關於檔案的安全問題，過去，在業務指導工作中，不說天天遇見，但也經常相見；稱不上忘年交，也算過從甚密。它徜徉在我起草的文件裏，如：
“加強檔案安全工作，關鍵要落實安全第一、預防為主的方針，做到思想認識上警鍾長鳴、製度保證上嚴密有效，技術支撐上堅強有力、監督檢查上嚴格細致，事故處理上嚴肅認真。”現在，我由業務處調到技術處後，對檔案安全的認識又深化了一步。
“檔案安全責任重於泰山”！這種認識和壓力，在我腦海裏漸漸膨脹並變成一種下意識的東西。一說到檔案的安全，就馬上意識到它包括兩個方麵：一個是檔案實體的安全，另一個是檔案信息的安全。下麵，我結合二十多年機關檔案業務指導工作的經曆，談談機關檔案實體安全與檔案信息安全的技術保護問題。
1 機關檔案實體安全的技術保護問題
影響機關檔案實體安全的因素有很多，現在簡要地分析一下兒種較常見的：
1.1 檔案庫房與機關檔案實體安全有關係嗎？我以為不但有，而且關係很大。正如人如果沒有自己的住房，還像個家嗎？具體到檔案也是如此。庫房是保管檔案的場所，是檔案的安身之處，說白了就是檔案的家。機關檔案庫房不是檔案永久的家，隻是在此住lO年～20年(《檔案法》的規定)。像20歲左右的大姑娘一樣，到了年齡(特殊情況的也可早婚)就要嫁到檔案館去，那才是永久的家。所以說，機關的庫房隻是檔案暫且棲身的地方。網友知道，機關檔案庫房多數是設在機關辦公大樓上的。一般機關不可能單獨建檔案庫房，因為客觀上不具備建檔案庫房的條件，而是在辦公大樓的某一層劃幾間房作為檔案人員辦公和檔案專用庫房。在這種情況下，首先要考慮檔案庫房的承重問題。從我二十多年機關檔案業務指導的經驗中，得出這樣一個公式：檔案庫房承重=樓板重量+室藏檔案重量+檔案保管設備重量+工作人員重量。計算庫房承重時，可參考《檔案館建築設計規範》和《建築結構荷載規範》。作為檔案庫房用的鋼筋密度要大，數量要多，型號要粗。
1.2 預防火災對機關檔案實體安全來說是頭等大事嗎？我的回答：肯定是！在2009年7月底向局領導彙報上半年工作時，提到檔案館庫房的預防火災，對我來說是頭等的壓力。真的是戰戰兢兢，如履薄冰。借用蘇軾《晁錯論》中的一句話，就是：
“名為治平無事，實有不測之憂。”隨著科學技術的發展，建築材料、各種電器設備的種類日益增多，檔案庫房引起火災的危險性、可能性進一步增大。火災是當今檔案部門的頭號災害，因此說，預防火災是檔案庫房設計必須考慮的重要內容。國家檔案局要求，檔案庫房作為一個單獨的防火區域，與其他部分之間的隔牆應采用非燃燒體建築材料，耐火極限不低於4小時；庫房樓板的耐火極限也不低於4小時。庫房內一般安裝有煙感、溫感、光感自動防火報警探頭。眼下，根據室藏檔案多是紙質檔案的特點，應多選煙感式探頭。為預防火災，檔案庫房門口，必須配備消防器材，如手提滅火器或手推移動滅火器等。2009年7月15日，國家檔案局檔案安全督查組來我省檢查檔案安全保管與利用，對這項工作檢查得特別仔細。這裏，我特別提出，有條件的機關檔案庫房可配備自動滅火係統。我省省直機關已有數十家單位安裝了自動滅火係統，其先進性、現代化程度已超過部分省轄市檔案館和縣區檔案館。自動滅火係統，現有水噴淋係統、細水霧滅火係統和氣體滅火係統(有多種)等。滅火係統的選擇不僅考慮滅火效果和環保因素，還要考慮經濟條件以及人員和檔案的安全。我國現存的檔案以紙質為主，在選用滅火劑時，應考慮盡量減少對紙質檔案的損毀，減少滅火後檔案上的殘留物，因此，泡沫滅火和幹粉滅火設備一般不予考慮。氣體滅火不會對檔案造成汙損，是較為理想的滅火劑(至少在目前技術條件下)。由於用於防火的氣體種類很多，但目前宜采用七氟丙烷這種氣體滅火劑。
