3 縣級檔案業務指導工作的範圍、內容與方式
3.1 縣級檔案業務指導工作的業務指導範圍
目前，學術界和檔案部門對《檔案法》第六條第二款規定的指導範圍還存在一定的爭議。但作為縣級檔案部門來說，不能因為存在爭議而遲誤工作，應當依據《檔案法》第六條的規定和自身的業務指導能力，結合當地社會、經濟的發展狀況，來具體確定檔案業務指導的範圍。以許昌縣為例，目前檔案業務指導的範圍有以下七個方麵：一、納入縣檔案館檔案接收範圍的縣直一、二級黨政機構、團體、事業單位；二、納入縣檔案館接收範圍的鄉鎮黨政機關；三、納入縣檔案館接收範圍的國有企業集團公司；四、非公有製企業(由於業務指導能力的限製，目前許昌縣隻對規模以上的非公有製企業、外地在許昌縣開辦的招商引資企業實行檔案業務指導)；五、納入屬地管理的省市派出機構、重點建設項目；六、其他主動請求檔案業務指導的單位、個人，如：個人家庭建檔、小型企業建檔等；七、檔案局認為有必要給予業務指導的單位。當然，縣級檔案業務指導的範圍並不是一成不變的，各地應當根據本地的實際情況和業務指導的能力來適時地調整業務指導的範圍。
3.2 縣級檔案業務指導工作的業務內容
《檔案法實施辦法》第八條在法律層麵上對縣級檔案業務指導工作的內容作了原則性規定，在具體的工作實踐中，各地檔案部門應將其具體化，以便於業務部門操作。但是，由於各地的情況不同，縣級檔案業務指導工作的具體內容也不可能完全一致。以許昌縣為例，許昌縣檔案局業務指導的具體內容有12項：一、對全縣貫徹、落實國家有關檔案工作法律、法規、方針政策的指導；二、對全縣製定、實施本行政區域內檔案工作規劃、計劃、製度的指導；三、對縣直機關、團體、企事業單位和其他組織製定、實施本係統、本單位檔案工作規劃、計劃、製度的審查、指導；四、對納入全縣檔案業務指導範圍的單位進行文件歸檔和檔案業務標準、技術、規範的審查、檢查、指導；五、指導、協調全縣各專業主管機關做好本係統的檔案工作；六、指導、協調各檔案專業協作組的工作；七、對縣直機關、團體、企事業單位和其他組織的撤、並、轉、破產單位的檔案處置情況進行指導；八、指導全縣專門檔案信息資源的整合、流向；九、指導全縣機關、企業、科技事業單位檔案工作規範化管理認證工作；十、指導重點建設項目檔案建檔、驗收工作；十一、指導、實施檔案員業務培訓工作；十二、指導、協調檔案館與機關檔案室的業務銜接工作。這12項內容是許昌縣檔案業務指導工作的常規性項目，是必須正常開展的。但在具體的工作實踐中，也會根據國家、省、市檔案局的要求和許昌縣社會發展的需要，隨時增加一些臨時性的內容，如：2003年“非典”檔案、2004年禽流感防治檔案的業務指導工作，以彰顯業務指導工作服務經濟社會建設的能力和作用。
3.3 縣級檔案業務指導工作的方式問題
對這個問題，實際上是涉及對“指導”一詞怎麼理解的問題。《現代漢語詞典》中“指導”詞條下有兩層意思：批示、教導；指點、引導。而“批示、教導”有教育、引導的意思；“指點、引導”有疏導、輔導、谘詢的意思。因此，我個人認為縣級檔案業務指導工作的方式就是批示、教育、指點、引導、疏導、輔導、谘詢。實際上，這些方式也是縣級檔案業務指導部門或業務指導人員在H常工作中經常使用的工作方式。目前，在縣級檔案業務指導工作中爭議最大的就是“批示、教育”是不是檔案業務指導工作的方式問題。有的認為，檔案業務指導就是引導、疏導、輔導、谘詢，是一種服務行為，而“批示、教育”則是具有強製性的，不符合縣級檔案業務指導的實際。其實，這隻是對縣級檔案業務指導工作的一種誤解。關於縣級檔案業務指導工作的性質問題，第二單元已作了論述，這裏用一個實例來加以說明：2008年許昌縣檔案局依據國家檔案局八號令要求，對縣直機關、團體、各鄉鎮編製的文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表進行審查批複，其程序是：報送機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表、機構“三定”方案、內設機構職責簡介——業務指導人員審查——反饋審查意見——報送單位修訂材料一一再次報送材料——業務股審查並報主管局長審批——檔案局辦公室行文批複。從實例中我們可以看到，縣檔案局對相關事項的審查、審批過程，實際上就是一個完全意義上的檔案業務指導過程。
4 縣級檔案業務指導工作存在問題的分析
我們知道，檔案管理具備兩方麵的基本功能：一是檔案質量的維護功能；二是檔案利益的維護功能，那麼，作為縣級檔案業務指導工作來說，通過業務指導來實現檔案管理的兩項基本功能，則是縣級檔案業務指導工作的基本內容和最終目標。在計劃經濟時代，縣級檔案業務指導可以通過嚴格的行政管製行為來輕易地實現。，但麵對社會轉型期社會的多元化因素，縣級檔案業務指導要實現其最終目標，已顯得力不從心。在具體的實踐過程中，文件規範化整理要求與基層檔案員業務素質不高之間的矛盾，縣級檔案業務指導能力與不斷擴大的業務指導需求之陽J的矛盾，統一管理模式與多元化管理模式之間的矛盾，維護國家檔案信息資源完整與不同利益主體檔案利益需求之問的矛盾日益突出。這些矛盾的日益突出，又進一步導致業務指導工作更多地注意具體的檔案業務環節、檔案管理內容，使業務指導工作在指導範圍、內容和指導方法上產生偏差。其主要表現是：
4.1 違背檔案業務指導層次節製、分級負責原則，過多地涉入基層單位的檔案管理事務。按照《檔案法》及《檔案法實施辦法》的規定，縣級檔案業務指導部門和基層檔案機構分別有不同的業務指導範圍和要求。但在縣級檔案業務指導實踐中，業務指導部門直接涉入基層單位進行業務指導的事例，數不勝數。如：許昌縣檔案局業務指導人員每年都要直接參與機關檔案管理規範化認證、企業與科技事業單位檔案升級活動，消耗大量的人力和時間。這種“越俎代庖”的業務指導行為，雖然說其出發點是好的，促進了工作的開展，但我們認真地反思一下就會發現，這種業務指導行為是違背檔案工作“統一領導、分級管理”原則的。它不僅打亂檔案業務指導層次節製、分級指導的體係，而且也會導致縣級業務指導工作量的不斷增大，使本已不足的縣級檔案業務指導能力難以承受。
4.2 超越業務指導能力，過分擴大業務指導範圍。我們以許昌市各縣為例。一個縣的檔案業務指導人員多的4～6人，少的隻有2—3人。而按正常的業務指導工作來說，納入縣級檔案業務指導範圍的單位平均在150個。檔案業務指導人員與應接受業務指導的單位比例是1比25～1比75。這個比例與其他行業來對比，業務指導已處於超能力運行中。而且，每年還要根據省市檔案部門的要求，開展檔案規範化管理認證、社會主義新農村建沒檔案建立、重點建設項目檔案監管驗收等工作。這裏提及的每項工作，都要比正常業務指導工作的工作量大幾倍，而且有些工作並不屬於業務指導工作的指導範圍。