，並從後方或左側射入；盡量利用自然光，辦公室的窗戶可以使用能調節光線的百葉窗。
亮度不足的照明會引起眼睛疲勞、頭疼、困乏和出錯。有些地方，比如做校對等精細工作的地方，足夠亮度的燈光必不可少。
桌、椅，特別是客人的椅子，不要放在直對光源的地方。
（二）聽覺環境的管理
聽覺環境主要指辦公室內的聲音，辦公室內的聲音分有益聲音和有害聲音。有益的聲音，如伴奏音樂或愉快交談的聲音；有害的聲音，如辦公設備運行時發出的噪聲等。由於辦公室所處的周圍環境常有噪聲發出，如小汽車、摩托車、卡車的喇叭聲，談話、開會、打電話的聲音和人們必要的活動發出的聲音等。因此，控製有害的噪聲就成為辦公環境管理又一項重要任務。控製噪聲可以從以下三個方麵著手進行：
（1）積極消除噪聲的來源。如辦公室的選址最好遠離鬧市區，或選擇不臨街的一側；辦公室的門窗應采取一定的隔音措施，如加裝雙層玻璃，粘貼密封條；牆壁、天花板宜采用吸音效果較好的材質，地麵可鋪設地毯等。
（2）辦公室內可以播放輕柔舒緩的無主題的背景音樂，以減輕工作疲勞，並消除噪聲引起的煩惱。
（3）對於工作時噪聲較大的辦公設備，可以用設置屏障、加裝消音罩等方法來減少或降低噪聲的影響。
（三）空氣環境的管理
辦公室的空氣環境管理，是指為了減少人們的精神消耗，增強舒適性而對辦公室的空氣進行精心調節。辦公室的空氣環境包括溫度、濕度、空氣的流通和淨化等內容。
1.溫度
一般來說，工作環境中最舒適並有益於健康的工作溫度是20～25℃。
2.濕度
通常情況下，最適宜工作的濕度為40％～60％。
3.空氣流通
必須有良好的通風設備，使空氣流通無礙。在沒有大氣汙染的情況下，應經常開窗通風換氣，以保持室內空氣的充足與新鮮。
4.空氣淨化
為減少辦公室的汙染和尊重所有工作人員的感受，辦公室內應該禁止吸煙，以保證空氣的新鮮。辦公室內空氣的淨化包括打掃，拖洗，擦淨，上光與打蠟，用吸塵器吸塵等。
（四）空間環境的管理
辦公桌麵上要整潔，應盡可能少放東西。工作期間不放除手機、台曆、水杯之外的私人物品。最常用的東西要放在不必起身就可伸手拿到的地方。桌上所放材料應限於當天要用的資料，每天下班前應分類放回應放的地方，重要文件要入櫃鎖好。用過的資料、文件要及時歸檔或收起來。其他常用物品，如訂書機、信封、文件紙和工作手冊等應有序地放在抽屜裏，以取用方便為原則。對懸而未決的工作，備以專門的文件夾，每天檢查一遍，對必須要做的事情加以注明。用不同的文件夾分門別類地存放需要簽名的信函，為便於識別，可在文件夾上做上小楊是某公司新聘任的女秘書，她不僅人長得年輕漂亮，且能說會道，幹起事來也是風風火火的。不熟悉的人都會覺得她一定是個稱職的好秘書，但熟悉她的人卻對她另有評價。不說別的，單看她的辦公桌就夠了：新舊文件雜亂無章地堆在一起，找一份文件至少要花半小時；台曆從來不用，都9月份了，台曆還停留在2月份上；筆筒裏筆倒有不少，但能寫字的不多；一上班就打開電腦，先把QQ掛上，領導一不在，就偷偷和好友聊天。