摘要：文章分析了高校檔案的特點和各類檔案類目的演變過程，對目前各高校執行《歸檔文件整理規則》情況進行分析，並以鹽城師範學院為個案，論述了高校各類檔案以件歸檔的特點、方法、經驗及其利弊。關鍵詞：高校；檔案；以件歸檔；整理
《歸檔文件整理規則》(DA/T22——2000)是我國第一部關於歸檔文件整理工作的標準文件，對我國機關、團體、企事業單位檔案的現代化、規範化建設具有重要意義。但《規則》推行文件級整理，對立卷方法進行重大改革，主要是針對文書檔案而言。高校的檔案中，不僅有大量的文書檔案，還有各種類目的科技檔案和專門檔案。如何從高校檔案工作的實際出發，合理、準確地貫徹實施《規則》，是高校檔案部門和檔案工作人員麵臨的一項重要課題。
1 高校檔案的特點及類目的演變
1.1 高校檔案的特點
高校檔案是高校各種門類檔案的總稱，隨著高等學校的建立而產生，隨著高等學校的發展而逐漸積累起來的，形成於高校一切實踐活動之中。由於高校各項活動的特殊性，無論在內容方麵，還是在形成規律方麵，除了具有一般檔案的原始記錄性、社會性等特點外，還有自身的特點。
1.1.1 多樣性。隨著我國高等教育事業的發展，高校檔案的種類不斷增加，內容愈來愈豐富。如在教學管理、教學實踐和教學研究活動中，形成了“教學類檔案”；在科學研究活動中，形成了“科研類檔案”等。高校檔案不僅來源於其各種組織機構，而且還來源於個人。在個人事務性活動中，也同樣形成大量的文件材料，如論文、論著、成果、手稿、手跡、信函、照片、汪書等。
1.1.2 客觀規律性。高校在教育活動中所形成的文件材料，其形成規律與其直接反映的教育活動規律相一致。高校任何客體活動過程都會產生相應的文件材料，如行政管理類文件材料，形成於高校貫徹教育方針、推行教育法令、評估教育質量、組織教學活動、擬定規章製度、審核教育經費等係列教育活動中，它客觀地反映了行政管理活動過程。因此形成的行政管理檔案，其形成規律與行政管理活動規律相一致。
1.1.3 周期性。高校各項活動的時間安排是以學年為單位的，這與其他企事業單位的活動時間有一定的區別。學年是高校的活動周期，每個學年的活動是有一定規律性的，如每年秋學期初的新生入學軍訓、春學期末的畢業典禮等。由於這一特點，教學檔案、行政檔案、黨群檔案的內容在時間上也呈現對應的周期性特點。
1.2 高校各類檔案類目的演變
新中國成立以來，我國高校檔案是以文書檔案為主，其他類目的檔案為輔。隨著高校各項活動的開展，檔案類目也在不斷增加，既有其他企事業單位的黨群、行政、科研、基建、產品、設備、財會等類目的檔案，又有高校特有的教學、學生等類目的檔案。
1.2.1 1982年12月25日，教育部印發的《高等學校科學技術檔案工作辦法》，把高校檔案分成兩大類：文書檔案和科技檔案。並且，明確規定科技檔案的歸檔範圍為教學類、科學研究類、基建類、設備類、產品生產類、科技外事類和出版物類。這樣，高校的檔案實際上劃分為八大類。
1.2.2 1989年10月10日，國家教育委員會廢止《高等學校科學技術檔案工作辦法》、《關於高等學校文書檔案保管期限的規定》這兩個文件，並在此基礎上頒布了6號令《普通高等學校檔案管理辦法》。6號令把高校檔案歸檔的範圍分為九大類，與《高等學校科學技術檔案工作辦法》相比，在歸檔範圍上最明顯的變化，一是把文書檔案更名為黨政管理檔案，二是增加了財會類。
1.2.3 1993年11月16日，國家教育委員會頒布《高等學校檔案實體分類法》，根據高等學校檔案產生的領域範疇，結合檔案記述的內容性質，確定為十個一級類目。與6號令相比，《分類法》在歸檔範圍上並沒有大的變化，隻是將黨政管理類分成黨群和行政兩大類，其他個別類別的名稱在表述上稍有變化，內容上沒有實質性的改變。
1.2.4. 2008年8月20日，教育部和國家檔案局聯合頒布了27號令《高等學校檔案管理辦法》，這是在6號令的基礎上修訂而成，與6號令和《分類法》相比，27號令的歸檔範圍隻是增加了學生類，其他並無實質性變化。從上述高校檔案歸檔範圍及其演變的情況來看，無論怎麼變化，高校檔案大體上分成三個種類，一是文書檔案，二是科技檔案，三是專門檔案。
1.3 鹽城師範學院對檔案的實體分類
目前，全國各高校基本上是根據6號令和《分類法》對檔案實體進行分類的。個別高校在此基礎上增加了一些類別，如長春大學增加了房地產類，韓山師範學院增加了人物類。鹽城師範學院把各類紙質檔案分成十大類：黨群類、行政類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類。另外，又附設了聲像類和實物類。其中，聲像類是《分類法》中附設的，主要包括學校各項活動中形成的以及與本校有關的具有保存價值的錄音、錄像、照片、光盤等聲像材料。實物類是新設的，主要包括本校和校內各單位集體和個人受到市、省級以上的各種表彰獲得的獎狀、獎牌以及具有保存價值的各種畫冊、畢業證書、校徽以及反映學校曆史沿革的各種實體物件等。從嚴格意義上講，附設的聲像類和實物類並不是類別上的增加，而是從載體上劃分的。
2 高校各類檔案整理方法的現狀
2.1 高校各類檔案整理方法的現狀分析
根據《標準化法》“國家標準、行業標準分為強製性標準和推薦性標準”的規定，《歸檔文件整理規則》屬於推薦性標準。各地各部門根據檔案工作實踐的客觀發展需要決定是否執行《規則》。從目前來看，全國高校執行《規則》大致分為三種情況。
2.1.1 高校各類檔案全部執行《規則》要求，實行以件歸檔的整理方法。如昆明理工大學從2000年起，就全麵實施《歸檔文件整理規則》，各類檔案均實行以件歸檔。另外，蘭州大學、海南大學、海南醫學院、揚州大學、常州工學院、內蒙古農業大學、合肥工業大學等高校也紛紛製定了《歸檔文件整理規則》實施細則(或辦法)，並明確規定實施細則(或辦法)適用於學校所有門類檔案。這一規定突破了《規則》原來的整理方法改革範圍，從文書檔案延伸到高校各種科技檔案和專門檔案。
2.1.2 高校文書檔案執行《規則》要求，實行以件歸檔的整理方法，其他檔案仍然以立卷為歸檔文件材料整理方法。2002年3月15日，甘肅高校檔案協會在蘭州大學榆中校區召開工作會議，要求2002年起全省高校執行新歸檔規則，首先在黨群、行政類檔案中全麵推行。另外，東華理工大學《歸檔文件整理規定》提出：“歸檔文件是指黨政各職能部門在其活動中形成的辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件和電子文檔材料。”此外，南京大學、中國海洋大學、集美大學、西北師範大學、安徽師範大學等高校的黨政類文書檔案均按《歸檔文件整理規則》要求以“件”為單位進行整理、歸檔。