信息泛指人類社會傳播的一切內容，人們通過獲得、識別自然界和社會的不同信息來區別不同事物，得以認識和改造世界。概括地說，信息是對客觀事物發展變化的規律和對事物運動狀態的客觀反映。信息具有可識別性、可傳輸性、可共享性、可開發性和時效性，人們獲取信息的目的在於利用，而隻有那些及時傳遞出來並適合需求者的信息才能利用，越是及時的信息越有價值。小王提供的去年類似產品的相關數據，時過境遷，已經喪失了時效性，變得沒有信息價值了。
對於辦公室信息工作，小王要先樹立強烈的信息意識，要能夠敏銳地感受到社會信息的變化對辦公室工作帶來的有利和不利影響，能夠積極主動地挖掘、搜集、利用有利於領導決策和辦公室工作開展的各種信息。其次，信息收集要有一定的目的性，要緊密圍繞某個問題或某項活動收集相關信息材料，有了明確的目的，才能有針對性地收集信息，收到事半功倍的效果。小王以為隻要找到這些同類產品的相關資料就行了，結果數據過時，資料不全，根本就沒有利用價值。再次，辦公室信息工作要秉著“夠用為度，適用為則，實用為標”的基本原則，及時、準確、全麵地完成辦公室信息工作。而小王僅僅提供兩家競爭對手同類產品的銷售信息，沒有達到全麵、夠用的信息工作基本要求。
行政辦公室張青參加工作時間不長，由於在辦公室具體工作中切實體會到了信息工作的重要性，所以平時非常注意信息的搜集和保存。日積月累，各種文件、資料、參考書、廣告、宣傳手冊、計劃塞滿了文件櫃。她還熱衷於積累網絡信息，每天瀏覽多個網站，常常擔心自己錯過了重要信息，電子信息資料也保存了好多。雖然信息搜集了不少，卻顯得雜亂無章，查找起來很是費時費力。
有一天，總經理詢問她分公司市場拓展的相關情況，張青翻遍文件櫃、查遍電子文檔，急得一身汗，用了好長時間才找到，讓總經理非常不滿意。
信息工作具有很強的服務性，收集信息的目的在於應用。辦公室工作人員要對收集來的原始信息進行進一步加工處理，篩選出有用的信息，為單位或領導服務。信息資料加工是對收集來的信息進行去偽存真、去粗取精、由表及裏、由此及彼的加工過程。是在原始信息的基礎上，生產出價值含量高、方便用戶利用的二次信息的活動過程。信息的整理加工，是整個信息工作的核心，是對收集到的原始信息在數量上加以濃縮，在質量上加以提高，在形式上加以規範，使之便於儲存和轉遞的過程，整理加工的產物成為便於利用的信息資料。
一、信息資料的表現形態
信息資料的內容可以分為三種具體的表現形態：一文字；二聲像；三記憶。
1.文字形態的信息
文字形態的信息即以書麵文字為載體的信息資料，一般分為以下10種類型。
（1）報紙、期刊中與企業經營活動相關的國際信息、社會信息，包括社會動態、時尚習俗、市價漲落、顧客情緒和自然災害等。
（2）專業工作用的參考圖書、專著、百科全書和專門詞典。
（3）有關政府出版物、法律法規彙編和政策彙編。
（4）各類宣傳品。
（5）統計資料：與單位、企業相關的國內外經濟技術統計資料。
（6）各類專業文獻年鑒、國內外科技信息資料。
（7）圖譜、圖錄、樣圖、地圖。
（8）檔案：本單位、本行業曆史資料，包括史誌，大事記等。
（9）內部文獻：業務信息資料、本單位或本行業的現實情況。一是靜態資料，即各類基礎材料、統計數據；二是動態信息，即經常發生的新情況、新問題、新經驗。
（10）與本單位有關的人名錄、名片、企業名錄、電話號碼簿和通訊簿。
一次文獻、二次文獻和三次文獻
報紙、雜誌、文件、圖書、檔案等信息通常為原始信息，稱為“一次文獻”，價值較高。詞典、百科全書、年鑒、名錄等信息則是經過整理、編摘的，往往不能顯示其全貌，又可能摻有編者的意圖，是所謂“二次文獻”或者“三次文獻”，價值相對較低，隻能作為參考或索引。但這些信息資料的優點是信息量大、涉及麵廣、綜合性強，可為信息收集者節省不少的時間和精力。
2.聲像形態的信息
聲像形態的信息即脫離文字形式，以直接記錄聲音和圖像為載體的信息資料。這類信息資料的數量正隨著其製作和傳播手段的不斷現代化而逐年增加。目前，直接記錄領導的講話與活動、單位的慶典、經營活動、公關活動和技術交流活動等的音像信息資料大致有：錄音帶、錄像帶、幻燈片、新聞影片、科教影片、唱片和實物模型等形式。這類信息的優點是聲、形、色、像並舉，具體、真實且栩栩如生，給人以視覺、聽覺或感覺的強烈印象，但往往不夠全麵、深刻。有些從觀念、心態、思想等抽象出來的內容以及對未來進行想象或預測的內容往往不能很好地體現。所以，最好是將聲音信息與文字信息配合使用，互相補充、相得益彰。