4.3 出於對檔案完整、文件歸檔質量的考慮，過多地關注具體業務。按照《檔案法》第六條、《檔案法實施辦法》第八條規定，縣級檔案業務指導對基層單位的指導應是宏觀的，沒有對基層單位具體業務進行指導的義務。但由於目前縣級機關檔案員更迭頻繁、業務素質不高，業務指導人員出於保證文件歸檔質量和檔案完整的職業責任，不得不具體幫助基層單位完成文件歸檔、整理工作。以許昌縣為例，每年檔案員的更換率在25％以上，業務指導人員不得不當這些單位的“雇傭工”。而這種“授之以魚”的做法，必然會導致業務指導工作陷入基層單位的檔案整理事務中，進一步“弱化”縣級檔案業務指導工作的能力。
4.4 職責缺失，對新領域、新技術方麵形成的檔案疏於指導。社會的轉型，催生了一批新的社會領域和新的技術。麵對這些新領域、新技術方麵形成的檔案，該如何去收集，如何去歸檔，如何去管理，急需檔案業務指導部門去規範、去指導。但目前實際情況是：縣級檔案業務指導部門很少去指導，大有任其發展、放任自流的趨勢。這個問題雖然有一定的主、客觀原因，但也是縣級檔案業務指導部門職責缺失的具體表現。其實質是縣級檔案業務指導能力的不足和業務指導能力具有缺陷。
5 對縣級檔案業務指導工作變革的思考
5.1 縣級檔案業務指導工作變革的基本原則縣級檔案業務指導工作變革的基本原則，必須是在確保國家檔案信息安全完整的基礎上，調整職能，完善工作機製，提高縣級檔案業務指導工作的整體能力，滿足轉型期社會發展對檔案業務指導工作不同層次的需要，促進“覆蓋人民群眾的檔案資源體係、覆蓋人民群眾的檔案利用體係”的建立。
5.2 縣級檔案業務指導工作變革的設想
縣級檔案業務指導工作的變革，關鍵是為縣級檔案業務指導工作“卸載”，使縣級檔案業務指導工作從繁重而不現實的具體業務環節中得以解脫，回歸到檔案工作政策與業務技術的指導上來。先讓我們看幾個許昌縣檔案業務指導工作中的實例：
實例一：2001年，某發製品公司出資20000元，請求檔案局為其整理檔案。接洽後，許昌縣檔案局及時組織五名退休老同誌由一名業務指導人員帶隊，曆時一月半，完成了該公司檔案整理與人員培訓任務。
實例二：2004年，某麵粉有限公司決定對公司檔案進行規範化整理，提供勞務報酬15000元。許昌縣檔案局應邀由一名業務指導人員帶隊，組織四名退休老同誌為其整理檔案，曆時近一個月整理各類檔案200多卷。
實例三：2005年，某房地產有限公司出資18000元，委托許昌縣檔案局為其整理檔案。由於該公司不屬許昌縣管轄，加之檔案局業務人員正在協助縣疾控中心晉升國家二級檔案管理先進單位，檔案局隻好委托4名業務熟練的縣直檔案員承擔此項工作。
實例四：2001年～2002年，許昌縣檔案局為確保文件歸檔工作改革順利進行，堅持單位自願原則，在全縣推行了由檔案局代為進行文件歸檔示範工作，經與物價局協商，收費標準為每件2元(包括卷盒、目錄打印、裝訂等耗材)，每年有90多個單位要求檔案局代為進行文件歸檔工作。示範工作結束後，每年仍有30多個單位要求業務股代為進行文件歸檔工作。從實例一至實例三中我們可以看到，許昌縣檔案局通過組織退休老同誌、機關業務熟練的檔案員來承擔非公有製企業的檔案整理工作，有效地緩解了業務指導能力的不足，滿足了非公有製企業的需要。但我們深入想想就會發現，這種緩解僅僅是暫時的，是權宜之計，而且很不正規。而實例四則告訴我們，由於種種原因，縣級檔案局對縣直機關、團體、企事業單位和其他組織的業務指導壓力和工作量不但沒有減少，反而有增加的趨勢。這種壓力和工作量增加的趨勢，也必須有一個“卸載”和疏導的途徑來緩解。那麼，有沒有既可以滿足基層單位需要，又能為縣級檔案業務指導工作“卸載”的途徑呢？我認為是有的，我們不妨從以上四個實例給我們的啟示中找答案。
5.2.1 推行檔案中介組織服務。實例一至實例三給我們這樣一種啟示，針對數量龐大的非公有製企業和社會組織的檔案工作，單靠縣級檔案部門有限的業務指導能力和組織退休老同誌，實踐證明是不可行的。但不去指導，又與《檔案法》的規定相違背。既然非公有製企業因檔案管理人才和專業技術的原因，有將文件歸檔工作和檔案管理推向社會的意願，那麼，檔案部門就應當順其要求，推行檔案中介組織服務。即在縣級檔案業務指導部門的監管下，由檔案中介組織來承擔起對非公有製企業和社會組織檔案工作的業務谘詢、檔案整理和檔案托管服務。推行檔案中介組織服務不僅符合“把本該由社會承擔的職責還給社會”的職能轉變要求，也是縣級檔案業務指導把具體的事務性指導從職責中分離出去的一條有效途徑。
5.2.2 建立文檔服務中心。實例四給我們的啟示是：針對縣級黨政機關、團體、事業檔案工作對縣級檔案業務指導的長期依賴，如果沒有一個“卸載”渠道來緩解，是縣級業務指導能力無法承受的，需要建立一個事業型的機構來緩解業務指導的壓力。目前來說，最好的辦法就是在黨政機關辦公集中的地方建立文檔服務中心。文檔服務中心主要負責對納入範圍的縣直黨政機關、團體、事業單位處理完畢應歸檔文件(紙質、電子)的接收、整理、鑒定和保管。必要時，縣檔案局可以根據《行政許可法》的規定，授予文檔服務中心對所轄縣直黨政機關、團體、事業單位檔案工作的業務指導權。建立文檔服務中心，不僅可以解決檔案業務指導工作量“負載”過大的問題，而且為檔案業務指導工作的“卸載”提供了適宜的“承載點”。
5.2.3 設立檔案業務指導網絡服務平台。實例一至實例四還給我們這樣一種啟示：縣級業務指導工作麵對數量龐大的、辦公分散的被指導單位和被指導人員，需要建立一個高效、快捷的業務指導平台，來適應和滿足基層單位和檔案員的需要。傳統的檔案業務指導方式是麵對麵的，不僅費時、費力，而且效率不高。現代網絡信息技術的應用，為縣級檔案業務指導工作擴大指導麵、減輕勞動強度提供了平台。特別是在對鄉鎮和企業的業務指導上，其效果更為明顯。
縣級檔案業務指導工作的變革是一個過程，需要一定的時間，也許還會走彎路，但我相信，把對基層單位具體的檔案整理從縣級檔案業務指導職責中剝離出來，把本該由社會承擔的職責還給社會，一定會成為縣級檔案業務指導改革和完善的趨勢。
(作者單位：許昌縣檔案局
摘自《檔案界》網站)