摘要：二維條碼是一種高密度、高信息含量、價廉可靠的計算機可以直接識別的便攜式數據文件。本文提出將電子文件的內容及元數據存儲在二維條碼中，附著在紙質文件上，形成紙質電子文件，這樣在電子文件從產生到永久保存的整個生命周期中的各個階段都可以通過解碼設備掃描條碼，讀取條碼中的信息並將信息保存到本地。可有效解決歸檔、移交環節中信息的重複錄入，避免多次錄入中的信息差錯，實現電子檔案的長期保存、信息共享，提高檔案管理水平。本文的研究結果證明將二維條碼技術應用到檔案管理當中是可行的，必將對檔案管理的現代化、標準化以及提高效率產生積極的影響。
關鍵詞：二維條碼；電子檔案；檔案管理
1 背景
1.1 二維條碼相關概念
二維條碼：區別於傳統的一維條碼，二維條碼是在二維方向上表示信息的條碼符號，因此其存儲容量比傳統的一維條碼有了飛躍性的提高，數千個字符能夠被存儲到一個郵戳大小的條碼符號中，是一種簡潔而廉價的信息存儲方式。
1.2 二維條碼技術在檔案管理中的實現模型
在檔案管理中引入二維條碼，實質是將紙質文件、元數據、電子文件封裝在一起。步驟如下：
一、將電子文件及其元數據信息存儲在二維條碼中；
二、將二維條碼打印在電子文件對應的紙質文件上，形成電子文件、元數據、紙質文件封裝在一起的紙質電子檔案；
三、通過掃描設備掃描紙質檔案上的二維條碼；
四、對掃描得到的二維條碼進行解碼，還原出對應的電子文件及其元數據。
由於檔案管理涉及的單位、軟件係統眾多，在生成二維條碼之前，電子文件應轉換為可長期存取的統一格式，而元數據也應遵循統一的標準，以利於在檔案管理各階段各用戶的使用。
由於二維條碼一經生成，不可更改，而元數據在文件流轉過程中不斷增加、變更，所以紙質電子文件在流轉到新部門時，使用者(包括檔案室工作人員、檔案館工作人員)應根據元數據的不同，將變更、增加的元數據轉換為二維條碼，附加打印在紙質文件上。
1.3 檔案管理中引入二維條碼技術的意義
二維條碼作為信息的另一種表示形式，是不依賴計算機網絡和數據庫存儲、轉移信息的一種方法，是實現文件、檔案等信息的存儲、攜帶、傳遞並識讀的理想手段。將之引入檔案管理中，可較好地解決當前檔案管理中出現的問題。
1.3.1 采用二維條碼技術可解決電子檔案易更改的問題
將電子檔案轉化為二維條碼，再打印到紙張上，形成紙質電子檔案，則可封存電子文件形成的原始狀態信息，二維條碼一經生成，不可改動，可解決電子檔案易更改的問題，是電子文件真實性保障的重要工具。
二維條碼因為是直接對原文二進製或ASCII碼進行編/解碼，所以支持任何語言和文字。而且在電子化的過程中不會丟失任何信息。
1.3.2 采用二維條碼使電子檔案可長期保存
采用二維條碼技術，將電子檔案固化在紙質介質上，相當於電子檔案的載體與紙質檔案相同，可長期保存。紙質電子檔案攜帶方便，不怕折疊，保存時間長，又可複印傳真，做更多備份[2]。二維條碼有錯誤修複能力，即使載體保存不善，印刷的文字、條碼已有汙損，隻要破損麵積不超過整個條碼符號的50％也可照常恢複數據。
1.3.3 采用二維條碼技術可實現紙質檔案與電子檔案的同步管理將二維條碼引入檔案管理，形成紙質電子檔案的技術，方便檔案人員對紙質檔案和電子檔案的統一管理。檔案部門對紙質檔案的管理曆史悠久，有許多行之有效的方法，電子檔案丟失的可能性就小多了。二維條碼相當於在電子檔案管理係統與紙質檔案管理係統之間建立通道，使人們可以容易地從一種檔案找到相同內容的另一種檔案，方便利用。
1.3.4 采用二維條碼係統可提升檔案信息錄入的質量與效率
在辦公係統中加入二維條碼生成控件，將文件的著錄信息生成標準的二維條碼，在檔案部門隻需要掃描設備就可將電子文件信息識別出來，不需鋪設網絡、不需考慮軟件對接，對公文係統影響最小，容易實現，而且二維條碼一次生成，可多次使用，可以保證著錄信息的準確，減少重複勞動。