信息存儲的載體有紙質載體和磁性載體。磁性載體包括硬盤、U盤、磁帶、光盤、縮微膠卷、縮微膠片等。信息存儲的方式如下。
1.手工存儲
主要是針對紙質載體的存儲,通過手工將信息保存在信息存儲裝具與設備中,如文件夾、文件盒、文件袋、文件櫃與文件架等。手工存儲便於利用信息,閱讀信息,存儲設備便宜。但存儲設備占用空間大,信息可能受到火、潮濕、蛀蟲的破壞,信息排放有誤會影響查找效率。
2.計算機存儲
是將信息資料轉換為電子檔案的格式,存放於硬盤、U盤、光盤等電子介質中,以數據庫、電子表格、文字處理或其他應用程序的形式形成信息來實現電子化存儲保存。計算機存儲的信息量大,節省存儲空間,容易編輯或更新。保存於網絡係統的信息,能迅速查找,但設備昂貴,信息可能被病毒破壞,也容易丟失。要對信息進行定期備份,並將備份另行存放。重要信息要製作書麵備份。
3.縮微膠片存儲
利用照相方法,將信息記錄保存在縮微膠片上。縮微膠片存儲節省空間,節省存儲設備費用。但照相和閱讀膠片需要昂貴的設備,縮微膠片圖像的質量會隨時間的推移而下降,需要加標簽、索引排序。
有序化保存的信息要進行保管,做到防火、防潮、防高溫、防蟲害,防失密和信息被盜。定期或不定期地進行清點,及時剔除失去保存價值的信息,擴充新的信息。建立查閱、保管製度,實施科學保管。
二、信息的傳遞
將信息資料傳遞到需要者手中,就是信息的傳遞。辦公室工作人員在進行信息傳遞時,要考慮使用什麼載體、什麼手段,快速準確地將信息傳遞給使用者。
(一)信息傳遞的基本要求
一般來說,信息資料的傳遞基本要求是“多、快、好、省”。
1.多
是就數量而言的,要求在一定條件下傳遞的信息資料數量盡可能大,或者說在一定渠道中通過的信息盡可能地多。
2.快
是就速度而言的,指信息資料的傳遞特別要注意時限,能夠在盡可能短的時間內,使信息到達指定目標.信息的傳遞應盡量減少周轉,簡化手續,盡可能用直達、先進的傳遞方式,使信息及時傳遞,充分發揮其時效性和共享性。
3.好
是就質量而言的,要求信息資料的傳遞準確可靠,防止失真。信息傳遞無論是用口頭方式、書麵方式、電訊方式或電子郵件方式,都要發揮人為和機器的積極因素,避免差錯,排除故障或幹擾,做到盡可能的準確。
4.省
是就效益而言的,要求信息資料的傳遞中講究經濟效益,以最少的費用傳遞盡可能多的信息。
此外,信息資料的傳遞還需要保密。有些信息具有共享性,無需保密,隻要求準確和迅速,誰先搶到誰就能先發揮優勢作用。而有些信息具有專用性,就需要保密,一旦泄密就會失去優勢,甚至造成損失或危害。信息傳遞的保密包括傳遞人員、傳遞方式、傳遞時間和傳遞過程的保密。
(二)信息傳遞的基本方式
1.單向傳遞
即由信息資料的發出者把信息直接傳遞給需要者。這種傳遞是單向進行的,如廣播、電視、報刊、新聞發布會以及各單位發出的簡報和報表等。
2.雙向傳遞
即雙方在信息資料的傳遞過程中都向對方發出信息,共同參與傳遞過程。如各種討論會、交流會以及資料交換活動等。
3.反饋傳遞
即信息資料的發出者根據接受者提出的要求,有針對性地選擇信息內容進行傳遞。如上級主管部門向下屬單位下達了本年度利潤指標後,要求把各階段指標完成情況和存在的問題及時彙報上來,各下屬單位按要求傳遞信息資料,就形成了反饋傳遞。