2.1.3 目錄。一般篇幅較小、內容簡單的基礎數字彙集可不設目錄。《彙集》的目錄僅有半頁，隻標出《彙集》十大部分各部分表格首頁頁碼。
2.1.4 表格。主要包括名稱、內容和注解三部分。如《彙集》的第2個表格(即表2)如下：
2.2 編寫基礎數字彙集的認識
關於編寫基礎數字彙集，我感觸最深的主要有三個方麵：一是“數據選擇”；二是“表格分類”；三是“表格注解”。 2.2.1 數據選擇。數據選擇是編寫基礎數字彙集的一項基礎工作，也是最關鍵的環節。那麼，哪些數據屬於“基礎數字”呢？又應當如何選擇“基礎數字”呢？我認為，
“基礎數字”應該是最根本、最原始的數字。關於如何選擇“基礎數字”，恐怕是“豬往前拱、雞往後撓”，各自有不同的方法。我們主要依據“1983年～1997年”濮陽市、縣(區)曆年的檔案統計報表，重點挑選反映全市的檔案機構、檔案人員、館(室)藏結構、館(室)藏編目、館(室)藏利用、館(室)藏麵積、館(室)藏設備、專業教育、學術研究、檔案學會等方麵的發展變化的基礎數字(數據)，整理編寫成《彙集》。
2.2.2 表格分類。《彙集》共編製表格97個，內容涉及濮陽市檔案事業發展方方麵麵，如何對這些表格進行科學分類是個很棘手問題。我們參照市、縣(區)曆年檔案統計報表的有關內容，經過認真研究，確定將《彙集》的97個表格分為檔案機構、檔案人員、館(室)藏結構、館(室)藏編目、館(室)藏利用、館(室)藏麵積、館(室)藏設備、專業教育、學術研究、檔案學會十個部分，各部分表格按出現先後依次排序。
2.2.3 表格注解。《彙集》共有注解127條，對《彙集》起到了閘釋、說明的作用，有利於準確理解每個表格。關於如何注解問題，我認為《彙集》的注解應符合以下三個原則：一是簡潔明了原則。如《濮陽市各級檔案行政管理機構情況一覽表》(表2)的“注解①市級檔案行政管理機構為：濮陽市檔案局”。二是解釋說明原則。如《濮陽市各級各類檔案館機構情況一覽表》(表3)的“注解③市級國家專門檔案館為：濮陽市城建檔案館(1988 9建立)”。三是解疑釋惑原則。如前麵列舉的《濮陽市各級檔案行政管理機構情況一覽表》(表2)的“注解”，就對全市縣級檔案行政管理機構數由“1983.10～1986.3的8個減少為“1986.3～1997.12”的5個進行了闡釋、說明，起到了很好的解疑釋惑作用，使讀者一目了然，因為有3個縣級檔案行政管理機構劃歸別的市管轄。
3 編寫檔案文摘的實踐與認識(以編寫《幹部管理工作檔案文摘》為例)
3.1 編寫檔案文摘的實踐
一般而言，檔案文摘基本結構主要包括題名、前言或說明、目錄、正文四個組成部分。下麵我就以濮陽市檔案館2000年編寫的《幹部管理工作檔案文摘》(以下簡稱《文摘》)為例簡單介紹一下這四部分。
3.1.1 題名、主要包括檔案文摘的總標題、摘錄檔案的時間範圍及編者。《文摘》的總標題就是“幹部管理工作檔案文摘”，摘錄檔案的時間範圍就是“1951～1981”，編者是“濮陽市檔案館”。
3.1.2 前言或說明。主要包括編寫的指導思想、主要內容及材料來源。《文摘》編寫的指導思想、主要內容、材料來源及撰寫經過如下：①指導思想：“以馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理淪為指導，實事求是、客觀公正地摘錄濮陽市檔案館館藏檔案有關幹部管理工作方麵的內容，力戒斷章取義，使其具有參考借鑒作用”；②主要內容：“《文摘》包括十個部分：(一)幹部與模範幹部標準；(二)幹部選舉、罷免與管理體製；(三)幹部任免、選拔與待遇；(四)幹部交流、調配與安置；(五)=F部學習、教育與培訓；(六)幹部考核、監督與獎懲；(七)老幹部工作；(八)科技幹部工作；(九)專業幹部技術職稱工作；(十)幹部檔案管理工作”；材料來源：
“《文摘》的材料主要來源於(濮陽市檔案館)館藏的中共安陽地委全宗(即43號全宗)和安陽地區行署全宗(即54號全宗)的永久和長期檔案案卷”。
3.1.3 目錄。一般篇幅較小、內容簡單的檔案文摘可不設目錄。《文摘》的目錄僅有半頁，隻標出正文中十個部分正文首頁頁碼。
3.1.4 正文。一般包括三部分：一是文摘內容，即所摘錄檔案的具體內容；二是文摘來源，即文摘內容來源於什麼機構、製定的什麼文件及文件製發日期；三是文件來源，即文件來源於館藏幾號全宗的永久或長期檔案的第幾卷。
3.2 編寫檔案文摘的認識
關於編寫檔案文摘，我感觸最深的主要有兩個方麵：一是摘錄什麼；二是怎麼摘錄。
3.2.1 摘錄什麼。一般來說，應緊緊圍繞所選專題查找有關檔案文件，摘錄其中與所選專題有關的檔案內容。我們在編寫《文摘》時，就緊緊圍繞“幹部管理工作”這一專題，實事求是、客觀公正地摘錄濮陽市檔案館館藏檔案中有關幹部管理工作方麵的內容。而“幹部管理工作”這一專題範圍比較廣，內容比較多。為了在實際過程中便於操作，我們又將“幹部管理工作”這一專題細分為十個部分，每個部分具體又分為若幹部分。
3.2.2 怎麼摘錄。也即摘錄的標準原則問題，這是編寫檔案文摘的關鍵性問題。我們在編寫《文摘》的過程中，嚴格遵循以下三個原則：一是原文照錄原則。所謂原文照錄，是說摘錄的檔案內容應與檔案文件中的原文一模一樣。這裏的“原文照錄”並非檔案文件的全文照錄，而是檔案文件中與所選專題有關內容的原文照錄。二是去粗取精原則。所謂去粗取精，是說檔案文件中與所選專題有關的原文內容沒有必要全部摘錄，而是要“除去雜質，留取精華”，這就要求我們在分析檔案內容時，要準確把握主題，將那些諸如背景、過程、細節、闡述等不重要的內容排除在外，真正做到去粗取精。三是客脫公正原則。所謂客觀公正，是說摘錄檔案文件與所選專題有關內容的原文應當實事求是，力戒斷章取義。尤其是在去粗取精過程中，要切}己做到客觀公正。這就要求我們在編寫檔案文摘過程中妥善處理好“原文照錄”與“去粗取精”兩者的關係，最終使編寫出來的檔案文摘達到既“原文照錄、原汁原味”又“去粗取精、簡明完整”的理想效果。
4 編寫名人譜的實踐與認識(以編寫《濮陽古代50名人譜》為例)