（二）取票
工作人員在拿到所訂的票後，要仔細核對預訂時所提出的要求，看是否有出入。著重核對以下信息：航班號或火車車次是否正確，出發時間是否符合預訂要求，飛機（火車）是否在預訂的地點起程，到達的城市是否無誤等。
（三）取消預訂
如果領導改變出行計劃，工作人員要把未用過的票退回去並請求退款。如果是用信用卡支付票款，未使用的部分必須在信用程序開始之前退回，並要求開一張信用收據，存入檔案，直到這筆賒賬出現在“賒賬卡賬單”上。如果時間很緊，工作人員可以打電話取消預訂。
（四）注意事項
（1）在準備預訂車票（或機票）的時候，一定要查用最新的時刻表，因為現在有許多季節性的或臨時性的車次或航班，稍不留心，就會訂不上。
（2）各單位對職員和幹部出差的待遇都有不同的規定，比如，按規定飛機的頭等艙不是每位出差者都可以乘坐的。因此，工作人員在預訂車票和機票之前，一定要弄清領導出差時能享受哪一級的待遇。
（3）出差途中，最麻煩的就是換車，倒來倒去，稍不注意，就會誤車誤點，所以能直達的就最好不要換車。如果是在大站換車，在時間上一定要安排得寬裕些。
（4）為了預防意外，在日程表上要注明交通工具，如飛機或輪船起飛、起航的時間，這樣能根據實際情況，及時靈活地換乘其他交通工具。
（5）如果遇到票務緊張的時候，工作人員要通過多渠道訂票，若確定已預訂到車票後，一定要記得取消其他預訂。
三、安排旅行住宿
（一）選擇住宿地點
1.交通方便
領導的出行時間大多比較緊密，每天有很多事情需要處理，所以交通問題要放在首位。方便的交通，既能使領導有更多的精力投入工作，又能節省時間。
2.費用問題
交通的方便與費用是成反比的。在相同的條件下，收費便宜的酒店往往交通不方便。這就需要工作人員在選擇住宿地點時，從多方麵考慮，以求最佳的選擇。
3.食宿配套
領導在旅途中比較勞累，希望能抓緊時間吃飯休息。食宿配套的住宿地點要既方便衛生地就餐，又避免浪費時間、影響領導休息。
4.環境優雅
住宿環境嘈雜，衛生條件不好，會妨礙領導的休息，這樣不利於領導的身體健康，因此要選擇環境優雅的住宿地點。
5.食宿安全
領導在旅途中，飲食衛生安全很重要，住宿安全是同樣很重要的。工作人員在預訂住宿地點時，要充分了解住宿的條件和設施，以保證領導的人身和財產安全。
（二）預訂客房
預訂客房有旅行社預訂、網絡預訂和電話預訂三種方式。
1.旅行社預訂
工作人員可以通過旅行社預訂酒店。但旅行社簽約的酒店相對固定，選擇餘地不大，而且還要向旅行社支付一定的手續費。
2.網絡預訂
工作人員可直接在網上完成預訂，國內較知名的預定網站有攜程網、黃金假日、e龍、商之行等。
3.電話預訂
采用電話預訂前，首先要由領導確定住宿地點，工作人員通過酒店的免費電話，直接與該酒店預訂房間。
（三）預訂需提供的信息
預訂客房需提供的信息有：住宿者的姓名、抵達時間與退房時間、房間類型及特殊要求。這些信息在訂房後應加以確認。
四、資料、物品及差旅費的準備
（一）文件資料和物品的準備
工作人員必須為領導準備好相應的文件資料與有關物品，可將文件及物品按公用與私用分別列出清單請領導過目，以免遺漏。商務旅行用品一覽表如下表所示。
商務旅行用品一覽表
商務活動文件資料差旅相關資料辦公用品個人物品
談判提綱合同草案協議書演講稿日程表產品資料公司簡介對方公司的資料目的地的交通圖旅行指南請柬介紹信通訊錄日曆世界各地時間表筆記本電腦光盤或U盤錄音筆照相機/攝像機手機名片現金、支票護照簽證身份證信用卡藥品車、船、機票
（二）預支差旅費
有些公司和單位為出差人員提供預支差旅費，出差回來後報銷。工作人員要填寫“申請表”，提取預支的差旅費。差旅費包括往返及當地的交通費、住宿費、餐費，以及其他可能會發生的活動費用。差旅費的攜帶方式是現金、信用卡或旅行支票。