1.5 檔案裝具作為外包裝對機關檔案實體安全能起到保護作用嗎？我說能起到保護作用。隨著經濟社會的發展，機關辦公條件的改善，現在在機關檔案庫房一般看不到上世紀50年代的木櫃子了，取而代之的是鐵皮櫃。作為檔案裝具，不僅是鐵櫃子，還有檔案盒。先說鐵皮櫃，它分為可移動鐵皮櫃和不可移動鐵皮櫃(密集架)。這兩種鐵皮櫃，各有利弊。可移動鐵皮櫃，每個或每節(有可推動的鐵皮保密櫃和兩節及五節的)鐵皮櫃都有鎖，檔案放在裏麵便於搬家和應對突發事件。如在2008年四川汶川大地震後，解放軍及武警官兵搶救檔案時，發現凡裝在可移動鐵皮櫃(多數是五節櫃)中的檔案損毀的程度要輕一些；裝在不可移動密集架裏的檔案受損的程度要重一些。其原因是：’可移動鐵皮櫃，遇到特殊情況時，抬著就走了，贏得了搶救的時間和速度；而不可移動密集架，致命的弱點就是：櫃架搬不走，檔案是散裝的，靠人抱，一人能抱多少盒？再拿其他工具來裝，恐怕也來不及，耽誤了搶救時間，帶來的後果可想而知了(也不能因此就否定安裝密集架的好處，隻是我的一家之言而已)。現在作為檔案實體安全的裝具，我們仍然要求采用可移動鐵皮櫃和不可移動密集架，它們具有防火、防鼠功能。再說檔案盒，它們作為貼身裝具，如同貼身內衣，裝在櫃子裏看不見，新中國成立60年來，從盒子的外形看，沒有什麼大的變化，尺寸大小國家檔案局都有明文規定；但從製作材料看，有質的變化。國家檔案局要求製作檔案盒的牛皮紙做去酸處理，這樣做，有利於檔案實體安全的保護。我省新鄉市檔案局生產一種無酸阻燃的檔案盒，當時我作為鑒定小組成員參加了該產品的鑒定工作。對其無酸阻燃進行了現場試驗，對牛皮紙進行了酸堿度測試，用打火機點燃檔案盒，短時間內盒子不燃燒，證明該產品有無酸阻燃的效果。之後，省檔案局出具了鑒定證書，在全省推廣應用，目前仍在使用這種產品。
1.6 溫濕度對機關檔案實體安全有重大影響嗎？對保護各種載體的檔案有具體的要求嗎？我以為有重大影響，它關乎檔案生命的長短。機關保存的各種載體的檔案對溫濕度都有嚴格的要求，如保存紙質檔案(含照片)適宜的溫度是14℃～24℃，相對濕度是45％～60％；
保存底片適宜的溫度是13℃～15℃，相對濕度是35％～45％；保存錄音帶、錄像帶適宜的溫度是13℃～20℃(最適宜的是18℃)，相對濕度是35％～45％；保存電子檔案(光盤)適宜的溫度是17℃～20℃，相對濕度是35％～45％。由此可見，各種載體的檔案在這些技術參數範圍內，檔案能夠長久地保存。反之，溫濕度過高過低，都會影ll向檔案的壽命(不再詳述)。這一組組檔案保護技術參數，看似簡單，在機關檔案管理中要落實到位，還真不容易。我手頭有這樣一個例子：省直某單位有一個檔案員，找分管檔案工作的副廳長，要求給檔案庫房安裝空調。該副廳長說，給檔案庫房安空調？人還沒用上空調。檔案就那麼難伺候？比人還嬌貴？檔案員聽了這話很生氣。我給她說，不要生氣，你還要找廳長，說檔案局要求這樣做，檔案就是比人難伺候，比人嬌貴！辦公室溫度超過26℃，人可以開電扇，用扇子。再說了人有腿可以躲避高溫；檔案沒有腿，可以躲避高溫嗎？後來，到機關指導工作，我愛拿這個例子，強調檔案庫房安裝空調的重要性。
