摘要：對近幾年檔案館職能和核心職能，檔案館基本功能和社會功能，檔案館“四位一體”的功能定位與建設研究成果進行總結和評價。
關鍵詞：檔案館職能；檔案館功能；職能定位；功能定位；職能拓展；功能建設
經濟發展、社會轉型和政府管理體製改革的強力推進帶來檔案事業的變革和進步。作為檔案事業主要載體的檔案館也迎來前所未有的機遇和挑戰。在新的曆史時期，檔案館職能和功能如何定位與建設並有效實現其建設目標成為檔案行政主管部門和檔案工作者思考的重要問題，也成為檔案學術界研究的熱點之一。筆者對近幾年檔案館職能和功能定位與建設的研究成果進行總結和評價。
1 檔案館職能研究
1.1 檔案館基本職能與核心職能
宗培嶺認為，檔案館的職能與功能是有區別的。檔案館職能是指其在社會分工中的職責，一般是相對穩定的；而檔案館的功能是指其功效與作用。它既不是人們主觀想象的，也不是外部強加的，是檔案館通過自己特有活動而實際起到的作用，它一般是動態的。《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十條規定：
“中央和地方各級國家檔案館，是集中保存、管理檔案的文化事業機構，依據《檔案法》第八條規定，承擔下列工作任務：(一)收集和接收本館保存範圍內對國家和社會有保存價值的檔案；(二)對所保存的檔案嚴格按照規定整理和保存；(三)采取各種形式開發檔案資源，為社會利用檔案資源提供服務。”由此可以看出，法規賦予檔案館三項職能，即收集和接收職能、整理和保存職能、提供服務職能。檔案館作為一個文化事業機構或業務單位，在工作中不可避免地會有一係列檔案理論與實踐問題值得研究，檔案研究應是檔案館本職工作範圍內的事情。因此，檔案館的職能定位應是收集接收、整理保管、提供利用和檔案研究四個方麵。…在後來的研究中，宗培嶺又將檔案館的職能概括為三個方麵，即檔案保存、利用服務與檔案研究三大職能，其中檔案研究是為更好從事檔案保存與利用服務而衍生的職能；而檔案保存職能，即保存曆史或社會記憶則是檔案館的核心職能。檔案館的主要職責則是保存國家曆史，積累和保存檔案就是保存了曆史文化遺產。從曆史的觀點看，國家之所以設立檔案館，其核心職能應是保存國家曆史或社會記憶。沒有“藏”就沒有“用”，“用”必須以“藏”為基礎，
“藏”的重要性是居第一位的。任何國家設立檔案館的主要目的都是保存好國家的曆史，在此基礎上再開展利用服務，不能把兩者的順序倒置。
潘玉民認為，檔案館在履行保存、利用服務與研究的諸種職能中，如果說核心職能的話，那麼應該是利用服務這個職能，而檔案的保存職能隻是檔案館最基本的職能之一。基本職能與核心職能在程度上不同，基本職能即根本職能，是指一個機構應當承擔的任務和職責；而核心職能則是指中心職能而言，它能指導和帶動其他職能。就檔案館而言，其核心職能隻能是利用服務職能。當然，檔案館的核心職能是隨著社會的發展而不斷發展變化的，保存檔案是檔案館早期的核心職能。現代意義檔案館出現後，檔案館應突破傳統的保存職能，全麵實現檔案館社會價值與社會地位。檔案館發展需要存史職能，為後世積累並傳承人類社會記憶，但更需要利用服務職能。檔案利用服務是檔案館事業之本，是檔案館發展的強大推動力，是增強檔案館與圖書館、博物館競爭力之所在。無論從理論上，還是從實踐上，檔案館都不能以存史為核心職能，而應以利用服務為核心職能。
管先海、劉偉、白樺對宗培嶺和潘玉民的觀點提出商榷。在分析了以存史為核心職能和以利用服務為核心職能的不足之處後，提出“集中管理檔案”應當是檔案館的核心職能。他們認為，《檔案法》第八條明確規定：
“中央和縣級以上各級檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管範圍內的檔案。”接收、收集、整理、保管和提供利用都是“集中管理檔案”這一核心職能的核心內容。接收、收集、整理、保管檔案都可以納入館藏資源建設即存史職能的範疇，而提供利用檔案就是指利用職能。因此，無論從曆史與長遠角度看，還是從社會與現實角度看，“集中管理檔案”這一核心職能似乎都應該是比“存史”或“利用”更為妥當，且容易為絕大多數檔案界同仁所認可。
隨後，一些學者和檔案學愛好者在《檔案界》網站上圍繞“你認為檔案館的核心職能是什麼”進行了熱烈討論。主要觀點有：“一核心論”，即認為存史、利用、法律憑證、集中管理檔案分別是檔案館的核心職能。“多核心論”，即認為存史、保管和宣傳教育，收集、保護和利用，存史、利用和保管分別是檔案館的核心職能。
張強就“一核心論”與“多核心論”進行了評析。他認為，“存史論”對於加強館藏資源建設，保存國家和民族的曆史記憶具有積極的意義，但是把檔案館的核心職能定位為靜態的“存史職能”則有僵化之嫌。該觀點強調檔案利用需求的社會客觀性，弱化了檔案利用服務中的主觀能動性，容易導致檔案館建設重回“重藏輕用”的老路。“利用論”能夠看到檔案館職能的動態性、階段性，對信息社會檔案資源的利用服務將會產生積極的影響。和“存史論”存有偏頗一樣，以此定位很容易走上“以利用為綱”的歧途。當一切以“利用是中心，利用是目的”的時候，檔案館的重要職能將弱化為與圖書館的職能無異，檔案館的利用服務也將成為無源之水。“多核心論”實質上是一種無核心論，把檔案館的所有職能囊括其中顯然不能說是中心職能。
“集中管理檔案”的觀點實質上也是一種“多核心論”。它把與檔案業務有關的所有環節全包含進去，表麵上更概括、更抽象，實質上是所有業務環節都成為核心職能。由此可知，單純強調“存史”可能陷入“重藏輕用”的怪圈，單純強調“利用”可能踏入“利用為綱”的歧途。檔案館核心職能的演變實質上是“存”與“用”博弈的結果。當前，二者的博弈進入了職能的“雙核心”時代。忽視存史與利用服務任何一個職能都會導致檔案館的畸形發展。弱化兩個核心職能中的任何一方檔案館都難以承擔起在新時期的責任與任務。現階段檔案館的責任和任務已經是保存曆史記憶和服務社會、服務人民並重，我國檔案館發展進入了“雙核心”時代——存史與利用服務。