2.1.3 高校各類檔案尚未執行《規則》要求，仍以立卷為歸檔文件材料的整理方法。如複旦大學、同濟大學、華東師範大學、華東理工大學、貴州師範大學、燕山大學等高校均是如此。
2.2 鹽城師範學院各類檔案全麵實行以件歸檔的背景
2.2.1 江蘇省推行“四化”檔案業務工作方針的需要。2003年2月9日，江蘇省檔案局決定在全省機關、企事業單位中貫徹“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的檔案業務工作方針，簡便、高效、科學地開展本單位文件歸檔工作，推進全省檔案工作的現代化建設，製定了《江蘇省(歸檔文件整理規則)實施辦法》。省內各地方檔案行政主管部門要求屬地各機關、企事業單位參照執行。
2.2.2 高校檔案工作發展的需要。1999年的大學擴招，堪稱中國教育史上一件大事。高校學生人數的激增，並沒有使高校的教學人員和管理人員同步增加。許多高校的檔案工作中，除了收集、整理、統計、利用和保管等工作能正常開展外，檔案的宣傳、科研和檔案文獻的編纂等工作比較薄弱。2003年3月31日，鹽城師範學院組織檔案工作人員到揚州大學、南京大學、東南大學、複旦大學、華東師範大學和蘇州大學等高校檔案館參觀、考察，重點調研《歸檔文件整理規則》的實施情況，並在調研的基礎上，結合本校檔案工作的實際情況，決定在全校各類檔案中實行整理方法的改革，用以件歸檔的整理方法來替代立卷整理方法。
3 高校各類檔案以件歸檔的實施
2003年11月17日，鹽城師範學院正式出台《(歸檔文件整理規則)實施細則》(試行)。《細則》分為五個部分，包括總則、整理原則、整理的組織工作、整理方法和附則。該《細則》結合學校的實際情況，對《歸檔文件整理規則》作了進一步細化。
3.1 以件歸檔的特點
3.1.1 擴大歸檔文件的類目。《規則》對“歸檔文件”的解釋是：
“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。”《細則》的解釋是：
“指本院在各項職能和業務活動中形成並辦理完畢的保存起來以便查考利用的各種紙質曆史記錄。”這就突破了“文書檔案”類目的範圍，延伸到高校其他類別檔案中。
3.1.2 補充專門檔案和科技檔案類目中件的確定。《規則》對文書檔案中的件的確定作了詳細說明，其他類目未能涉及。《細則》彌補了這個缺陷，對高校檔案中的財會類、基建類、科研類等“件”的確定都作了詳細補充。
3.1.3 保證高校各類檔案整理的質量。《規則》作為檔案行業標準，主要針對文書檔案而言。《細則》製定是以《規則》為依據並最大限度地簡化整理方法，如財會類檔案中一本憑證就確定為一件，保持原有裝訂方法。這種整理方法與文書檔案保持一致。如果文書檔案實行以件歸檔，其他類目的檔案以卷歸檔，既不統一，又有主觀隨意性，就很難保證檔案整理質量，不便於保管和利用。
3.1.4 體現高校檔案管理的性質。由於高校檔案具有多樣性、客觀規律性、周期性等特點，長期以來高校基本上采取了部門歸檔製度。如鹽城師範學院建立了檔案管理網絡，各部門、各二級學院有分管檔案工作的領導和專兼職檔案員。因此，在歸檔章編製方麵，充分體現高校檔案管理的特點，與《規則》比，既有聯係，又有區別。《規則》歸檔章設置6個項目，包括全宗號、年度、機構(問題)、保管期限、室編件號、館編件號。《細則》保留了其中4個項目，把機構(問題)改為類目，室編件號改為部門件號，另增加盒號和總頁數兩個項目。
3.2 “件”的確定
在以件歸檔中，對“件”的確定主要依據以下兒個方麵：第一，一份完整的文件為一件，如文件正本與定稿為一件、批複件與請示件為一件等。第二，根據文件形成的自然規律界定“件”，一份文件中包含的相對獨立的可檢索利用的內容多又相對獨立的，可將相對獨立部分界定為一件，如科研檔案中原始數據、教學檔案中招生名冊以及基建檔案中立項、開工、施工、竣工文件等，可根據文件材料的性質、階段性、區域性等特點來界定“件”。第三，檔案檢索中有關聯的多份文件組合成一件，如教學檔案中的學籍表，可把同一個班級學籍材料組合為一件，如科研檔案中的獲獎申報材料，可把申報表、科研成果、社會影Ⅱ向或實際效果證明、其他材料等界定為一件。第四，根據專門檔案和科技檔案的特點來界定“件”，如財務檔案中的一本會計憑證、一本會計賬簿、一冊會計報表等各為一件。第五，根據利用率界定件，如科研檔案中開題報告和試驗材料利用率較低，可以作為一件來處理；成果鑒定材料、證書、圖紙等分別作為一件處理。
3.3 裝訂方法
《細則》要求檔案裝訂要簡單易行，減少破壞。因此，鹽城師範學院檔案裝訂的方法是去除易鏽蝕的金屬物，包括訂書釘、曲別針、大頭針等易氧化、腐蝕的裝訂用品，原則上采用不鏽鋼訂書釘裝訂，對較薄文件采用專用糨糊粘貼，較厚文件采用三孔一線法裝訂；對短期保存的文件和裝訂成冊的書刊、圖表等可保持原裝訂方式不變。對教學檔案中學生成績表、新生錄取名冊等材料，每件加封麵和封底後裝訂：
3.4 排列順序
以件為保管單位的各文種和稿本的排列順序：正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，複製件在後；轉發件在前，被轉發件在後；回複性文件在前，報請性文件在後；結論性文件在前，依據性文件在後；文件處理單在前，正文在後；計算機及其網絡環境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發文稿紙在後等……
4 高校各類檔案以件歸檔經驗
4.1 繼續貫徹“便於保管和利用”的基本原則。《規則》中將歸檔文件整理原則概括為“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯係，區分不同價值，便於保管和利用”。這與傳統的立卷原則是一致的。《規則》的實施簡化了歸檔文件整理程序，減少了工作量，提高了工作效率，順應了機關、企事業單位辦公自動化對文件材料歸檔管理的必然要求。在實際推行過程中，《規則》的實施使整理程序簡化，但並不是取消整理，或隨意整理。簡化的最終目標是將時間節省下來用在檔案收集、信息資源開發與利用等環節上。
4.2 運用計算機及檔案管理軟件輔助整理各類檔案。檔案整理的目的是為了便於查詢、利用。在傳統的立卷模式下，其實現方式是組織成不同的保管單位(案卷)，從而實現對文件實體的相對集中和係統化，增加檢索層次，為查詢利用提供檢索途徑。但以件歸檔依賴於一定的硬件和軟件，在計算機和檔案管理軟件支撐下才能提供高效、靈活、快捷的檢索功能，使檔案的利用得以實現。鹽城師範學院以件歸檔的整理方法能夠取得成功，一條根本的經驗就是投入大量經費購置硬件和軟件來支撐。