1 縣級檔案業務指導工作的曆史地位及麵臨的發展形勢
1.1 縣級檔案業務指導工作的曆史地位
我是1983年開始從事縣級檔案業務指導工作的，屈指算來，已有27年的縣級檔案業務指導工作經曆。在我的檔案工作理念中，縣級檔案行政管理部門對基層單位的檔案工作實行業務指導，是縣級檔案行政管理的一大特色，也是縣級檔案行政管理部門實現檔案行政管理的一個主要手段和措施。在我27年的業務指導工作實踐中，有兩件事給我留下深刻印象：一件事發生在1984年，一位叫彭桂和的老同誌到檔案局辦公室脫帽、三鞠躬，淚流滿而，感謝檔案局從縣政府餐廳雜物問的廢紙堆中找到了他的處分材料，使其能夠順利平反，恢複待遇；一件事發生在2001年，我就讀的許昌縣二高一位管後勤的老師，在我辦公室跪著哭訴找不到檔案材料，無法解決其待遇。這兩件事時刻警示著我，檔案業務指導工作雖然平凡，卻是關乎文件歸檔能否齊全完整、關乎百姓民生能否幸福和諧的大事。
1.2 當前縣級檔案業務指導工作麵臨的發展形勢
隨著社會的轉型，縣級檔案業務指導工作麵臨的形勢發生了哪些變化呢？這些變化主要表現在六個方麵：一是隨著縣級檔案行政管理部門行政管理職能的轉變，一些原有的檔案行政管理方法和措施，已不再具有計劃經濟時代的強製約束力，檔案業務指導就是其中之一；二是檔案所有權歸屬和管理呈現多元化態勢，檔案業務指導工作也逐步向多元化服務轉變；三是各種門類、不同載體的檔案和泛檔案的大量湧現，使縣級檔案業務指導人員應接不暇；四是隨著現代信息化技術的應用，文件的載體形式和歸檔、存貯方式呈現多元化，特別是電子文件的出現，給常規的檔案業務指導工作帶來新的問題，原有的檔案業務指導模式麵臨新的機遇和挑戰；五是檔案法規、技術標準的日臻完善，對縣級檔案業務指導工作提出了更高的要求；六是縣域經濟和社會建設總目標調整和社會多元化需求環境，迫使縣級檔案業務指導工作必須實行改革和完善，以適應社會轉型的發展需要。這些變化對縣級檔案業務指導來說，是發展機遇也是嚴峻挑戰。
2 對縣級檔案業務指導工作性質、特點的再認識
2.1 縣級檔案業務指導工作的性質
縣級檔案業務指導工作是縣級檔案管理部門依法對本行政區內機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案工作實行管理的一種職能活動。它包含兩方麵的內容：一是檔案業務行政指導；二是檔案業務技術指導。檔案業務行政指導主要是指對國家有關檔案法律、法規、政策的貫徹、落實和本行政區內檔案事業發展計劃、規章製度、業務標準規範的製定、組織實施的指導，是宏觀的；檔案業務技術指導主要是指對國家有關檔案具體業務標準規範應用、檔案宣傳與教育的引導、輔導、谘詢，是微觀的。如果上述觀點成立的話，縣級檔案業務指導工作應當是一種行政管理行為，具有行政管理的性質。縣級檔案業務指導工作所具有的這種性質，是由其自身職能作用所決定的，是一種必然結果。
2.1.1 縣級檔案業務指導工作是一種法定的行政行為。《檔案法》第六條第二款明確地授予了縣級檔案行政管理部門依法對本行政區內的檔案工作實行指導的權利。這種權利的取得，是有法律依據和授權的，而不是任何一個單位都可以行使的。
2.1.2 實行縣級檔案業務指導工作是我國檔案工作實行“統一領導、分級管理”原則的體現。對於縣級檔案行政管理部門來說，
