由於人們每天需要幹的事情很多，事情又有輕重、緩急之分，大小之別，難免有時顧此失彼。所以在有了工作日程表以後，最好隨身攜帶筆記本和備忘錄用紙，這樣你不但明確了當天的工作，也明確了此時此刻應該做什麼。
除隨身攜帶筆記本外，使用卡片也是一個好辦法。可以把卡片放在衣袋裏、辦公桌上、家裏的寫字台、飯桌上、電話機旁、床邊和廁所等必不可少的地方，時時提醒自己。
在工作中，有時突然頭腦中冒出一個新穎的想法，或者想起了什麼必須幹的事。如果這些想法與目前正在做的事有關聯，那可以照著去做。如果它並不是要立即去做，今後做會更合適，那就把它記在備忘錄上。對那些有意義的設想，可以利用星期天、節假日仔細研究，並加以歸納整理，這樣，本來不太明確的事也明確了，你的工作和應辦的事就更有條理了。
3.進行合理的組織工作
工作目的、工作任務明確後，能不能很好地實現，就在於進行合理的組織工作。一位管理者深有體會地說：“總經理的最大困難之一是組織自己的時間。”
組織工作首先要做好選擇、區分的工作，剔除那些完全沒有什麼價值或者隻有很小意義的工作，接著再排除那些雖然有價值但由別人幹更合適的工作，最後再剔除那些你認為以後再幹也不要緊的工作。對於那些必須目前就幹的工作，也要很好地進行組織。組織工作的方法有如下幾條，既可以單獨使用其中的一條，也可以互相配合作用。
（1）綜合。即在同一時間內綜合進行多項工作。我們說，辦事要有順序，並不是說同一時間內隻能辦一件事，而是運用係統論、運籌學等原理，可以同時綜合進行幾項工作。在管理學中，把工作單方向一件一件依次進行的辦法，叫做垂直型工作。就像站著一大排人，一個一個地傳遞磚頭，這樣做效率比較低。反之，如果把各項工作綜合起來統一安排，效率就會大大提高。
（2）結合。即把若幹步驟結合起來。例如有兩項或幾項工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯係，實際上又是服務於同一目的的，因而可以把這兩項或幾項工作結合為一，利用其相同或相關的特點，一起研究解決。這樣自然就能夠省去重複勞動的時間。
（3）重新排列。即改變步驟的順序，也就是要考慮做工作時采取什麼樣的順序最合理，要善於打破自然的時間順序，采取電影導演的“分切”、“組合”式手法，重新進行排列。例如一天工作下來很疲乏，晚上又要上夜校，那麼就應該把休息時間提前，從床上移到其他地方，如在公共汽車上趁機閉目養神，可保證晚上精力充沛。假如你是一個業餘作者，白天不容你靜下來構思作品，晚上又難以入睡，不妨在此時讓思緒遨遊一番。
（4）變更。即改變工作方法。改變工作的手法大體有兩種，一種是“分析改善方式”，即對現行的手段方法認真仔細地加以分析，從中找出存在的問題，即找出那些不合理和無效的部分，加以改進，使之與實現目標要求相適應。一種是“獨創改善方式”，即不受現行的手段、方法的局限，在明確的目的基礎上，提出實現目的的各種設想，從中選擇最佳的手段和方法。
（5）穿插。盡可能把不同性質的工作內容互相穿插，避免打疲勞戰，如寫報告需要幾個小時，中間可以找人談談別的事情，讓大腦休息一下。又如上午在辦公室開會，下午到群眾中去搞調查研究，等等。
（6）代替。即把某種要素換成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改為寫便條，需要每周出訪的改為隔周一次，在不出訪的那一周裏，可用電話來代替出訪。
（7）標準化。即用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作。比如，記錄時使用通用的記號，這樣一來就簡單了。對於經常性的詢問，事先可準備好標準答複。
⒋運用化繁為簡的工作方法
最容易不過的是忙碌，最難不過的是有成效地工作。而化繁為簡，善於把複雜的事物簡明化，是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。工作中，我們經常看到有的人善於把複雜的事物簡明化，辦事又快又好，效率高；而有的人卻把簡單的事情複雜化，迷惑於複雜紛繁的現象，使複雜的事物越複雜，工作忙亂被動，辦事效率極低。這兩種類型的人其工作水平、效率之高與低，就在於會不會運用化繁為簡的工作方法和藝術。
美中貿易全國委員會主席唐納德·C·伯納姆在《提高生產率》一書中講到提高效率的“三原則”，即為了提高效率，每做一件事情時，應該先問三個“能不能”：能不能取消它？能不能把它與別的事情合並起來做？能不能用更簡便的方法來取代它？根據這個啟示，我們在檢查分析每項工作時，首先問一問以下6個問題：