新聞發布會背景板要襯托出會議主題，所以在設計及選材上一定要慎重考慮。目前新聞發布會主要采用高清晰寫真布，這種材料因為無異味、不反光和高清晰的特點，所以對新聞發布會的現場氣氛營造和媒體攝像都大有好處。
（五）確定主持人和發言人
1.主持人
新聞發布會的主持人大都由主辦單位的公關部部長、辦公室主任或秘書長擔任。其基本條件是：有良好的外形和表達能力，善於把握大局，能圓滿完成原定計劃，有現場調控能力，可以充分控製和調動發布會現場的氣氛，善於引導提問。
2.發言人
新聞發布會的發言人是會議的主角，通常應由有權代表本單位講話的主要負責人擔任。除了在社會上口碑較好、與新聞界關係較為融洽之外，其基本素質，如修養、學識、思維、記憶力和善辯力等也應該是一流的。知識麵要豐富，要有很強的語言表達能力、傾聽能力及反應力，外表包括肢體語言整潔、大方得體。
（六）邀請媒體
媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。一般企業應該邀請與自己聯係比較緊密的商業領域記者參加，必要時如新聞發布會現場氣氛熱烈，應關照平麵媒體記者與攝影記者一起前往。
邀請的時間以提前3～5天為宜，發布會前一天可予適當的提醒。聯係比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。不是很熟悉的媒體或發布內容比較嚴肅、莊重時，可以采取書麵邀請函的方式。
（七）準備會議資料
材料是新聞發布會的炒作基點，也是企業充分表達自身目的的介紹媒介。提供給媒體的資料，一般采用廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，在新聞發布會前發放給新聞媒體。材料的準備包括新聞通稿和背景介紹，分為四個部分：一是發言提綱，二是問答提綱，三是宣傳提綱，四是輔助材料。如圖表、照片、實物、模型、沙盤、錄音、錄像、影片、幻燈、光碟等，以便記者能在會議涉及的問題之外挖掘新聞事件、擴大報道範圍。
二、會中注意事項
新聞發布會舉行過程中，應做好以下工作。
（1）所發布的信息必須準確無誤，若發現錯誤應及時予以更正。
（2）會議議程的執行要緊湊，不拖遝，有條不紊。不要隨便延長預定會議時間。應有正式的開場和結尾。
（3）會議主持人應善於控場，以莊重的言談和感染力活躍整個會議氣氛，引導記者踴躍提問。當記者的提問離開主題時，要善於巧妙地將話題引向主題。如果會議中出現緊張氣氛，應該及時調節、緩和。要避免出現冷場和混亂局麵。
（4）發言人應注意答問的方式和程度，隨機應變，不與記者爭論，不要回最大限度地使降價信息送達到目標受眾，達到了事半功倍的理想效果。
（2)新聞發言人由聯合利華公司家庭及個人護理產品市場總監擔任，這個選擇是最合適的，具有很高的權威性，從而極大地增強了公眾對於聯合利華的可信度。
（3)最關鍵的是，針對目標公眾最為關心的降價是否降低質量等猜測，聯合利華通過媒體都進行了必要的說明和解釋。這對媒介以及消費者具有很大的勸服作用。
江蘇一家板鴨店，過去在加工場門口曾掛著一塊牌子：“工場重地，謝絕參觀。”購買板鴨的人想從門縫中看看加工過程，也被工作人員勸走。後來，該店經理接受一位專家的建議，將加工場門口的那塊牌子改寫成“加工熟食，歡迎參觀”。購買熟食的顧客可以進去參觀加工場，不僅能看到鹽水鴨、板鴨等熟食的製作過程，還可獲得店裏贈送的一張購物優惠券。許多人參觀後，都興致勃勃地選購了熟食。從此，該店生意由淡轉旺，銷售量日趨上升。板鴨店經理感慨地說：“我店以前在電視台、電台作了多次廣告，花錢不少，但效果都不大。而這次隻換了一塊牌子，改了幾個字，銷售量便大大增加了。”
一、開放參觀
（一）開放參觀的類型
1.一般參觀和特殊參觀
（1）一般參觀，就是向一般公眾開放的參觀，對公眾對象不加限製。這種參觀應事先通過“告示”或其他傳播手段廣泛宣傳，內容包括開放參觀的目的、時間及參觀須知，以爭取盡可能多的參觀者來參觀。
（2）特殊參觀，指參觀者是具有特殊身份的公眾，如國內外同行、協作者或上級單位的領導等。