1.7 為提高機關檔案實體安全係數，怎樣在技術保護、管理方麵作出努力？我以為，首先，在技術方麵，要對有破損的紙質檔案、照片檔案進行裱糊和修複，字跡褪色、照片褪色要用顯字液把褪色字跡、褪色照片恢複過來；錄音帶、錄像帶應豎放，每年倒1～2次帶，以釋放內部張力，檢查音質和畫麵是否變形失真；有條件的機關，對整理好的檔案要進行消毒處理；檔案櫃裏要放防黴、防蟲藥物等。其次，在管理方麵，要建立機關登記台賬，做到賬目與實物相符；新老檔案員交接工作時，不能一交鑰匙就走人，要當麵點清室藏檔案數量，並在移交清單上簽字，以分清責任；要遵守檔案借閱製度，一般不借原件，有條件的機關可提供複印件或複製件。現在機關檔案的歸檔，紙質檔案采用了多套製，電子檔案采用了雙套製。上述這些做法，對檔案實體安全起到了很好的保護作用。
2 機關檔案信息安全的技術保護問題
隨著國家信息化建設步伐的加快、信息技術的發展，信息安全受到了嚴重的挑戰，信息失密的案件每年都有成千上萬起，防不勝防，查不勝查，很是觸目驚心。具體到我們檔案部門，同樣也遇到了檔案信息的安全問題，深感檔案信息安全形勢嚴峻。麵對這樣的形勢，我們不能無動於衷，必須找出對策，化解檔案信息的安全風險，走出一條適合機關檔案信息安全的保護之路。
2.1 怎樣在文檔一體化管理中加強機關檔案信息安全的技術保護工作？我們是這樣指導機關開展文檔一體化管理工作的：對本機關發文的處理，實行紙質文件與電子文件一並歸檔；對本機關收文的處理，需要長期保存的，若是收到的紙質文件隨即掃描成電子文件，若是網上收到的電子文件，隨即下載轉換成紙質文件脫機保存。這樣做，在利用時不提供原件，隻提供電子文件，並且設置訪問權限，該你看的你看，不該你看的看不到；你什麼時間看的，計算機上都有記錄，對保護檔案信息安全很有用。另外，我省省政府規定，凡是帶密級的文件不準上網，在網上發的電子文件都是無密級的，這樣做更有利於重要文件與重要檔案信息安全的保護。
2.2 如何在檔案數字化過程中加強檔案秘密信息的保密工作？近幾年，省直有些單位為了機關檔案工作的達標升級和方便提供利用，開展了室藏檔案的數字化工作。由於機關檔案人員少，一般都是采取外包的形式。我們指導他們要簽訂保密協議，要求承包方在掃描項目實施期間，因工作需要接觸到機關檔案秘密信息，承包方必須保守秘密，不得將任何下載載體帶進工作場所或向外泄露機關秘密信息；承包方涉密人員要填寫個人簡曆表，提供身份證複印件(交對方保存)，並保證永久保守秘密。如若違約，將追究承包方的法律責任，對造成的損失由承包方負責賠償。
2.3 在檔案數字化過程中，作為硬件，設備對機關檔案信息安全能造成影響嗎？這個問題，要靠檔案數字化的實踐來回答。為了確保機關檔案信息的安全，我們要求在機關檔案數字化工作外包時，承包方提供掃描儀，本機關提供計算機，掃描的檔案信息直接進入自己的計算機，用不著再導入數據，既減少了承包方的工作量，又保護了本機關的檔案信息。掃描工作完成後，承包方的掃描儀不留下任何檔案信息，從設備方麵確保了機關檔案信息安全。假如用承包方的計算機，即使按保密協議對計算機硬盤進行格式化清空，但現在的計算機技術可以恢複原保存的數據，對檔案信息安全還是一種潛在的威脅，不能不引起我們的關注，並去化解它。同時，我們要求掃描用的計算機必須與互聯網隔離，防止已完成的數字化成果因與互聯網鏈接而導致信息丟失，或被病毒感染，或被竊取。