“雙核心論”把檔案館的核心職能界定為“存”,“用”並舉,明確了檔案館建設與發展的方向,對檔案館建設具有重要的指導意義。它既強化了資源建設理念,又強化了開發利用的價值取向,在電子時代更具有現實意義。
綜上所述,學界對檔案館基本職能的認識比較一致。對檔案館核心職能的“一核心論”、“多核心論”和“雙核心論”的討論可以看做是肇始於20世紀80年代初的檔案館“藏用關係”論爭的延續:動態地看,“存”與“用”是辯證統一的關係,“存”為本,
“用”為實。它的意義在於,明確檔案館的核心職能就是要堅持資源建設和開發利用“兩手抓,兩手都要硬”,無論何時都不能顧此失彼。檔案館在某個特定時期可能會突出“存”或“用”的某一方麵,但不能就此將其作為長久或永遠的唯一核心。
1.2 檔案館職能的拓展
周毅認為,在國家檔案館已被法律賦予公共職能的前提下,檔案館開始主動參與現行文件開放實踐,並逐步成為政府信息的公共查閱點和信息資源公益性開發的主體之一。公共檔案館的職能拓展已經成為一個基本趨勢。職能拓展的可能路徑是:(1)公共檔案館的收藏對象正從傳統的檔案史料(非現行文件)逐步拓展到包括處於不同運動階段的文件和政府信息;(2)公共檔案館現行文件服務中心可以為政府信息的申請者提供指導,這是一種信息引導服務:(3)公共檔案館可以擔當現行文件公開審查和針對性“建檔”的職責;(4)公共檔案館可以協助有關機關編製辦事指南與信息登記簿,嚐試開展現行文件和政府信息的深加工;(5)公共檔案館不僅是檔案史料的保管、展示與利用中心,而且也應該成為現行文件、政府信息和其他信息資源開發利用中心;(6)公共檔案館可以成為服務政府信息管理的區域性電子文件中心。為此,公共檔案館要有明確的製度安排,要掌握好適當的邊界,要進一步突出本館“專家”的功能,要提升團隊學習能力。
在檔案館職能向現行文件領域拓展已得到法律認可的曆史條件下,檔案館作為什麼,如何作為,注意什麼,周毅的觀點為我們打開了一個思考的空間,提供了一個值得參照的技術路徑。
2 檔案館功能研究
2.1 對檔案館功能的基本認識
宗培嶺認為,檔案館功能是通過收集接收、整理保管、提供利用和檔案研究四大“特有活動而實際起到的作用”,可以將其歸納為基本功能和延伸功能兩部分。其中,基本功能包括社會記憶功能和知識儲備功能,前者側重指綜合檔案館的存史作用,後者側重指科技專業檔案館存儲知識的作用。延伸功能包括資政決策功能、文化教育功能、市場服務功能。國家設置檔案館的基本目的之一是保存社會記憶和儲備知識,保存好社會記憶和儲備好知識以供備查,就是檔案館對社會的貢獻。過分強調檔案館的現實作用並以之評價檔案館的功能是片麵的。
王向明認為,檔案館功能可以分為兩個部分,即基本功能和社會功能。所謂檔案館的基本功能是指檔案館在人類社會中所起的最本質的初始功能,它是由人類社會對檔案的利用需要決定的。這種功能往往是檔案館的一種首要的功能,是檔案館其他功能得以正常發揮的基礎。檔案館的基本功能就是對一定範圍內檔案的收集功能和存貯功能。我國檔案館的社會功能應當進一步拓展,一般應具備:(1)曆史記憶功能;(2)資政決策功能;(3)社會教育功能;(4)學術研究功能;(5)信息傳播功能;(6)智力開發功能;(7)公共消遣功能。
張照餘認為,檔案館的社會功能可以概括為:“資治”、
“存史”和“文化傳承”。三者之間存在“資治”為源、“存史”為本、“文化傳承”為實的辯證關係。
由此可見,學者們對檔案館基本功能的認識還不一致。檔案收集、檔案存貯、存史、社會(曆史)記憶是基本職能還是基本功能大家見仁見智。筆者傾向於檔案收集、檔案存貯、存史是基本職能,社會(曆史)記憶是基本功能的觀點。至於社會功能或延伸功能,概括起來有:資政決策功能、社會教育功能、學術研究功能、信息傳播功能、智力開發功能、社會(市場)服務功能、公共消遣(休閑)功能,等等。
2.2 網絡環境下檔案館功能的轉變與變革
譚必勇、朱玉媛認為,從宏觀上看,信息技術的發展帶來了檔案館功能的巨大變化,檔案館新的功能將會不斷增加。主要表現為:(1)社會化服務功能突出;(2)知識文化研究功能深化;(3)信息傳播功能強化;(4)休閑功能凸顯。為此,應加快傳統檔案館與數字檔案館的融合,建設好複合型檔案館。
張衛東、王萍認為,在新時代,檔案館的工作重心從檔案實體保管向信息資源的開發利用轉移,投入從以文本資源為主體轉向對非文本資源,特別是數字資源的開發為主體,從保守的被動服務向更加主動的開放服務轉變,檔案館在功能定位的觀念性問題上已經有了很大的改進。隨著計算機技術在檔案館工作中的廣泛應用,檔案館的功能出現了一些新內容:(1)對數字資源的揭示是現代檔案館的主要特征;(2)現代檔案館是檔案信息管理和知識服務的中心;(3)現代檔案館提供權威的、特色性和個性化的服務;(4)檔案館服務的社會化增強。檔案館新功能的實現平台是:檔案官方機構網站;數字檔案館;檔案信息門戶。
四位作者對網絡環境下檔案館功能轉變或變革的論述是基於檔案館社會功能的展望或預期,提供了現在和未來的一些特征與圖景,為我們對檔案館社會功能的認識開辟了一個新的視角。