摘要：重大活動和重大活動檔案都是社會關注的焦點，但檔案館沒必要也不可能為每次重大活動都獨立建立檔案全宗。本文通過案例，介紹了檔案行政管理部門在重大活動檔案收集與整理中的做法，提出了專項工作檔案的概念，並結合《河南省重大活動檔案管理辦法(試行)》，對如何進一步做好專項工作檔案管理提出了建議。
關鍵詞：檔案整理；重大活動；專項工作檔案
任何一份檔案留存下來都會有價值，“完整”是檔案整理工作的一項原則，但要想把所有的檔案都保管起來留給後人，實際是做不到的。那麼選取有代表性的地區、行業、單位、事件和個人，對其檔案進行重點管理，可能是不得已，但也可能是最為有效的辦法。專項工作檔案就是這種挑選的結果之一。
1 重大活動檔案管理的現狀
1.1 在一些省市地方性檔案工作法規中，明確寫有重大活動檔案管理的內容，這為檔案行政管理部門加強對重大活動檔案的管理提供了法律依據。
1.2 不少地方專門出台了重大活動檔案管理辦法。2005年4月1日，全國第一個對重大活動檔案管理進行規範的省級政府規章《浙江省重大活動檔案管理辦法》正式施行。此後又有雲南、湖北、四川、山西、福建、新疆、寧夏等省區相繼以政府令的形式出台了省級重大活動檔案管理辦法。
1.3 許多地方還製定有重大活動檔案登記備案辦法，有的還將重大活動檔案登記備案列入了檔案行政管理部門的行政許可事項。
1.4 重大活動發生後，檔案行政管理部門往往或單獨或聯合有關主管部門製定下發有關活動文件材料收集歸檔範圍和保管期限的業務文件。
1.5 檔案行政管理部門采取提前介入、全程指導、執法監督等多種形式，加強對重大活動檔案工作的管理，並派出骨幹人員專門幫助收集、整理重大活動檔案。一些檔案館還派人直接參與拍攝形成重大活動照片、錄音、錄像檔案。
通過明文規定各承辦單位(包括新聞單位)的職責，以及檔案行政管理部門(或檔案館)直接參與形成、收集重大活動檔案等形式，重大活動檔案“收集難”的問題已基本得到解決。但因重大活動的範圍界定過寬，對“整理”的要求又太過籠統，
“重大活動中形成的全部檔案獨立構成全宗”的要求無法完全落到實處。對此，後來製定重大活動檔案管理辦法的省區，有的已經注意到並加以改進。如新疆的辦法規定，
“有連續性的重大活動，可以將曆屆重大活動中形成的檔案構成一個全宗”。山西的辦法規定“一個單位承辦的重大活動，其檔案歸入本單位檔案全宗，保管期滿後按規定向同級國家綜合檔案館移交”，而對“兩個以上單位聯辦的跨部門、跨行業、綜合性的重大活動”和“臨時機構承辦的重大活動”如何設置全宗沒再作硬性規定。
2 專項工作檔案及其特點
所謂專項工作，指在特定時期，在一定行政區域經濟社會發展進程中，政治、經濟、社會、文化各個領域發生的，涉及單位多、社會影響大，主管單位不易確認，社會方方麵麵共同參與的重大活動。專項工作包括突發性事件，如防治非典型肺炎、汶川大地震等；也包括黨和政府有組織、有計劃開展的一些重要活動，如保持共產黨員先進性教育活動、深入學習實踐科學發展觀活動等。在我們日常工作中遇到的專項工作，更多的是一些“節會”活動和“創建”活動。
顧名思義，專項工作檔案就是指上述專項工作中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的各種門類和載體的原始記錄。專項工作檔案的具體內容與有關重大活動檔案管理辦法中的要求基本是一致的。之所以提出專項工作檔案的概念，而不籠統地稱重大活動檔案，主要是考慮重大活動的外延太大，有些重大活動其實就是一些部門的正常工作，檔案館不可能也沒必要為所有的重大活動部單設全宗。
基於專項工作的特殊性，專項工作檔案的特點可以歸納為以下幾條：
2.1 綜合性。專項工作往往涉及多個主管部門，在某個特定時期或階段，它是一個地方黨委、政府的中心工作或重點工作，甚至會成為黨和國家的中心工作。工作麵廣、線長，使其形成的檔案也具有綜合性。
2.2 社會性。專項工作社會影響一般比較大，在其發生後很快會成為社會關注的熱點和新聞媒體報道的焦點，其範圍往往超出主管單位的職責權限而成為一個社會問題。專項工作所形成的檔案反映了某個時期一個地區經濟社會發展的軌跡，是國家檔案資源的重要組成部分，也是進行愛國主義教育的生動素材，具有極其重要的保存價值。
2.3 階段性。專項工作具有明顯階段性，短的有兩三個月時間，像領導考察可能就幾天，長的則會持續兩三年，在這一時期內文件材料集中產生，數量較大。
2.4 臨時性。專項工作開始後，由於工作頭緒多、任務重，往往要成立一個由地方黨委、政府領導牽頭的領導小組，並設立辦公室掛靠在某個政府職能部門。但其成員多數是從外單位抽調而來，特別是辦公室中熟悉檔案和檔案工作的人員少之又少，活動一結束，人員各回各家，檔案如不及時整理很容易散失。
2.5 探索性。專項工作，特別是一些突發事件沒有規律可循，檔案工作無成功經驗。文件材料歸檔範圍、保管期限、管理層級、檔案最終移交以及如何利用檔案為中心工作服務等，都有很多新情況、新特點，需要探討、研究和不斷完善。
2.6 區域性。專項工作雖然也有一些是全國性的，但更多的則是在一個省、省轄市，甚至是縣級行政區域內發生的，所以在檔案整理方麵，不能坐等上級部門出台意見辦法，而要充分發揮主觀能動性。
3 專項工作檔案的收集與整理
下麵通過一個實例，介紹一下檔案行政管理部門在專項工作檔案收集與整理中的做法。
為澄清全省既往有償供血者人數，澄清有償供血者中HIV感染者人數，澄清HIV感染者中的實際發病人數，2004年7月26日至8月31日，河南全省動員，省、市、縣、鄉sO多萬名黨政幹部和醫護人員參與，在全省範圍內對既往有償供血人員進行“拉網式”普查檢測。在這次活動中，我市檔案局積極參與，受到了市領導和各相關部門的好評。
第一步，在活動開始之初，根據省檔案局有關要求結合本地實際，於7月29日，與市衛生局聯合下發了《關於做好HIV普查檔案工作的通知》。要求各級檔案、衛生部門分別明確一名副局長主抓這項工作，同時抽調業務骨幹，深入普查工作一線，齊抓共管，完成全市既往有償供血人員普查文件材料的歸檔工作。這個通知在全市艾滋病防治暨既往有償供血人員普查工作會議上印發，普查資料歸檔與普查工作同時布置，為全市普查檔案工作奠定了好的基礎。
第二步，在普查工作中，與市衛生局密切配合，全市統一製作了村級入戶調查表，統一填寫要求，既做到了統計表格完整規範，又保證了調查內容的翔實；統一要求用碳素或藍黑墨水鋼筆等耐久字跡材料填寫入戶調查表，力爭從源頭上保證普查檔案的質量，為普查檔案的長期保存打牢基礎。