（3）要力戒由於幹擾或因為厭煩了手頭上的工作，而放下正在做的事情去幹其他不相幹的工作。一定要力求在結束手頭這項工作之前，為它采取了所有應該采取的處理措施。
（4）按規則把已經處理完畢的東西放到適當的地方去。再核對一下剩下的重點工作，然後再去開始進行第二項重要的工作。
從辦公桌上拿開目前不需要的書籍、文件後，可以按其重要性和先後順序，分為“應立即處理的”，如緊急信件和其他必須馬上處理、做決定的事；“暫時靠後處理的”，即大致看一下文件內容，按內容分類放入檔案夾中，在采取適當的行動之前，一直放在那裏；“以後處理的”，即不是當前的重要工作，還有待研究、需要進一步在時間等方麵作較充分安排的事項；“留作資料保存的”，包括上司的指示、決定以及有保留價值的資料、文件等等。根據自己所好“分類保存”，用完以後放回原處。手稿、資料、書籍等，什麼東西放在哪裏，都要有一定的“規矩”。每次用完，隨手放回原處。對與你有聯係的報紙、出版社、文藝界、科學界朋友的姓名、地址和電話號碼，也分門別類登記，可隨手查到。養成“有首尾”的好習慣，把資料手稿整理得井井有條，辦公桌就像“管理交通”一樣管得有條不紊，這樣就避免了混亂，時間就不會在找這找那中溜過去。
2.把工作任務清楚地寫出來
工作的有序，體現在對時間的支配上，首先要有明確的目的性。很多時間管理權威都指出：如果能把自己的工作內容清楚地寫出來的話，便是很好地進行了自我管理，就會使工作條理化，因而使個人的能力獲得很大的提高。
隻有明確自己的工作是什麼，才能認識自己工作的全貌，從全局著眼觀察整個工作，防止每天陷於雜亂的事務中。隻有明確辦事的目的，才能正確掂量個別工作之間的不同比重，弄清工作的主要目標在哪裏，防止眉毛胡子一把抓，既虛耗了時間，又辦不好事情。隻有明確自己的責任與權限範圍，才能擺脫自己的工作和下級的工作、同事的工作及上級的工作中的互相扯皮和打亂仗的現象。
填寫自己應幹工作的清單是使自己工作明確化的最簡單的方法之一。其方法是在一張紙上首先試著毫不遺漏地寫出你正在做的工作。凡是自己必須幹的工作，且不管它的重要性和順序怎樣，一項也不落地逐項排列起來，然後按這些工作的重要程度重新列表。重新列表時，要試問自己：“如果我隻能於此表當中的一項工作，首先應該幹哪一件呢？”然後再問自己：“接著，我該幹什麼呢？”用這種方式一直問到最後就行了。這樣，自然就按著重要性的順序列出了自己的工作一覽表。其後，對你所要做的每一項工作，寫上該怎樣做，並根據以往的經驗，在每項工作上注上你認為是最合理最有效的辦法。
為了使工作條理化，不僅要明確你的工作是什麼，還要明確每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作進度，並通過有條理的連續工作，來保證按正常速度執行任務。在這裏，為日常工作和下一步進行的項目編出目錄，不但是一種有效的時間節約措施，也是提醒人們記住某些事情的手段。特別是製定一個好的工作日程表就更加重要了。工作日程表與計劃不同，在於計劃是指對工作的長期打算，而日程表是指怎樣處理現在的問題。比如今天的工作、明天的工作，也就是所謂的逐日的計劃。許多人抱怨工作太多、太雜、太亂，實際上是由於他們不善於製定日程表，不善於安排好日常的工作。名作家雨果說過：“有些人每天早上預定好一天的工作，然後照此實行。他們是有效地利用時間的人。而那些平時毫無計劃，靠遇事現打主意過日子的人，隻有混亂二字。”製定工作日程表應遵守以下原則：
（1）以重要活動為中心製定一天工作日程。有些工作是關鍵的或者說是帶戰略意義的重要活動，應以這樣的重要工作為中心。
（2）以當天必須首先要做的那件工作為中心製定一天工作日程。不可能有這種情況，剛開始幹，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天內必須做完、一旦受幹擾中斷就不太好辦的工作。
（3）把有聯係的工作歸納在一起做。種種瑣事歸納到一起，會使工作有節奏和氣勢。例如，有些信件，可以歸總起來一次寫完；盡量地約好時間，盡可能地集中地依次會見來訪者；必須閱讀的材料，集中到一起很快地過一下目，等等。
（4）使工作日程與自己的身體狀況、能量的曲線相適應。能量曲線因人而異，一般人上午精力充沛，因此，要利用這段時間去從事那些最有挑戰性、最富於創造性的工作。而在你精神上、體力上和工作效率都在減退時，換做一些其他工作，或者做一些事先已經安排好了的工作，或者休息一下。