4.3 製訂科學、實用的高校檔案分類方案。《規則》把分類方法固定為年度、保管期限、機構(問題)三種，並可視具體情況組合及簡化分類層次，如采用“年度一機構(問題)一保管期限”等方法。鹽城師範學院檔案分類沿襲《高等學校檔案實體分類法》中案卷級的分類方法，一般分到二級類目，教學類、財會類分到三級類目，排列方式由傳統的案卷級“年度一類目一案卷號”轉變為文件級的“年度一類目一保管期限一件號”。這裏的“類目”實際上與《規則》上講的“問題”是一致的，也就是按高校內部機構的職能性質分類。
4.4 正確理解“隨辦隨歸”的整理要求。對於高校各類檔案來說，不同類型檔案對“隨辦隨歸”的要求是不一樣的。如文書檔案由各部門、各二級學院的專兼職檔案員，對辦畢文件進行整理，使收集來的文件係統化。而專門檔案和科技檔案由於其專業性、多樣性、成套性和現實性等特點，要做到“隨辦隨歸”比較困難，如科研檔案在移交學校檔案館前保存在科研人員手中，教師的業務檔案在移交學校檔案館前保存在教師手中，部門專、兼職檔案員對這些檔案是無法“隨辦隨歸”的。無論是哪一種類型的檔案，
“隨辦隨歸”不是先來的先整理，而是先齊全的先整理。這說明按“事由原則”進行歸檔文件排列和編目編號，是以件歸檔整理不可違背的重要原則。
4.5 靈活掌握“件”的概念。以件歸檔的整理方法與原有的立卷方法相比較最根本的變化就是以“件”為整理單位，進行文件級整理。高校檔案中的黨群類、行政類和其他各類目檔案綜合部分的歸檔文件材料依據《規則》中規定的“件”的內涵界定比較容易，而界定教學類、科研類、基建類、出版類、財會類等檔案中非綜合管理性文件材料的“件”就複雜得多。如關於本科生優秀論文歸檔的材料有：學生畢業論文(設計)承諾書、選題報表、開題報告、任務書、中期檢查表、答辯記錄表、成績鑒定表、論文(設計)等，這8份材料並不是機械地按8件歸檔，而是以人計件，一人的8份材料為1件。
5 高校各類檔案以件歸檔的優點和存在問題
5.1 各類檔案以件歸檔的優點
立卷歸檔的改革已近10年，全國各地各單位取得了不少成功經驗。從實踐效果來看，以件歸檔有許多優點，主要表現在促進檔案工作現代化建設，簡化歸檔文件整理工作程序，提高工作效率，保證歸檔文件整理工作質量，優化檢索效果，方便用戶的利用，等等。鹽城師範學院實施以件歸檔除了具有上麵所講的幾種優點外，還有以下兒個方麵的優點。
5.1.1 促進高校其他類別檔案整理方式的改革。鹽城師範學院實行歸檔方式改革，最大的成功就是以點帶麵，從文書檔案延伸到其他類別檔案，促進各類檔案整理方式改革全麵開展。如2005年，鹽城師範學院在新校區建設之初，決定32萬平方米26個建設項目檔案全部按《規則》整理，實行以件歸檔。在2006年江蘇省檔案局組織的全省重點工程建設檔案執法檢查中，以件歸檔方式得到省檔案局領導充分肯定。
5.1.2 豐富和補充檔案教學內容。目前，全國高校檔案專業、文秘專業使用的《檔案管理學》教材內容已陳舊，《歸檔文件整理規則》、《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》等內容均未吸收進去。鹽城師範學院檔案工作人員在承擔本校文博與檔案、文秘兩個專業《檔案管理學》教學中，補充了《歸檔文件整理規則》中有關內容，不僅講授文書檔案以件歸檔的改革，而且還把本校在其他類目檔案中以件歸檔經驗補進去，調動了學生學習的積極性，很受學生的歡迎。
5.1.3 加強了檔案工作的對外交流。由於鹽城師範學院在江蘇省高校中實施《歸檔文件整理規則》比較早，南京工業大學、淮海工學院、鹽城市國土資源管理局等單位的同仁先後前往參觀、考察以件歸檔的檔案整理方法。特別是國土資源管理局負責管理的土地檔案屬於專門檔案，他們參觀後認為，以件歸檔，解決了人手不足的問題，而且分類更科學。通過交流，大家在各類檔案以件歸檔方麵取得共識、加強了交流。
5.1.4 有利於各類檔案的統計。由於高校的檔案類目眾多，如果隻對文書檔案實行以件歸檔，其他類目的檔案仍然以卷歸檔，會出現統計館藏數量時有多種統計單位，給統計工作帶來不便，各類檔案全麵實行以件歸檔，就可以減少這方麵矛盾。如每年上報的檔案工作年統表以及學校工作報告中都有檔案數量的問題，特別是對於高校，歸檔計量單位越多，大家就越搞不清，而各類紙質檔案全部以件歸檔，統計更方便、更簡捷，也更容易理解。
5.2 以件歸檔存在的問題
5.2.1 過分依賴計算機設備和檔案管理軟件。在檔案檢索過程中，一旦離開計算機和檔案管理軟件，快速查詢的工作就會大打折扣，依靠手工檢索，會因文件數量多而造成檢索困難。另外，如果計算機出現故障，也會直接影響到檔案的利用。
5.2.2 沒有合適的裝訂方法。以件歸檔後，文件裝訂有多種方法，比傳統的案卷裝訂要複雜得多，要考慮檔案厚薄、保管期限等多種因素選擇不同的裝訂方法。現有的一些方法中粘接、三孔一線等仍是手工裝訂，不鏽鋼訂書釘裝訂又因硬度強易斷不能用於較薄的檔案，縫紉機縫又會因針線過密損壞檔案，無酸紙封套不適用於較厚的文件，用塑料夾又容易斷裂。
5.2.3 增加了管理工作的難度。以件歸檔的檔案利用者借閱歸還後上架比較麻煩，會出現插錯現象，有的單位用“代檔板”放在原有位置上解決這一問題，效果也不太理想。另外，庫房清點工作量也加大。在檔案移交和接收時，核對工作量也加大。
5.2.4 在“件”的確定上仍有模糊認識。實際操作中，對“件”的確定存在較大的差異，對成套的文件處理，過分強調一事一文的特點，忽視文件之間的有機聯係。個別檔案人員在其他類目的檔案“件”的確定上，簡單地以“件”代“卷”，混淆件與卷的概念，沒有真正理解“件”的內涵和劃件的意義。
6 結語
各類檔案以件歸檔是高校檔案整理工作改革的一次有益嚐試，其整理方法將在實踐中得到進一步完善與優化，存在問題也會逐步減少。在執行《歸檔文件整理規則》過程中，各單位、各部門不能死板教條，要大膽實踐、大膽創新，要結合實際情況，製定切實可行的實施細則，不斷完善歸檔文件整理工作方案，使檔案整理工作改革能夠順利進行。
(作者單位：鹽城師範學院摘自《檔案界》網站)