蘭台新兵：以我縣財政局為例，該局有20個左右的內設機構，一年歸檔的文件材料在200O件左右。如果我們采用“年度一組織機構一保管期限”分類法，該局歸檔文件材料件號編製就會存在60個“1”，至少也要準備60個盒子進行存裝。但實際上每個科室的歸檔文件材料多少是不一致的，有的一年就那麼幾份，照此分類方法整理，有的盒內放置太少，大大增加了保管成本，浪費空間資源。如果采用“年度一保管期限”分類法，件號編製隻會存在3個“1”，最多用60個盒子就能存放一年所形成的檔案。采用這種分類方法排列時，將同一保管期限、同一機構的文件相對集中。在整理結束編製整理說明時，就可說明永久的某號至某號分別是哪個科室。
王旭：歸檔文件分類問題，這是按件管理檔案不容回避的問題。按照檔案整理的簡化初衷，國家檔案局提倡按件歸檔，在前麵大家也提到了好幾種慣常做法，比如按“年度一問題一保管期限”分類法、按“年度一組織機構一保管期限”分類法，等等。兩種做法各有優缺點：第一種分類法，容易打破部門所編的流水號，好整理，卻不好利用；第二種分類法，好利用，整理要費時些。我的想法是，檔案工作的目的在於利用，還是按問題分類好，或同時采用這兩種方法，先按部門將文件形成一個流水號組建一個檔案表，這樣曆年各部門移交了哪些檔案一目了然，然後按問題分類，進入真正的整理檔案程序。按件管理檔案，得有個前提，就是先要有檔案管理係統，沒有這個前提，不要提按件管理這件事，大家在討論以卷整理還是以件整理時就提出過按件整理的缺點，即離開計算機就有可能是大海撈針。檔案部門內部，先上檔案管理係統，再設置兩套管理體係，最後還是按問題分類管理檔案，能在提供利用時發揮很大優勢！不管按件管理有多麼多的劣勢，做好備份並不會出現多麼嚴重的後果，我支持按件整理檔案，按問題進行分類。
滄海一粟：關於在整理檔案中如何歸類問題，我認為應該具體情況具體分析，不能一刀切。對於國家部委、省直等比較大的單位，其內部組織機構每年形成文件一般相對較多，在整理檔案中不妨采用“年度一組織機構～保管期限”分類法，先將歸檔文件按組織機構分類，然後再按保管期限分類。其實，這些比較大的單位內部組織機構形成的文件大多由本身收管，就是移交給檔案室，歸類前一般也不會與其他機構文件混雜，按組織機構分類應該說比較省事，隻需將各內部組織機構形成的文件按保管期限分類即可。對於市直、縣直等相對比較小的單位，其內部組織機構每年形成文件一般相對較少，在整理檔案中采用“年度一組織機構一保管期限”法似乎不太妥當也沒有必要，不妨采用“年度一保管期限(一問題)”分類法，將歸檔文件先按保管期限分類，再分別按問題排列各保管期限檔案，一般分黨務、行政、業務三大問題即可。其實一些比較小的單位，一年總共形成不了多少檔案，其內部組織機構每年形成的文件就更少了，整理檔案中采用“年度一組織機構一保管期限”分類法實在有“殺雞用牛刀”的味道，采用年度一保管期限(一問題)”分類法實屬無奈。
(摘自《檔案界》網站)