淺述會計電子檔案的管理與再使用
民生金融
作者：韓曉茜
【摘要】基於企事業單位財務管理的財務會計電子檔案管理是企事業單位整個檔案管理係統的重要組成部分。加強會計電子檔案的管理工作，對於提高會計電子檔案的利用有著重要的意義。
【關鍵詞】財務 會計 電子檔案 管理 再使用
以磁性介質形式儲存包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等，記錄、反映經濟業務的曆史資料和證據即為人們普遍意義上所指的財務會計電子檔案。
一、財務會計電子檔案
財務會計電子檔案是指儲存在磁性介質中可以被計算機使用的會計數據和會計軟件製造商編製的文檔程序等。財務會計電子檔案管理的主要任務是按照要求生成會計檔案，保障檔案安全，在保密的基礎上實現檔案的有效合理利用。
二、財務會計電子檔案的特點
財務會計檔案是記錄反映企事業單位經濟業務的重要證據資料，具備不可更改的時間、性質以及嚴格的數據勾稽關係。傳統的財務會計檔案被記錄在紙質文件上包括記賬憑證、賬簿和財務會計報告及相關的會計資料。財務會計檔案電子化的有效落實對於實現會計檔案的係統性，科學性、嚴密性、保密性、循環性等都有著極大的幫助意義。
三、財務會計檔案存在的問題和解決策略
（一）會計檔案難以長期保存
首先，現存的很多大中型企業保存財務會計檔案的手段仍為傳統的紙張記錄，很多企業甚至沒有成立專門的財務會計檔案管理機構，檔案在移交、存放、銷毀等方麵都存在管理不善的問題。由於管理鬆懈致使漏洞產生，進而導致財務會計檔案存在泄露和篡改的風險，長久性的檔案丟失，使企業經濟發展蒙巨大的損失。
對於這種局麵的有效解決可以從以下三個方麵出發：第一，對財務會計檔案進行分類細化管理，對檔案進行標簽處理；第二，對檔案中最重要部分，即涉及企業自身經濟效益的部分進行重點“保護”，單獨成冊，並與其他檔案存放區別對待；第三，注意保留檔案備份材料，嚴格按照檔案儲存的規定行事，實現紙質會計檔案的有效保存。
其次，財務會計電子檔案的管理也存在難以保存的問題。由於電子檔案的保存是將檔案存放於磁性介質中，介質失磁必然導致資料的丟失，又因為電子檔案管理對電子產業計算機等依賴較強，計算機係統又容易被黑客病毒等襲擊，繼而造成不可估量的損失。為有效解決這個問題可以采取以下三種措施：一、紙質檔案與電子檔案並存，並將之備份處理；二、增強會計檔案管理的製度措施，對黑客病毒等的入侵做到有效防範，對磁性介質進行合理保存；三、注意在升級計算機係統的同時升級資料文件庫。
（二）財務會計檔案管理工作未引起足夠的重視
雖然財務會計檔案管理工作對一個公司的發展至關重要，然而很多企業卻隻是將財務會計檔案管理工作掛在口頭上，而並未做到有效落實。類似於兼職人員管理檔案，檔案存放不科學，無備份，無保密措施等狀況都充分顯示企業的不重視。對於這種局麵的有效解決可以從以下兩個方麵出發：一是企業從上至下扭轉思維態度，將重視會計檔案管理納入企業管理章程，全麵實現員工對檔案管理工作認識的提高，有效提高檔案管理工作的效率，避免工作失誤；二是吸取國外的先進理念，對自身檔案管理加以輔助，必要的時候國家也需要采取幹預手段，進行相關法律法規的製定，規範化財務會計檔案管理工作的細節。