檔案管理信息化建設淺析
政府與公共管理
作者：賈桂芝
摘要：檔案管理工作中一項最為重要的任務就是實現檔案管理建設信息化，信息化已經成為當前檔案管理工作中發展的必然方向。本文認真分析了目前建設檔案管理信息化過程中出現的問題和好的方法，對如何做好新時期的檔案管理工作具有參考意義。
關鍵詞：信息化檔案管理計算機文件
檔案管理信息化是指利用現代信息技術、網絡技術和計算機技術對檔案管理工作中的檔案信息資料進行信息化管理，從而更好地服務於社會發展。檔案管理的信息化是一個建設信息化的工作，又是同種信息資源的載體、存儲、檢索與管理不斷變化。現在我們處在日新月異的信息社會，為加快經濟社會建設，檔案信息化建設非常有必要，意義重大。本文研究當前狀況總結一些經驗以供參考。
一、新時期檔案管理信息化存在問題
當前信息化建設得到了高度重視，取得了顯著成效，但由於種種原因還存在問題如下：
1.規範、標準方麵的問題。因為沒有一個統一的標準，造成一些係統與數據格式出現異構，所以這需要相關部門盡快出台相應的法規政策。我國檔案信息化管理建設的情況是，檔案信息管理軟件存在適用性和通用性嚴重不足的情況；計算機設備和外部設備的型號不相同，質量也各有差別，有統一標準的硬件設備缺乏，怎麼進行檔案的分類、編碼也沒有相通的規範。因為這類問題的存在導致檔案信息化建設步伐受阻，限製和影響了檔案交流的範圍。
隨著信息技術和科學水平的飛速發展，檔案信息管理工作在實現信息化過程中需要不斷采用新技術新信息，例如數字水印防偽電子簽章、智能搜索、身份認證等，這就要求我們不斷實現軟件的更新。另外，因為網絡技術尚未成熟，黑客攻擊和電腦病毒泛濫，這些會造成電子檔案特別是那些高度保密的資料會被他人竊取、偽造和修改，需要我們特別注意。
2.數據質量存在問題。因為規範不夠詳細，造成目前信息采集工作出現不規範、不全麵、不準確的問題，達不到智能檢索、精準查詢等需求。
3.從業者素質問題。人才是任何一類工作的核心，不管管理方法、技術多麼先進，都是沒用的，檔案管理實現信息化也不可能。目前在檔案管理信息化建設過程中最為突出的就是缺乏精通檔案管理和計算機的複合型人才，大部分都是操作型人員，能夠實現信息導航、程序運維谘詢服務和開發係統的高科技人才更是少之又少。如果檔案管理軟件出現問題，隻能夠向開發商求助，這嚴重影響了檔案信息化管理建設的速度與質量。
二、新時期檔案管理信息化建設方向
數字電子檔案館的建設決定建設檔案信息化的方向，不過這裏出現的數字電子檔案館，不是傳統意義上的檔案館，指的是利用網絡技術把一些相關檔案館組合起來。這種檔案館還有一個作用就是綜合各種信息和資料，實現對檔案信息標準化處理。服務對象社會化和管理過程一體化等更高要求的提出，使數字電子檔案館的建設有了更高的標準。數字電子檔案館建立的目的是最大限度地方便人們利用檔案資料，服務經濟建設。當然數字電子檔案館的建設需要各種條件，數字電子檔案館的建設需要良好的基礎設施，比如計算機、通信、網絡硬件。建設數字檔案館采用的是網際網結構，僅僅依靠檔案管理單位自主建設的網絡設施，不管是從實踐上還是理論上都行不通，也不合理。在實際工作過程中，隻有具備了網絡環境基本條件和通信高速數字設備的大環境，才能實現數字電子檔案館的建設。通常情況下，需要具備聯通不同部門的內部網絡平台，需要外部具備連通信息高速通信網絡的基礎。