第三步，在調查摸底的基礎上，在普查工作後期，研究製定了更為具體的《焦作市既往有償供血人員普查檔案歸檔範圍、保管期限表》，按照這次普查的幾個階段(動員培訓、入戶調查、樣品采集及檢測、資料錄入、總結驗收)，分別明確了市檔案館、縣市區檔案館和市、縣兩級疾病預防控製中心接收檔案的內容和保管期限。
第四步，進一步提出了《關於做好既往有償供血人員普查檔案整理工作的通知》，經市檔案局、市衛生局領導審核把關，由市普查領導小組負責人簽發，於9月7日以明傳電報形式下發各縣市區。一是明確各級普查辦公室要單設全宗，全宗名稱統一定為“×××既往有償供血人員普查辦公室”，檔案整理結束後，由各級普查辦公室向同級國家綜合檔案館移交。二是明確“普查檔案”包括文書檔案、電子檔案和照片檔案。三是明確文書檔案按照《焦作市實施(歸檔文件整理規則>試行辦法》進行整理；電子檔案要刻錄成隻讀光盤，並編製電子檔案目錄；照片檔案應使用國家規定的照片檔案裝具。四是明確文書檔案按件進行整理。其中，日報表、周報表可分為彙總上報表和下級報送報表兩種，上報表可裝訂為一件，下級報送的區分報送單位各裝訂為一件；入戶調查表，在農村可按行政村村民小組，在市區可按社區居民樓院，並結合厚度裝訂成冊；其他文件材料以自然件、冊為一件。五是明確高新區因未成立檔案館，其入戶原始調查表、既往有償供血人員健康體檢表由焦作市檔案館收藏保管，其他門類檔案由高新區管委會負責保管。六是明確各級疾病預防控製中心(衛生防疫部門)應同時保管本行政區域內既往有償供血人員有關材料。七是明確“普查檔案”涉及個人隱私，在保管利用過程中應遵循國家有關保密的規定，提供利用時應履行有關審批手續。八是提出了檔案整理的時間要求。
第五步，對各縣市區檔案整理工作出現的具體業務問題及時進行指導，提出處理意見。
第六步，參與全市驗收。市委組織部、市檔案局、市衛生局於9月21日、22日專門組成驗收組，深入各縣市區實地查看檔案整理質量，對發現的問題及時予以指出，並提出具體整改意見限期完成。
最後，接收檔案進館。這次全市既往有償供血人員普查共整理歸檔各門類檔案近7000件，分別移交給全市11個綜合檔案館保管。市、縣兩級疾控中心在保存普查工作彙總表、既往有償供血人員基本情況登記表的同時，對普查中確認的艾滋病病毒感染者和艾滋病患者按照一人一卡、一人一檔的要求，建立了普查檔案信息數據庫，為今後的艾滋病防治救助工作奠定了基礎。
通過這次既往有償供血人員普查檔案的收集與整理，我們有幾點體會：一是要注意區分檔案館的級別和地域。檔案館收藏重大活動檔案應以本級文件材料為主，同時兼顧上下級文件材料，對同一重大活動，不同的檔案館收藏的重點也應有所區別。二是要注意區分檔案保管機構的性質。國家綜合檔案館、國家專f j檔案館，還有科研機構和有關職能部門檔案館(室)，這些不同的檔案保管機構在收藏保管重大活動檔案方麵，應該各有側重，有所分工，不能不分青紅皂白，一律要求將重大活動檔案移交給國家綜合檔案館。三是要注意收集保存原始調查表、登記表、統計表。因為這些本級的、原始的，最可能是唯一的。當然這類檔案的數量非常龐大，一個檔案館可有選擇地接收一個有代表性的村、鄉鎮或社區的全部檔案。
由於這次普查要求急、時間緊，工作中也出現了一些問題。一是普查期間沒有注意形成聲像資料，致使比文字材料更直觀、更形象的聲像檔案，特別是照片比較少；二是個別縣在進行入戶調查時有使用圓珠筆等不耐久字跡材料填寫，入戶調查填寫項目不全、記載不規範的情況，個別鄉鎮的入戶調查未按要求使用規定的調查表格而是在稿紙上作的記錄。對此，我們要求幾入戶調查記錄在稿紙上的，按照全市統一表格，重新進行了入戶登記。入戶調查使用圓珠筆等不耐久記錄材料的，全部進行了複印，並將複印件同原件一並歸檔保存。
4 專項工作檔案管理的幾個問題
