zzia050406220：同意您對備考表作用的說明。不過我有一個疑問，傳統的做法是一卷一盒，備考表同其所反映的實體(即檔案)是一體的，那麼針對檔案立卷情況、完整程度和保存狀況等描述就能夠起到“備考”的作用。而現在的情況卻不同，采用一件為單位保存，那麼備考表就成為“盒內備考”，但是每一件是分散存在的(指不再裝訂組卷)，那麼備考表與檔案實體實質上是分散的，以前我們可以根據案卷的狀況及時根據備考表發現案卷存在的問題(比如拆卷、移出、替換等)，那麼現在我們通過什麼途徑發現盒內文件存在的問題？原整理規則下，我們能夠第一時間通過肉眼發現檔案的異常情況，就能夠通過備考表來驗證檔案是否存在異常情況。而如今的情況是，我們很難第一時間發現盒內文件的異常狀況，備考表的作用是不是被削弱了？
Lonqzhengyi：絕大多數情況我們都是在利用過程中發現了檔案有異常的，那麼這個時候就可以通過備考表得到合理的解釋。
一井水：盒內備考表的作用是用來填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況的，所以說其作用的發揮和訂卷不訂卷關係不大。因為以件為單位來保存和利用盒內文件的次序就很難保證，遺失或者其他情況的發生不會像以前那麼容易發現，所以，更應該重視檔案借閱、歸還時檢查與記錄，發現問題及時填入備考表。也正說明，盒內備考表比卷內備考表更有用。
zzia050406220：那我是不是可以這樣理解：盒內備考表的作用是用來“跟蹤”盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況的，並不是用來“保證”盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況的？
夏至的孔雀：備考表怎麼能“保證”得了盒內文件的狀況呢？隻有管理者的責任心、每一個步驟都規範操作才“保證”得了盒內文件。而備考表起到了助手的作用。
白樺：備考表能起到明確整理工作責任、強化監督的作用，對每盒歸檔文件來說都是必不可少的。那麼，備考表究竟應該包括哪些項目？這些項目應該如何填寫呢？據我了解，無論是以往的卷內備考表，還是現在的盒內備考表，項目及其填寫可以說是五花八門，令人眼花繚亂。我認為，盒(卷)內備考表應該包括以下必要項目：其一是機關名稱和組織機構名稱：機關名稱填寫立檔單位名稱，組織機構名稱填寫按組織機構分類的組織機構名稱，不是按組織機構分類的組織機構名稱可不填寫；其二是目錄號和盒(卷)號：目錄號填寫案卷目錄號或本盒文件所在目錄號，盒(卷)號就是盒號或案卷號；其三是本盒(卷)內的文件頁數：填寫本盒或本卷內的文件頁數；其四是本盒(卷)內的缺點或其他情況：填寫本盒或本卷內文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；其五是整理(立卷)人及整理(立卷)日期：整理(立卷)人填寫歸檔文件整理人或立卷入，整理(立卷)日期填寫歸檔文件整理或立卷日期，日期要年月日填寫齊全；其六是檢查人及檢查日期：檢查人填寫負責該項工作的領導或業務人員，檢查日期要年月日填寫齊全。應當指出的是：有的備考表將立卷日期與檢查日期合而為一，我認為是不科學的。