2.4 最大限度地確保機關檔案信息安全的防範措施是做好容災、備份工作嗎？實踐證明，這是一個不爭的事實。為了做好檔案的容災、備份工作，首先了解一下什麼是容災？中國容災網下的定義：容災是指為了保證關鍵業務和應用在經曆各種災難後，仍然能夠最大限度地提供正常服務所進行的一係列係統計劃及建設行為，業務連續性是容災的最終建設目標。具體到檔案部門，容災就是指檔案信息係統抵禦災害的能力。在了解了容災的定義後，我想再簡單介紹一下1992年Anaheim製定的國際標準SHABE78，該標準將容災方案分為7個級別，即：0級——本地備份；1級——異地備份；2級——熱備份站點備份；3級——在線數據恢複；4級——定時數據備份；5級一～實時數據備份；6級——零數據丟失。對於容災方案的7個級別，隻是點到為止，不再詳細介紹每個級別的內容。在容災方案的7個級別中已出現了備份這個詞，備份這個詞也經常出現在機關工作人員和社會人員的日常工作、日常生活中，如2009年8月上旬遼寧電視台的電視連續劇《王貴與安娜》中的王貴、安娜在談到老年人放東西健忘時就用到了“備份”這個詞。但一問什麼叫備份，恐怕有相當一部分人說不出確切的答案。啥叫備份？可以這樣表述：就是使用存儲介質，定期將係統業務數據複製下來，以保證災害和故障發生時數據盡快恢複，將損失降到最低點。關於檔案備份的重要性， 國家檔案局局長楊冬權2009年7月28日在中央企業檔案工作會議上的講話中指出：
“要對重要檔案進行備份。俗話說，雞蛋不能隻放在一個籃子裏。檔案備份能夠大大提高抗風險能力。”這樣，更加深了我們對檔案備份的理性認識，對開展檔案備份工作有了政策性、理論性的指導作用。
說到備份，備份到什麼介質上？從目前各機關備份所用的介質看，主要有硬盤、磁帶和光盤等。這三種備份介質，從存取速度來看，硬盤最快，光盤次之，磁帶最慢；從保存時間來看，光盤最長，硬盤次之，磁帶最短；從備份的成本來看，磁帶最低，光盤次之，硬盤最高。據我了解目前機關比較常用的備份介質是光盤和移動硬盤。
在業務指導工作中，我發現機關多數檔案人員對什麼是檔案的異質備份和異地備份，不十分清楚。這裏有必要再普及一下這方麵的知識。
啥叫檔案的異質備份？就是為保護檔案原件，將檔案信息轉移到其他載體上，即對檔案進行各種形式的複製，以檔案複製件替代檔案原件提供利用，對有複製件的檔案原件進行封存，減少其磨損，使檔案原件得到妥善保存，延長其壽命，達到保護原件的目的。
關於異質備份的重要性，國家檔案局局長楊冬權在2009年6月20日的電子文件管理國家戰略國際學術研討會上指出：
“就信息的長久流傳來說，電子文件本身具有一些與生俱來的致命弱點，或者說，具有天生的、難以克服的脆弱性。隻要電子文件的致命弱點還沒有完全被克服，我們就不得不在保存電子文件的同時也對它進行異質備份，把它轉化為不易被篡改但又易於識讀的其他載體。”目前機關檔案異質備份的做法是：將原來保存的紙質檔案數字化，轉換成電子檔案(光盤、硬盤)，將原來保管的照片、錄像帶翻拍翻錄製成光盤等；將網上收文下載轉換成紙質文件等。楊冬權局長說：“采取這種辦法，在目前來看，實屬萬不得已，但卻行之有效。”“也許，人們可以有一千條、一萬條理由不讚成目前對電子文件進行異質備份，但我們卻有一條根本的理由堅持這樣做，就是：確保電子文件的絕對安全是檔案工作者的首要職責和根本使命。”在楊冬權局長看來，
“至少在今天……對電子文件進行異質備份仍是最有效、最根本的辦法”。
我接著談談異地備份。異地備份工作，從我們國家來說，做得有點欠缺。在2008年的四川汶川大地震中，金融係統建立了異地備份，金融安全就得到有效的控製。而有些檔案館的檔案沒有進行異地備份，結果損失嚴重，教訓非常深刻。過去，我們對異地備份的理解比較狹窄，認為一個機關的電子文件備份不在一個庫房保管就是異地備份；或不在一個機關(同一城區、同一街道的兩個機關互為異地備份)、不在一個縣區(同一省轄市所屬的甲、乙、丙三個縣區互為異地備份)保管就是異地備份。現在看來，這一認識、這一做法是不行的，必須予以糾正。國家檔案局要求建立健全異地備份製度，本地機關與外地機關結對子，互為異地備份。特別強調在建立異地備份時，選擇相距300公裏以上，注意避開同一條江河流域、同一個地震帶、同一個電網供電環境。如我省的新鄉市轄區的某一機關可與南陽市轄區的某一機關互為異地備份(同係統、同行業的機關比較容易結對子)，信陽市轄區的某一機關可與濟源市某一機關互為異地備份，商丘市轄區的某一機關可與安陽市的某一機關互為異地備份。這樣的備份方式就避開了“三同”原則。希望我省各級機關在今後的異地備份時，參考並做到上述要求。
3 結束語
總而言之，就機關檔案實體安全和檔案信息安全來說，要全麵落實到位，做到萬無一失，不僅限於上麵的那些要求、那些做法，我們還有許多工作要做，還必須在人防、物防、技防上麵下工夫。
3.1 在人防方麵，要建立健全和不斷修訂、充實、完善檔案實體安全與檔案信息安全的工作製度。如檔案實體安全的保管、保密、利用製度和室藏檔案應急預案等；檔案信息安全的學習培訓製度(檔案信息安全，既是檔案工作永恒的主題，也是國家信息安全工作的一項重要內容，要通過學習培訓，提高對檔案信息安全重要性的認識)；電子文件與電子檔案的保管、利用製度和計算機檔案信息係統網絡應急預案及電子文件與電子檔案異地備份製度(如美國“9·11”恐怖襲擊、中國“5·12”汶川大地震突發事件的發生敲響了數據備份的警鍾，將檔案數字化，並異地保存，是防範天災人禍對檔案造成毀滅性打擊的有效方法)。
3.2 在物防方麵，有條件的機關，檔案庫房應配備安全監控係統、消防係統、溫濕度自動監測係統及空調設備，改善檔案保管的條件，最大限度地延長其壽命，使人類的記憶永不消失。
3.3 在技防方麵，對紙質檔案、錄音帶、錄像帶的技術保護方法上麵已論及，不再重複。對檔案信息安全的保護，一是對電子文件與電子檔案應當采用加密技術(密鑰)；二是在技術上保證計算機檔案信息網絡係統軟、硬件升級以及數據遷移的安全；三是在技術上保證計算機檔案信息網絡係統的暢通，發現病毒、黑客攻擊，能迅速處理，恢複網絡係統正常運行。
我以為，我省各級檔案局和各級機關、各個企事業單位，要樹立檔案安全是檔案工作的第一要務的思想，從思想上行動上確保把檔案實體和檔案信息安全放在各項檔案業務工作的首位，通過人防、物防、技防相結合，構築一個檔案實體安全與檔案信息安全的多層次防範體係，確保檔案安全工作不出任何問題。
(作者單位：河南省檔案局摘自《檔案界》網站)