正文 第26章 商務活動實務(3)(2 / 3)

2.常規性參觀和專題性參觀

(1)常規性參觀,一般沒有什麼特點主題,是組織常規工作的一項內容。如工廠周年紀念日、傳統節日或每月一次的定期開放參觀等。

(2)專題性參觀,是指有特點、有目的,圍繞一個明確的主題而進行的參觀活動。

(二)製定開放參觀活動方案

1.確定開放參觀活動的主題

開放參觀活動的主題,就是單位通過這一活動所要達到的目的和希望取得的效果。常見的參觀活動主題有:擴大單位的知名度,提高美譽度;促進單位的業務拓展;發展單位與社區的和諧關係;增強員工或家屬的自豪感。

2.安排參觀的內容

要根據主題來安排參觀活動的內容。參觀的內容一般包括:

(1)情況介紹,事先準備好簡明生動、印製精良的宣傳小冊子。

(2)現場觀摩,讓參觀者參觀現場,如生產經營設備和工藝流程,廠區環境或營業大廳,員工的教育和培訓設施,科技開發(實驗)中心,以及單位的服務、娛樂、福利、衛生等設施。

(3)實物展覽,參觀成果展覽室,觀看陳列資料、模型、樣品等實物。此外,參觀活動內容的確定還要考慮到參觀者的需要和興趣。

3.選擇參觀的時間

參觀活動最好安排在一些特殊的日子裏,這樣更具有紀念意義。如周年紀念日、重大的節假日、開業慶典和社區節日等。

4.確定邀請對象

一般性參觀常邀請員工家屬或一般市民;特殊性參觀常邀請與本單位有特殊利害關係的團體和公眾,如政府官員、行政主管部門、同行業領導和專家、媒體記者等。

5.選擇參觀路線

參觀路線的選擇要綜合考慮三個方麵的因素:一要能引起參觀者的興趣,二要能保證參觀者的安全,三要對正常工作秩序的幹擾少。

6.策劃宣傳工作

準備一份簡明的說明書,用簡潔、明了、通俗的語言,將開放參觀活動的內容展現給參觀者,盡量做到圖文並茂、生動鮮明,要能用具體形象的圖片吸引參觀者,現在廣泛使用的有“易拉寶”等小冊子。宣傳冊要盡量減少專業術語。還要製作一些錄像片、幻燈片和電視短片,介紹參觀的內容。對於那些在參觀時體現不出的特殊事項,可以用圖表和數字來表示。

7.做好解說及接待工作

做好解說及接待工作應注意:挑選並培訓導遊或解說人員,製作並寄發請柬,設立接待服務處,準備特殊的參觀用品、禮品或紀念品。

(三)開放參觀的準備

組織開放參觀活動的好壞直接涉及企業在公眾心目中的形象,因此活動的每一個細節都要周密考慮,精心布置。這就需要工作人員能做好相關的準備工作和接待工作。

準備工作的內容包括:寄發請柬;設立接待服務處和休息服務處;準備介紹材料;準備特殊的參觀用品,如衛生服、安全帽等;準備茶水飲料;準備贈送的禮品和紀念品。

(四)開放參觀的流程

開放參觀活動的主要流程有以下幾個方麵。

1.發宣傳小冊子

參觀前,向參觀者發放宣傳冊,讓其對參觀的對象有一初步的了解。

2.放映視聽資料

參觀者到達後,在參觀現場實物之前放映有關錄像片、幻燈片或電視短片。同時,接待人員可在旁作相關解釋。放映視聽資料,一方麵可以讓參觀者對即將參觀的內容有先行的認知,另一方麵還可舒緩參觀者舟車勞頓的辛苦。

3.參觀現場實物

通過宣傳小冊子和放映視聽資料,參觀者對要參觀的項目有了初步的了解,再通過實物的參觀即可加深其印象,讓先前形成的良好印象得到進一步鞏固。實物參觀一般由相關接待人員陪同,接待人員要按事先安排的參觀路線行走,避免參觀者不必要的體力浪費。同時,接待人員講解的時候要簡明扼要,避免滔滔不絕、長篇大論。

4.休息娛樂互動

在實物參觀完後,可適當安排一些主辦方與來賓的互動活動。一方麵放鬆休息;一方麵聽取來賓的切身感受,以此作為第一手資料,這對企業非常有益。

5.贈送相關紀念品

在參觀即將結束的時候,向參觀者贈送相關的紀念品。紀念品最好是本單位自己製造的或有本單位標誌性事物以及相關名稱的紀念品,起到宣傳的作用。