1.4 本文選擇PDF417碼
二維條碼有許多不同的編碼方法，本文決定采用PDF417碼作為檔案管理二維條碼技術應用軟件的碼製。主要原因是在公文係統中公文係統已使用PDF417碼。而許多機關也已購置了二維條碼掃描設備。為節約硬件、軟件投入，與公文係統保持一致，檔案部門也采用PDF417碼是合理的選擇。
1.5 二維條碼隻適合以件為整理單位的文書檔案
PDF417碼存儲空間雖然比一維條碼大得多，但也有限，隻有1K左右，而且存儲的信息越多，尺寸越大，不利於識讀器識別。所以二維條碼隻適合以件為整理單位的文書檔案，其信息較少，有可能存儲在二維條碼中。
1.5.1 以頁為單位存儲
電子文件以頁為單位，將每一頁的內容存儲在二維條碼中，附著在每一頁紙質文件上。這樣不但可以降低文件大小，而且有利於使用者隻選擇需要的頁進行掃描利用。
1.5.2 可采用宏PDF417碼
宏PDF417碼是一種變形的PDF417碼製形式，當文件內容太長，無法用一個PDF417碼表示時，可用包含多個(1—99999個)條形碼分塊的宏PDF417碼來表示。
2 研究內容
本文重點研究三個問題：根據二維條碼特點，選擇電子檔案應轉換為何種格式，製定《電子文件元數據二維條碼使用標準》，考慮文件形成部門、檔案館、檔案利用者的實際需求，設計二維條碼檔案管理軟件的功能。
2.1 電子檔案長期存取格式選擇
二維條碼一經產生，就不可更改，所以在生成前，先需將電子文件轉換為可長期存取的文件格式。本文選擇PDF文件格式。
2.2 製定《電子文件元數據二維條碼使用標準》
采用二維條碼作為電子檔案存儲與共享的載體，就必須對電子檔案數據進行標準化。檔案管理涉及的係統眾多，二維條碼起著在各係統間進行有效的數據交換的作用。隻有實現數據的標準化，才能真正實現信息共享和業務協同，電子檔案數據標準化已成為檔案管理中應用二維條碼的關鍵環節。在製定元數據標準時，應與已有的相應的國家標準保持一致。本標準直接使用《電子文件管理細則第一部分：文書電子文件元數據方案》，兼容文書部門所使用的《機關公文二維條碼使用標準》。
製定標準時，需要在通用與易用間取得平衡。二維條碼容量有其限製，所以存儲的元數據應盡可能簡練。從目前已經製定的國家標準中選取通用性、基礎性和共性的數據元素，作為本標準數據元素的主要內容。
本文設定電子檔案已經轉換為PDF格式了，可將電子簽名、文檔創建環境等無用數據元素去除。
將本標準的版本號暫定為“GB0626-2008”，幾按此標準生成的二維條碼，存儲的數據的前十一位必須是“GB0626-2008”。這樣在讀取數據時，就可按此規範轉換數據了。
本標準采取動態存儲方式，以…”作為數據元素的分隔符，以＾｜”作為條碼內容的結束符。這與《機關公文二維條碼使用標準》一致。
本標準在數據框架結構上借鑒了國家標準《GB/T20163-2006中國檔案機讀目錄格式》，把一條記錄劃分為四個區：記錄頭標、記錄目次區、數據字段區、記錄分隔符。
數據樣例如下：
GB0626-20080010004000000050004000064006000400009＾文件＾2008＾永久＾｜
其中，前11個字節“GB0626-200}”是記錄頭標，表明遵循《電子文件元數據二維條碼使用標準》。從第12個字節到第一個“＾”之間是記錄目次區，每12個字節是一個目次項。
001 0004 00000，005 0004 00006，006 0004000ll
00 1 0004 00000表示是編號為001的數據元素，數據長度為4，起始地址從“0”開始，起始地址就是第一個…”後。005 0004 00006表示是編號為005的數據元素，數據長度為4，起始地址從“6”開始；006 0004 00011表示是編號為001的數據元素，數據長度為4，起始地址從“11”開始。