現在不少企業管理人員已經認識到采用人力資源管理係統的必要性，紛紛開發或選購適合本企業特點的人力資源管理係統。但是，仍有不少企業決策者對人力資源管理係統還沒有一個比較清楚的認識，他們往往認為隻要將核心員工的信息輸入計算機，再打印出漂亮的報表就行了。事實上，前後兩種應用途徑大相徑庭。確實，隨著市場的發展和入世帶來的緊迫感與衝擊，企業越來越重視“人”在企業發展中的作用，人力資源管理工作即是將員工作為一種資源、一種資本進行有效的開發和管理。因此，企業人力資源部門將逐漸從過去那種行政、總務、福利委員會角色轉變成為學習型組織、教育的推動者、高層主管的谘詢顧問、戰略業務夥伴、管理職能專家和變革的倡導者等。從這個意義上講，未來的人力資源管理就是人力資源開發的過程。我們可以將這種轉變用下麵的圖表表示出來：
從上圖中可以看出，采用人力資源管理係統將給企業帶來如下好處：
（1）采用人力資源管理係統，就可以用集中的數據庫將與人力資源管理相關的信息全麵、有機地聯係起來。
首先，我們可以反思一下，企業裏現有有關人力資源方麵的信息是如何保存和查找的？可能會用自編程序來計算核心員工的工資，而核心員工的養老金信息、合同信息、個人信息等可能被存放於多個辦公軟件word或excel文件中或打印出來放在文件櫃裏。這種分散的信息源，在信息的采集、整理和更新時會產生許多重複的工作，造成人工浪費，其保存和查找也是一個相當困難的過程，而要使所有的信息得到及時的更新從而保持相容的狀態則幾乎是不可能的。當政府部門、股東或上級機構需要一份報表時，往往會從計算工資的文件裏得到最新的核心員工人數和姓名，從另一個文件裏獲得他們的合同信息，再從其他文件裏獲取他們的年齡、生日、教育、性別等信息。由於它們都是分散保留的，因此將這些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由於信息的分散存儲造成信息不一致或不完全的情況，則更令人束手無策。時常會出現憑記憶或拍腦袋，人為“調平”數據的現象。而采用人力資源管理係統，就可以用集中的數據庫將與人力資源管理相關的信息全麵、有機地聯係起來，有效地減少了信息更新和查找中的重複勞動，保證了信息的相容性，從而大大地提高了工作效率，還能使原來不可能提供的分析報告成了可能。
（2）隻要獲取了相應的權限，就可以隨時進入係統，直接查閱相應的信息。
在沒有采用和實施人力資源管理係統之前，當企業管理人員要統計數字時，往往依賴於某個人或某些人來獲取。首先是找到人力資源部的相關人員，由他們從不同的計算機文件、打印件或檔案櫃中查找相關的信息，再彙總後提交。這種依賴於人的過程往往會因為花費的時間較長或某個人不在辦公室而不能及時完成。在采用和實施人力資源管理係統之後，就會將依賴於人的過程改為依賴於計算機係統的過程。企業管理人員隻要獲取了相應的權限，就可以隨時進入係統，直接查閱相應的信息。如某廠在采用和實施人力資源管理係統之後，一位總經理在隨意瀏覽全廠人事信息時，偶然發現某位核心員工在某月有多天的加班工資，而他記得該核心員工曾在該月請了多天病假。這種現象其負麵影響往往會遠遠超出幾十塊錢的加班費。試想一下，如果同部門的另一位核心員工也請了若幹天的病假並且被扣了部分病假工資，那麼這位核心員工會如何對待工作？其他核心員工又會有什麼樣的想法？像這種審計過程，在沒有人力資源管理係統支持之前幾乎不可能實現。企業的總經理可能會因為工作的繁忙而無暇顧及“小事”，也可能會因為其他因素不便細查，或者他也想不到會有某種舞弊的現象存在。而人事部門提供的報告畢竟隻是靜態的、彙總的，可能是經過人為過濾的和一個側麵的信息。實施了人力資源管理係統之後，總經理也許隻是利用五分鍾的空閑時間就可以瀏覽一下係統，不僅可以得到較為全麵的、詳細的、未經過濾的第一手人事信息，發現不公平的現象，甚至還可以從中得到某些靈感和啟發，從而改進企業的管理。這種透明性還可以規避企業管理中潛在的風險。
（3）不僅在於選拔出合適的核心員工，而且它還給核心員工一種暗示：個人在本企業的前途不在於是否善於在領導麵前表現，而是在於個人的努力程度，從而達到激勵核心員工的目的，從而更好地留住核心員工。