4.4 專項工作檔案移交給哪家檔案館更好。重大活動有主辦方，有承辦方，有些活動還是由兩個甚至兩個以上單位共同主辦，由幾個單位聯合承辦的。但現行規定，有的說由主辦方向同級檔案館移交，有的說由承辦方向同級檔案館移交，有的一會兒說主辦方，一會兒又說承辦方，還有籠統地說組織承辦單位的。比如2009年第五屆中國·焦作國際太極拳交流大賽暨第八屆中國·焦作山水國際旅遊節，其中國際太極拳交流大賽是由國家體育總局、河南省人民政府主辦，國家體育總局武術運動管理中心、中國武術協會、河南省體育局和焦作市人民政府承辦的；山水國際旅遊節是由河南省人民政府主辦，焦作市人民政府承辦的。在檔案的移交方向上，現在就有中央檔案館、河南省檔案館、焦作市檔案館三家可供選擇。大家說，這些檔案交到哪家檔案館更好呢？我認為還是放在活動的舉辦地更有意義。河南省委副秘書長、省檔案局王國振局長在2008年全省檔案工作會議上講得好，“要樹立哪裏有利於保存，就存在哪裏，哪裏保存更有意義，就存在哪裏的觀念”，他還舉例子說，宋朝的資料存在開封更好，三國的資料存在許昌最好，紅旗渠的檔案資料存在林州檔案館最好，甚至於省檔案館的某些好東西也可移交給更有典型意義的原事件發生地檔案館。
5 進一步做好專項工作檔案管理的建議
應該說，通過各方麵的努力，近年來各地專項工作檔案，或者說重大活動檔案管理工作都取得了很大成績，各級、各地檔案館都及時接收、征集了不少專項工作檔案。但換個角度看，我們也不能否認，重大活動檔案收集困難、管理不規範、檔案部門無法介入的現象仍很嚴重，沒有納入檔案部門管理的專項工作檔案遠比移交到檔案館的要多，即使檔案館已接收的也不都是重大活動檔案的全部。
2009年9月2日，河南省委辦公廳、省政府辦公廳印發了《河南省重大活動檔案管理辦法(試行)》(廳文[2009]54號)。今後一個時期，全省各級各部門必將掀起學習貫徹的高潮，下麵我就學習貫徹《辦法》提點建議和看法，作為這次業務講座的結語。
5.1 爭取建立重大活動事前告知製度。重大活動時問、地點確定後，活動組織承辦單位應在一定時限內，比如5天、10天，將有關情況向同級檔案行政管理部門進行通報。重大活動由一個部rJ承辦的，要明確要求其同時安排布置、檢查落實文件材料收集、整理、歸檔工作；如果是多個部門承辦，或者需要成立活動領導(籌備)小組的，要將檔案行政管理部門主要負責人列為領導小組成員。在獲得重大活動的信息後，檔案行政管理部門要力爭在活動的籌備階段就提前介入，指導活動組織承辦單位製定出文件材料收集歸檔範圍和保管期限表，提出具體整理要求。
5.2 盡量明確重大活動發生地檔案館和上一級檔案館接收檔案的範圍。假設一起在某縣境內舉辦的省級重大活動，那它肯定也是市級的，當然更是縣級重大活動。在幾級檔案館都要接收該重大活動檔案時，就要有製度來明確活動舉辦地檔案館接收什麼，活動主辦單位同級國家綜合檔案館接收什麼。
5.3 對省《辦法》中可能產生歧義的地方進行細化。比如“重大活動檔案管理所需經費列入省級財政預算”，就可細化為“開展相關檔案材料的收集、整理和移交工作所需經費應當在重大活動經費預算中統籌安排”和“檔案館管理重大活動檔案所需經費列入同級財政預算”。再如《辦法》規定的“河南省檔案局要建立健全重大活動檔案管理工作機製，依據重大活動的不同內容，分類建立專題檔案庫”和“河南省檔案館應將重大活動檔案單獨設立全宗”，究竟是一次重大活動單獨設立一個全宗，還是一類重大活動設立一個全宗，將兩條聯係在一起就容易產生歧義。對重大活動檔案的管理，應該具體情況具體分析，在活動組織承辦單位履行事前告知後，檔案行政管理部門要給人家一個明確答複，不需單設全宗的該怎麼辦，需要單設全宗並向檔案館及時移交的該怎麼辦。
5.4 進一步夯實檔案工作的基礎。繼續加大檔案宣傳工作力度，提高整個社會的檔案意識和檔案法製觀念；通過建立檔案人員崗位培訓、持證上崗、在職人員繼續教育等製度，進一步提高檔案工作者的業務工作技能，努力實現檔案從業人員的“普遍提速”。5，5
根據重大活動的規律和特點，分類建立重大活動檔案工作預案。對可預見的重大活動，如有屆次的節會活動、領導人考察等，製訂的預案條目要細，待重大活動發生後，基本不需要什麼變動，直接就可以使用；對不可預知的一些突發事件，如公共衛生事件、自然災害、社會事件等，製訂的應急預案可稍微粗點，待事件發生後，再進行修改補充和完善，並力爭盡早製定出文件材料收集歸檔範圍和保管期限表。在平時，檔案行政管理部門可根據預案，組織各相關部門進行針對性訓練，以提高檔案部門的快速反應能力，保證各類重大活動發生後能夠拉得出、衝得上、打得贏。
5.6 加強專項工作檔案的開發與利用。專項工作檔案的形成、收集和整理主要靠組織承辦單位，一個時期內利用這些檔案的主要也是這些單位，但活動結束後，按規定這些檔案要移交給檔案館。檔案館必須加強專項工作檔案的開發與利用，尤其要為重大活動組織承辦單位搞好服務，這項工作搞得好，將來再有重大活動，整理檔案時他們就會更配合，工作就順利些；搞不好，則會發生連鎖反應，不僅這個單位不配合，而且會影響到其他單位。
總之，因為重大活動的特殊性，對重大活動檔案我們應該高看一眼、厚愛一分。但我們還是應盡量維護納入檔案館接收範圍各立檔單位檔案全宗的完整性，不能什麼重大活動都建立專項工作檔案，也不能一刀切將重大活動檔案都接收到國家綜合檔案館。在重大活動檔案管理方麵，檔案行政管理部門(包括檔案館)還是應以監督指導為主，以接收為主，以直接參與、自己形成檔案為補充。
(作者單位：焦作市檔案局摘自《檔案界》網站)