辦公室工作要以信息為核心，高質量的信息工作是做好辦公室工作的最重要的保證。信息工作就是對獲取的各種數據進行加工、分析、綜合、歸類和過濾，從中獲取有用的資料、信息，進而提煉出新的思想和理論，用以指導工作實踐的全過程。辦公室信息工作包括信息的收集、整理加工、信息的儲存和信息的傳遞四個部分。調查研究是辦公室獲取信息的重要方法，調查研究工作是辦公室其他工作的基礎，辦公室工作人員在工作中要注意了解掌握調查研究工作的基本原則、程序和方式方法。
今年7月，小王大學畢業後來到某公司行政辦公室工作。某公司最近正忙於推出一項新產品，公司老總要小王提供競爭對手的同類產品信息。小王以為隻要找到這些同類產品的相關資料就行了，於是查到去年類似產品的相關數據，又找了兩家競爭對手同類產品的銷售信息交給了老總。老總看了非常不滿意，批評小王數據過時，資料不全麵，根本就沒有參考價值。
一、信息概述
信息泛指人類社會傳播的一切內容，是對客觀事物發展變化的規律和對事物運動狀態的客觀反映。人們通過獲得、識別自然界和社會的不同信息來區別不同事物，得以認識和改造世界。20世紀之後，信息越來越成為重要的戰略資源。
（一）信息的分類
依據不同的角度和標準，信息可以有多種分類方法。
1.按信息的運行方向劃分
按照這種分類方法，信息可以分為上行信息、下行信息和平行信息。
（1）上行信息，是在組織中按照組織管理關係，下級向上級傳遞的信息，它可以描述出組織的當前狀態。
（2）下行信息，是上級向下級傳遞的各種信息，主要包括最高層製定的戰略、目標以及各管理階層發出的指令。
（3）平行信息，是在職能業務部門和工作小組以及個人之間進行溝通聯絡時傳遞的信息。
2.按信息的來源劃分
按信息的來源，信息可以分為內部信息和外部信息。
（1）內部信息，是社會組織內部各項活動所產生的各種信息，如決策管理信息、
不發生質的變化，如計劃合同、檔案、各類定額標準和規章製度等。一般來說，固定信息約占組織管理係統中周轉的總信息量的75%，整個組織管理係統的工作質量很大程度上取決於固定信息的管理。
（2）流動信息，又稱為作業統計信息，是反映各項業務活動實際進程和實際狀態的信息，因此它會隨著業務活動的進展不斷更新。這類信息時間性較強，一般隻有一次性使用價值，但它是控製和評價社會組織活動的重要信息。
5.按社會組織的活動劃分
按社會組織的活動，信息可以分為財務信息、人力資源信息、管理信息和資產信息等。企業中還可以有原材料信息、產品結構信息、客戶基本信息、供應商基本信息、營銷信息、技術信息、設備基本信息、質量信息、管理考核信息及其他重要活動信息等。
6.按信息的加工程度劃分
按信息的加工程度，信息可以分為原始信息和綜合信息。
（1）原始信息，是指從信息源直接收集的信息。
（2）綜合信息，是在原始信息的基礎上，對之進行綜合加工後產生的新信息。綜合信息往往對管理決策更有用。
7.按信息發布的渠道劃分
按信息發布的渠道，信息可以分為正式渠道信息和非正式渠道信息。
（1）正式渠道信息，是指由正式社會組織通過正式渠道，如會議、文件、信件、正式談話和新聞媒體等發布的信息。這類信息的準確性和權威性都比較高。
（2）非正式渠道信息，是指從正式渠道以外獲取的信息。這類信息需要加以認真分析、鑒別後才能使用。
（二）信息的特點
1.可識別性
可識別性是指信息可以通過感官或各種探測儀器加以識別。信息隻有通過識別，才能發揮其作用，才能使信息資源得到開發。可識別性是信息的最本質的特性。
2.可傳輸性
可傳輸性是指通過一定的通道和載體可以進行信息傳遞，從而形成信息聯係。信息傳輸須依賴於一定的物質形式，如借助於文字、圖像、膠片、磁帶、電波、聲波和光波等物質形式，進行空間和時間上的傳遞，從一處傳到另一處，為人們所感知、所接受。
3.時效性
信息作為客觀事物的一種反映，總是先有事實，後有信息的，使得信息有一定的滯後性，同時信息也不是一成不變的。因此，信息一旦生成，就須趕快傳遞，盡快減少信息的滯留時間。人們獲取信息的目的在於利用，而隻有那些及時傳遞出來並適合需求者的信息才能被利用。信息的價值即在於傳遞給更多的需求者，從而創造出更多的物質財富。社會需求的時間性帶來了信息的時間性，越是及時的信息越有價值，時過境遷，新聞變成舊聞，過時則價值小甚至沒有價值。