3.記憶形態的信息
記憶形態的信息即存在於人們腦海中還未以文字或聲像表達的信息，又被稱為“零次文獻”或“零次情報”。是指在人際交流的過程中產生、傳播和被接收而隻在人腦中存貯的不確定記錄載體的信息。這類信息隻能通過采訪、交談才能獲取。其優點是尚未發表過，具有新鮮性；缺點是不成熟，具有不確定性。
二、信息資料的加工處理
信息價值的實現在於被利用，辦公室信息工作的核心是信息資料的加工和處理。即運用科學的方法對原始信息資料進行分類、篩選、加工，使其係統化、條理化的過程。信息資料並非如“韓信點兵、多多益善”，過多的信息會白白浪費精力和物力。即使收集時已注意選擇，但一段時間之後，積累起來的信息資料仍會大大超過實際的需要量，這就需要進行分類、篩選和加工。
（一）信息資料的分類
信息資料的分類是根據信息所反映的內容性質和特征的異同，分門別類地組織起來的一種科學的方法。麵對五花八門的信息資料，辦公室工作人員要分清資料的內容、性質，以類歸並，便於查找利用。分類方法如下。
1.字母分類法
按信息標題、作者、單位名稱、主題等字母順序分類組合的方法。優點是分類規則容易掌握，操作簡單，不需索引卡片。缺點是查找信息須知道姓名或單位名稱、標題，某個字母下排列的信息較多時查找費時。
2.主題分類法
按信息的主題和內容進行分類的方法。為了全麵、準確地反映主題，便於利用，可按多級主題分類。優點是能使相關內容信息集中存放，信息能按邏輯順序排列便於檢索。缺點是分類標準不好掌握，標題不能很好地反映主題時歸類不易準確。
3.地區分類法
按信息產生形成所涉及的地區或行政區等特征，將信息分為各個類別，按字母的先後順序排列的方法。優點是便於查找具有地區特性的信息，分類方法容易掌握。缺點是采用地區分類需要有一定的地理知識，隻適用於某些單位或部門。
4.數據分類法
將信息以數字排列，對每一位通訊者或每一專題給定一個數字，用索引標出數字所代表的類別的方法。優點是信息按數字從低到高順序排列，規則簡單，通過在後麵添加號碼進行存儲擴展，適宜電腦存儲，適合於大型信息係統。缺點是查找信息需要參照索引卡片，花費時間。如果分類號碼有誤，查找信息麻煩。
5.時間分類法
按信息形成日期先後順序分類的方法。優點是可用作大型信息係統的細分，案卷內部的信息可按時間排序。缺點是需要與索引係統配合使用，僅適合於時間性強的信息。
6.形式分類法
按信息資料的形式分門別的方法。即將單據、合同、廣告稿、新聞稿、報告書、建議書、信函、文件、調查記錄、報刊文章等按形式區分，相同形式的信息資料再按時間細分，形成一種按形式彙集的文檔。優點是有利於及時查找到同種形式的多件信息資料。缺點是內容主題不能集中。
7.來源分類法
按信息資料的來源作出分類，把相同來源的信息資料歸在一起的方法。如來自上級主管部門的信息；來自某一信息中心的信息；來自谘詢機構的信息；來自組織內某一部門的信息及來自消費者方麵的信息等。優點是有利於對公關信息資料內容的權威性、可靠性、真實性作出判斷。缺點是綜合性較差。
（二）信息資料的篩選
提高信息質量的關鍵是篩選，通過篩選可以提高信息的準確性和易用性。信息資料的篩選即對信息資料進行甄別，經過初步分析和研究，淘汰內容貧乏的，