4.1 哪些重大活動需要建立專項工作檔案，或者說哪些重大活動檔案需要專門建立全宗。這不僅關係到重大活動檔案如何整理，還牽扯到日後有關職能部門正常工作形成檔案的整理問題。對檔案館來說，需提前介入及時接收的主要應是在專項工作中代表一級政府行使職權的“XXX領導小組”及其辦公室的檔案。對那些主要由一個職能部門承辦，或者與某個黨委或政府職能部門職責範圍相同或相近，人們習慣上也將其歸口該部門管理的專項工作所形成的檔案，可將其檔案作為該黨委或政府職能部門的一種專門檔案進行整理。至於其他機關、團體、企事業單位圍繞重大活動形成的檔案，需要檔案館提前接收的，其實都已向該項活動領導小組及其辦公室報送有，隻需隨其單位當年文件材料整理歸檔保存就行了。對經常遇到，而且數量也比較大的領導考察(視察、調研)檔案，可在各級國家綜合檔案館內專門設置領導同誌考察檔案全宗進行集中保管，隻給一個全宗號，而且這個全宗是開口的，再有新的領導考察就在這個全宗中加一個類號，而不是加全宗號。
4.2 檔案行政管理部門和檔案館在專項工作檔案的形成、收集和整理中應扮演什麼角色。從媒體報道的情況看，在專項工作檔案整理過程中，檔案行政管理部門往往派出業務骨幹深入一線進行現場指導，迫於時間和領導等方麵的壓力，還會出現大包大攬、越俎代庖的現象。但一個市、縣檔案局(館)，業務骨幹就那麼幾個人，這樣做勢必影響正常工作的開展。而且深圳等地檔案部門派出專業人員直接參與形成、整理、積累重大活動檔案(其實主要是聲像檔案)的做法也很難在全行業推廣。其製約因素，一是經濟方麵的。檔案部門直接形成積累重大活動檔案，要想保證高質量的圖像畫麵，就必須有專業的照相機、攝像機、編輯機等，這對一些連事業費都難以保證的基層檔案部門，是無法爭取到的。二是人員方麵的。檔案部門要參與直接形成重大活動檔案，攝像師的水平就得保證一流，起碼得與報社、電視台記者的水平差不多。這樣的人才對檔案部門來說，可遇而不可求，即使通過努力，引進或培養了自己的攝(照)像師，能不能留住人才又是一個問題。即使這兩點都做到了，檔案部門參與了重大活動的全過程，記錄的也隻是重大活動的一小部分，而不可能是全部。所以，在專項工作檔案的形成和收集上，檔案局(館)還應以宏觀指導為主，以正常接收為主，以直接參與、自己形成為補充；必須緊緊抓住主管部門，緊緊依靠活動組織承辦部門，依法全麵進行接收。王見在越來越多的地方意識到了這一點。如湖北省就明確規定：
“新聞工作者參與重大活動過程中形成的各種檔案材料，由權利所有人按照事先約定提供給活動主辦方。”山西省也規定“新聞單位形成的相關檔案也應在三十日內向主辦單位彙交”。
4.3 具體整理過程中對有關業務標準的變通執行。主要指專項工作檔案全宗內年度、組織機構(問題)、保管期限和件號的確定等。一是年度劃分，原則上按文件的形成時間，但也有一些例外。比如保持共產黨員先進性教育活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”、“第三批”分類，而不將第一批學教活動檔案分別歸入2004年和2005年。二是一般不要按組織機構進行分類，而應盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。這是因為專項工作機構往往不固定，即使分工明確，後來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而無從下手。如前麵提到的既往有償供血人員普查檔案，我們就將其劃分為動員培訓(階段)、入戶調查(階段)、樣品采集及檢測(階段)、資料錄入(階段)、總結驗收(階段)五個問題。三是保管期限就高不就低。四是一般情況下，按自然件、冊劃分件，但對活動中形成的調查表、登記表、統計報表等，可以視情況合並組“件”。如焦作市既往有償供血普查入戶調查表，我們就是按自然村(村民小組)、城市社區(居民樓院)為單位，結合厚度組“件”的。