1.5 檔案裝具作為外包裝對機關檔案實體安全能起到保護作用嗎?我說能起到保護作用。隨著經濟社會的發展,機關辦公條件的改善,現在在機關檔案庫房一般看不到上世紀50年代的木櫃子了,取而代之的是鐵皮櫃。作為檔案裝具,不僅是鐵櫃子,還有檔案盒。先說鐵皮櫃,它分為可移動鐵皮櫃和不可移動鐵皮櫃(密集架)。這兩種鐵皮櫃,各有利弊。可移動鐵皮櫃,每個或每節(有可推動的鐵皮保密櫃和兩節及五節的)鐵皮櫃都有鎖,檔案放在裏麵便於搬家和應對突發事件。如在2008年四川汶川大地震後,解放軍及武警官兵搶救檔案時,發現凡裝在可移動鐵皮櫃(多數是五節櫃)中的檔案損毀的程度要輕一些;裝在不可移動密集架裏的檔案受損的程度要重一些。其原因是:’可移動鐵皮櫃,遇到特殊情況時,抬著就走了,贏得了搶救的時間和速度;而不可移動密集架,致命的弱點就是:櫃架搬不走,檔案是散裝的,靠人抱,一人能抱多少盒?再拿其他工具來裝,恐怕也來不及,耽誤了搶救時間,帶來的後果可想而知了(也不能因此就否定安裝密集架的好處,隻是我的一家之言而已)。現在作為檔案實體安全的裝具,我們仍然要求采用可移動鐵皮櫃和不可移動密集架,它們具有防火、防鼠功能。再說檔案盒,它們作為貼身裝具,如同貼身內衣,裝在櫃子裏看不見,新中國成立60年來,從盒子的外形看,沒有什麼大的變化,尺寸大小國家檔案局都有明文規定;但從製作材料看,有質的變化。國家檔案局要求製作檔案盒的牛皮紙做去酸處理,這樣做,有利於檔案實體安全的保護。我省新鄉市檔案局生產一種無酸阻燃的檔案盒,當時我作為鑒定小組成員參加了該產品的鑒定工作。對其無酸阻燃進行了現場試驗,對牛皮紙進行了酸堿度測試,用打火機點燃檔案盒,短時間內盒子不燃燒,證明該產品有無酸阻燃的效果。之後,省檔案局出具了鑒定證書,在全省推廣應用,目前仍在使用這種產品。
1.6 溫濕度對機關檔案實體安全有重大影響嗎?對保護各種載體的檔案有具體的要求嗎?我以為有重大影響,它關乎檔案生命的長短。機關保存的各種載體的檔案對溫濕度都有嚴格的要求,如保存紙質檔案(含照片)適宜的溫度是14℃~24℃,相對濕度是45%~60%;
保存底片適宜的溫度是13℃~15℃,相對濕度是35%~45%;保存錄音帶、錄像帶適宜的溫度是13℃~20℃(最適宜的是18℃),相對濕度是35%~45%;保存電子檔案(光盤)適宜的溫度是17℃~20℃,相對濕度是35%~45%。由此可見,各種載體的檔案在這些技術參數範圍內,檔案能夠長久地保存。反之,溫濕度過高過低,都會影ll向檔案的壽命(不再詳述)。這一組組檔案保護技術參數,看似簡單,在機關檔案管理中要落實到位,還真不容易。我手頭有這樣一個例子:省直某單位有一個檔案員,找分管檔案工作的副廳長,要求給檔案庫房安裝空調。該副廳長說,給檔案庫房安空調?人還沒用上空調。檔案就那麼難伺候?比人還嬌貴?檔案員聽了這話很生氣。我給她說,不要生氣,你還要找廳長,說檔案局要求這樣做,檔案就是比人難伺候,比人嬌貴!辦公室溫度超過26℃,人可以開電扇,用扇子。再說了人有腿可以躲避高溫;檔案沒有腿,可以躲避高溫嗎?後來,到機關指導工作,我愛拿這個例子,強調檔案庫房安裝空調的重要性。