1.3 機關檔案實體安全對防水防潮有何要求？我認為，檔案庫房要做好防火防潮的處理，庫房存放檔案櫃子的最低處離地麵的高度不能小於1 5厘米；給排水管道不要通過庫房，不能采用熱水管道取暖。在熱水管道通過庫房時要直通而下，不留接口安裝暖氣片，因為暖氣管道泄漏的熱水對檔案載體的字跡損毀相當嚴重。這裏，特別提出：機關辦公大樓地下室不能作為檔案庫房。在業務指導中，我曾碰到省直有兩家金融單位和一家垂直管理的大型企業，為了節約檔案保管成本，要把地下室作為檔案庫房(有的租用外單位的地下室)，並拿出《檔案館建築設計規範》(JGJ25-2000)中4·1·5條檔案庫房可設於地下室的依據。我當時給他們說，國家檔案館建築設計規範固然要執行，但我們更要看實際效果。實踐是檢驗檔案館建築設計規範符不符合地下室作為檔案庫房的唯一標準。我舉了發生在我省兩起地下車庫、地下檔案庫被水淹的案例，供他們參考。
第一個案例是：2008年7月JJ日深夜的一場暴雨，鄭州市北環一大型社區的5個地下車庫被水淹，百餘輛汽車、電動車受損。第二天記者看到了該社區41號樓地下車庫，一輛轎車泡在1米多深的水中。車主齊先生說：“我剛花160萬元買的奧迪A8，4S店來人說，修理費要花四五十萬元。”他的另一輛被水淹的本田雅閣已拉去修理，而奧迪A8車廂內放的9條中華煙、6個諾基亞N95手機和l塊價值4.7萬元的歐米茄手表也被水淹。據報道，2009年7月中旬，該社區地下車庫又被水淹，其解決方案僅停留在報紙上，不起實際作用，真是“望洋興歎”。從這個案例中，我們可以看到淹壞的車輛和物品是有價的，自己可以花錢買回來，假如是淹壞的檔案呢？我們花錢能買到嗎？
第二個案例是：2008年8月12日，晚上6點30分許，洛陽市房地產產權產籍管理處地下檔案庫被水淹。當消防官兵火速趕到現場時，地下檔案庫已是汪洋一片。消防官兵用沙袋堵，又緊急調來兩台大功率手抬機動水泵抽地下檔案庫的水。為了提高抽水效率，消防戰士用鐵錘、電錘將地麵砸出小坑，用手一點一點挖出碎石塊，有幾位戰士的手指磨出了鮮血，有幾位戰士跪在水中按住水泵龍頭，時間長達l 13分鍾。為了加快搶救速度，消防戰士抬來無齒鋸，鋸掉了保險門門框，用展板把剩餘積水推進電梯通道，便於水泵抽水。消防官兵經過5小時奮戰，將地下檔案庫的積水全部排完，搶救出了產權產籍檔案。消防官兵搶救檔案的場麵實在感人，但地下檔案庫被水淹的現實卻讓我們不忍再看！光舉案例還不行，還必須付諸實際行動。我以省檔案局的名義給這幾家省直單位出具了地下室不能作為檔案庫房的指導性建議。所幸的是，這些單位接受了我們的建議，不再把地下室作為檔案保管專用庫房，消除了檔案被水淹的隱患。
1.4 機關檔案實體安全對門窗有特殊的要求嗎？有。首先是門，按國家檔案局要求，檔案庫房的門要密閉、牢固、保溫、防火，達到4小時以上的耐火極限，不密閉的門要加膠條密閉，不能保溫隔熱的門要換成隔熱保溫的門；其次是窗，機關檔案庫房的窗戶外邊要安裝鐵柵欄，采用雙層密閉塑鋼窗，向陽的窗戶要采用雙層遮光窗簾，達到防潮、保溫、防塵、防風、防雨、防曬、防盜的要求；用來通風的窗戶，應安裝紗窗。