“統一領導、分級管理”的主要職能和實現途徑是由檔案業務指導部門來承擔和實現的。以許昌縣檔案局為例，業務股的職責是：一、負責對全縣檔案工作的業務指導；二、製定全縣檔案工作規劃、計劃、業務標準規範、管理辦法並組織實施；三、負責全縣有關檔案工作事項的備案、審查、批準、驗收工作；四、負責協調、督促縣直各專業主管機關做好本係統的檔案工作；五、負責對縣直機關、團體、企事業單位和其他組織檔案工作的目標管理工作；六、負責本局各科室的業務協調工作；七、負責全縣檔案工作的統計、上報工作；八、負責檔案館與縣直機關、團體、企事業單位和其他組織的業務銜接、協調工作。從許昌縣檔案局業務股的職責中我們可以看到，業務股承擔了檔案局除檔案保管、檔案利用、檔案執法監督和機關日常管理以外的所有業務管理工作。而業務股實行業務管理的主要途徑是實行業務指導，通過業務指導來達到業務管理的目的。
2.1.3 縣級檔案部門對本行政區內檔案工作實行業務指導，是縣級檔案工作長期實踐的正確選擇。以許昌縣為例，檔案工作建立初期，檔案業務指導工作在許昌縣檔案工作的建立、管理製度的完善、業務標準的推行和全縣檔案資源的積累方麵起到了極大的促進作用。檔案工作“恢複、整頓、提高”時期，通過業務指導工作的開展，使許昌縣的檔案工作在短短幾年內得到了恢複發展。近幾年來，通過業務指導的有效開展，促進了檔案工作的規範化管理和轉型。許昌縣的實踐進一步證明，業務指導工作在縣級檔案事業發展的幾個關鍵階段都起到重要的職能作用，實施對轄區內檔案工作進行業務指導，是一個正確的選擇。
2.2 縣級檔案業務指導工作的特點
與省市檔案業務指導工作相比，縣級檔案業務指導工作有其自身的特點：一是從檔案業務行政指導上來講，具有被動性和主動性相統一的特點。以許昌縣檔案業務行政指導來說，無論是業務政策的製定，還是業務政策的貫徹執行，必須服從和自覺、自願地接受省、市檔案局的業務行政指導，處於被動服從的地位；同時，許昌縣的業務行政指導在不違背有關原則的前提下，還必須發揮自身的能動作用，主動地去處理業務問題，開展富有成效的指導工作。二是從檔案業務指導的形式來講，具有更注重微觀業務指導的特點。以許昌縣檔案業務指導所處位置的特殊性來看，其麵對的指導對象主要是最基層的社會單元，而這些社會單元最需要的就是具體的業務指導，這就決定了業務指導不得不把微觀業務指導放在工作的重要位置。三是從檔案業務指導的層次、管轄範圍來講，具有具體性的特點。以省、市、縣檔案局在行政級別和管轄範圍上的差異來對比，省、市檔案業務指導關注的是具有政策性、全局性、長遠性、重大性的業務指導；而縣級檔案業務指導則更加關注具體的業務工作部署和落實，基層單位具體工作的規範、步驟和進度。四是從業務指導人員的業務範圍來講，具有綜合性特點。從省、市業務指導工作部門來看，業務指導人員多有一定的專業分工和職責範圍，具有相對的獨立性。而縣級業務指導人員由於受各種客觀條件的限製，分工並不是很明確，什麼業務都得幹，其工作職責綜合性更強。五是從業務指導的對象來講，具有複雜性和困難性的特點。從被指導單位來說，縣級檔案業務指導麵對的多是最基層的社會單元，其經濟條件、對檔案工作的認知程度以及其處事方式十分複雜，根本無法與省市檔案業務指導麵對的指導對象相對比，而且數量龐大，業務指導難度極大，業務指導人員被拒之門外的事情時有發生；從被指導人員來說，縣級檔案業務指導麵對的被指導人員多是兼職，有的身兼數職，而且組成複雜，學識水平、理解能力、專業知識也根本無法與省市檔案業務指導麵對的專職、高學曆被指導人員相比。