1.7 為提高機關檔案實體安全係數,怎樣在技術保護、管理方麵作出努力?我以為,首先,在技術方麵,要對有破損的紙質檔案、照片檔案進行裱糊和修複,字跡褪色、照片褪色要用顯字液把褪色字跡、褪色照片恢複過來;錄音帶、錄像帶應豎放,每年倒1~2次帶,以釋放內部張力,檢查音質和畫麵是否變形失真;有條件的機關,對整理好的檔案要進行消毒處理;檔案櫃裏要放防黴、防蟲藥物等。其次,在管理方麵,要建立機關登記台賬,做到賬目與實物相符;新老檔案員交接工作時,不能一交鑰匙就走人,要當麵點清室藏檔案數量,並在移交清單上簽字,以分清責任;要遵守檔案借閱製度,一般不借原件,有條件的機關可提供複印件或複製件。現在機關檔案的歸檔,紙質檔案采用了多套製,電子檔案采用了雙套製。上述這些做法,對檔案實體安全起到了很好的保護作用。
2 機關檔案信息安全的技術保護問題
隨著國家信息化建設步伐的加快、信息技術的發展,信息安全受到了嚴重的挑戰,信息失密的案件每年都有成千上萬起,防不勝防,查不勝查,很是觸目驚心。具體到我們檔案部門,同樣也遇到了檔案信息的安全問題,深感檔案信息安全形勢嚴峻。麵對這樣的形勢,我們不能無動於衷,必須找出對策,化解檔案信息的安全風險,走出一條適合機關檔案信息安全的保護之路。
2.1 怎樣在文檔一體化管理中加強機關檔案信息安全的技術保護工作?我們是這樣指導機關開展文檔一體化管理工作的:對本機關發文的處理,實行紙質文件與電子文件一並歸檔;對本機關收文的處理,需要長期保存的,若是收到的紙質文件隨即掃描成電子文件,若是網上收到的電子文件,隨即下載轉換成紙質文件脫機保存。這樣做,在利用時不提供原件,隻提供電子文件,並且設置訪問權限,該你看的你看,不該你看的看不到;你什麼時間看的,計算機上都有記錄,對保護檔案信息安全很有用。另外,我省省政府規定,凡是帶密級的文件不準上網,在網上發的電子文件都是無密級的,這樣做更有利於重要文件與重要檔案信息安全的保護。
2.2 如何在檔案數字化過程中加強檔案秘密信息的保密工作?近幾年,省直有些單位為了機關檔案工作的達標升級和方便提供利用,開展了室藏檔案的數字化工作。由於機關檔案人員少,一般都是采取外包的形式。我們指導他們要簽訂保密協議,要求承包方在掃描項目實施期間,因工作需要接觸到機關檔案秘密信息,承包方必須保守秘密,不得將任何下載載體帶進工作場所或向外泄露機關秘密信息;承包方涉密人員要填寫個人簡曆表,提供身份證複印件(交對方保存),並保證永久保守秘密。如若違約,將追究承包方的法律責任,對造成的損失由承包方負責賠償。
2.3 在檔案數字化過程中,作為硬件,設備對機關檔案信息安全能造成影響嗎?這個問題,要靠檔案數字化的實踐來回答。為了確保機關檔案信息的安全,我們要求在機關檔案數字化工作外包時,承包方提供掃描儀,本機關提供計算機,掃描的檔案信息直接進入自己的計算機,用不著再導入數據,既減少了承包方的工作量,又保護了本機關的檔案信息。掃描工作完成後,承包方的掃描儀不留下任何檔案信息,從設備方麵確保了機關檔案信息安全。假如用承包方的計算機,即使按保密協議對計算機硬盤進行格式化清空,但現在的計算機技術可以恢複原保存的數據,對檔案信息安全還是一種潛在的威脅,不能不引起我們的關注,並去化解它。同時,我們要求掃描用的計算機必須與互聯網隔離,防止已完成的數字化成果因與互聯網鏈接而導致信息丟失,或被病毒感染,或被竊取。