手機短信在檔案館中的應用，其實質是利用通信技術手段加大檔案館館藏資源的增值服務的力度，是對檔案館傳統服務的一次革新。手機短信提供的這些個性化、多元化、人性化的服務能夠極大地方便用戶，讓用戶感受到檔案館的人文關懷，樹立檔案館良好的品牌形象，提升檔案館的社會影響力，使檔案館為更多人所熟知和利用。
4.1 方便獲取所需的檔案信息
利用短信平台，檔案館向用戶提供更方便、更優越的資料檢索服務。基於短信的信息檢索，將具有普通網絡查詢所無法比擬的優勢，用戶的檢索不再受地域、時間和計算機條件的影響，用戶將具有更高的自主性和隨意性。既利用了用戶的一些空閑時間，也可以發揮檔案館資源優勢，提升了檔案信息服務層次。
4.2 檔案館服務範圍的拓展
檔案館可以根據自身具體情況(館藏情況、用戶人數等)，以檔案館網站為依托，並以各種途徑加強宣傳，吸引用戶使用，可以采用對注冊用戶與個別用戶分別進行服務的方式。檔案館短信服務可以采用定製或個別信息服務的方式，服務以本館注冊用戶為主，圍繞檔案信息服務為主，同時開展靈活多樣的短信互動、信息導航。
4.3 檔案館服務能力增強
隨著手機短信在檔案館中的應用，繁瑣的檔案借閱工作可部分通過手機來進行，不僅減輕了工作人員的工作壓力，而且極大地提高了工作效率。可以預見，檔案館將要通過短信借閱平台相繼開展預約、續借、電子公告等服務。隨著借閱條件的便利，借閱者人數增多，檔案館館藏檔案社會利用得到了全麵實現，檔案館館藏檔案的使用率和社會效益大為提高。
4.4 檔案館可提供特殊服務
以前用戶因工作繁忙忘記及時歸還檔案，或沒有及時瀏覽檔案館網頁的檔案信息，導致用戶對此有較多的抱怨和意見。現在，開展了手機服務的檔案館可及時提供檔案和現行文件目錄信息，提升了檔案館的服務水平，將檔案和現行文件目錄信息主動及時提供給用戶，大大方便了用戶。
4.5 促進檔案館與利用者互動交流
互動交流是現代檔案館服務的基本環節，它能夠起到培養用戶忠誠度和檢驗服務績效的作用。手機短信的應用為檔案館構建實時交流平台提供了必要條件。檔案館充分發揮手機短信的服務功能，可以了解利用者信息需求，對不同年齡段、性別、地區、文化水平和專業領域的利用者適度細分，有針對性地開展宣傳推廣活動，圍繞特定用戶群體的需求架構信息交流平台，促進檔案館與利用者形成良性互動。
4.6 檔案館服務更加個性化
現代社會的檔案用戶所提的問題千奇百怪、五花八門、包羅萬象，並不僅僅是檔案館館藏的查詢、谘詢等大眾問題。手機短信的開通，使檔案館不僅能提供用戶需要的這些大眾問題，也可以提供單個問題的解答，可以對某一主題提供周期性信息傳遞，為用戶提供更為貼心周到的信息服務。
4.7 提升了檔案館的社會影響力
目前，很多年輕人都很喜歡使用手機短信息的功能，都鍾情於手機短信這樣一種溝通方式。開展了手機短信服務的檔案館，能吸引一些新的、潛在的用戶利用檔案館的服務，從而擴大檔案館服務對象，提升檔案館的影響力。
3G技術時代的來臨，手機已成為我們必備的信息工具，而短信又是一個重要的信息利用方式，是人們生活中不可或缺的一部分。作為信息技術發展中的“新秀”～一移動通信技術，利用手機短信將檔案館帶入一個“移動”的新時代，進而帶動整個檔案館工作的新發展。
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(作者單位：廣西民族大學管理學院來稿日期：2009-10-20)