“體製”可以理解為國家機關、企事業單位在機構設置、隸屬關係和管理權限劃分等方麵的一種組織製度，體製一旦建立就具有相對穩定性和單一性。以我國現行的城建檔案管理體製為例，自上世紀80年代城建檔案管理體製確立以來，許多大、中城市逐步建立了自己的城建檔案館，其機構設置、隸屬關係、管理權限等雖有變動，但基本上保持相對穩定的狀態，體製的穩定性可見一斑。應該承認，上述四地的檔案改革具有製度創新的意義，尤其是在城建檔案保管機構與綜合檔案館的關係問題上，的確有所創新。眾所周知，檔案界在城建檔案保管機構與綜合檔案館的關係問題上，一直是存在不同看法的，一些意見主張將城建檔案劃歸綜合檔案館管理，使綜合檔案館能夠成為名副其實的綜合館；另外一些意見則主張維持現行的城建檔案管理體製，城建檔案由城建檔案保管機構單獨管理。從現實情況來看，多數地方還是維持著原有的城建檔案管理體製。上述四地的改革恰恰是在這方麵有了創新，而這種創新之所以首先出現在這些地方，卻有其“特殊”的原因。
廣東省在2001年就被列為全國行政體製改革和機構改革5個試點地區之一。順德作為廣東省的一個縣級市(現為佛山市順德區)，從1992年就開始進行政府機構的改革，並提出在改革過程中實行精幹的大係統管理模式，合並同類機構、不搞歸口管理等。與此相適應，順德於2001年、2002年先後將城建檔案室、房地產檔案室並入綜合檔案館，實現了“三檔合一”的新體製、新模式。深圳作為我國最早建立的經濟特區，曾先後進行了多次行政改革。2004年，根據中共中央、國務院辦公廳《關於地方政府機構改革的意見》，以及中央編製辦《關於深圳市深化行政體製改革創建公共行政管理體製試點批複》，深圳再次進行了行政管理體製的改革，改革的內容之一是規範政府部門的內沒機構，歸並市直機關中規模偏小的處室。也正是在這種背景下，2004年6月，深圳市城建檔案館並入深圳市檔案局。自1990年中央宣布開發開放浦東以來，浦東一直是中國改革開放的重要窗口。在浦東新區成立初期，秉持“小政府、大社會”的機構管理模式，采用大係統管理模式，黨政部門職能交叉重疊的較少。以此為契機，2002年11月，浦東新區檔案信息資源整合邁出了實質性的步伐，實現了區檔案局、檔案館和城建檔案信息管理中心“一套班子、三塊牌子、統一管理”的檔案管理體製。上述三地部位於經濟發達的沿海地區，在經濟和行政體製改革中往往走在其他地區的前麵，還常常成為體製改革的試驗田，這就使得這些地方的檔案管理體製改革有可能搭上行政體製改革的班車，突破原有的舊體製。筆者認為，正是這種特殊的契機，才催生了順德、深圳和浦東的檔案信息資源整合管理模式的改革。如果沒有這種契機，僅僅憑借當地檔案行政管理部門的力量去推進這種改革，難度可想而知。再看和縣的檔案改革，2004年9月，安徽省檔案局在報請安徽省委、省政府同意後，發出了《關於開展國家檔案資源整合試點工作的通知》，並將和縣作為開展檔案資源整合的試點縣。這樣，和縣檔案改革就走出了一條由省級檔案行政管理部門提議，獲得省委、省政府大力支持，由自上而下的行政力量強勢推進檔案信息資源整合的路線圖。在這個路線圖中，關鍵因素是安徽省委、省政府強有力的支持，當然也和安徽省檔案局銳意改革分不開。可以想象，如果沒有安徽省委、省政府的大力支持，僅靠當地檔案行政管理部門的力量，和縣的檔案信息資源整合能否進行得這麼徹底，就很難說了。
通過上述分析，我們可以看出，上述四地檔案信息資源整合管理模式的改革之所以得以完成，或是由於當地行政體製改革為其提供了助力和契機，或是在某種特殊的改革氛圍下，借重了自上而下的行政力量的強勢推動。正是這些“特殊”因素的存在才使得改革得以順利完成。然而，對於全國多數地區的檔案部門而言，在現階段，這些個案因素並不具備一般性，相反卻存在著體製約束，這種體製約束明顯體現在以下幾個方麵。
我們知道，長期以來，對科技檔案和專門檔案的管理，我國實行的是條塊管理體製，即由檔案行政管理部門(塊)和專業主管機關(條)相結合對科技檔案和專門檔案實施管理。多年來的實踐證明，這一管理體製是推動科技檔案管理和專門檔案管理的重要組織保障。在這一體製之下，形成了各級綜合檔案館主要保管黨政機關的文書檔案，城建檔案、房地產檔案等則另成係統，由其專業主管機關負責管理的格局。條塊管理體製的核心內容是對科技檔案和專門檔案按專業係統實行集中統一管理，總的看來，這種體製的確具有相當的優越性，否則，它難以延續至今。比如，它使得各級檔案行政管理部門得以擺脫繁瑣的事務性工作，集中精力研究全局性的問題，更好地履行監督、指導、檢查的職能。但是，條塊管理體製也造成了不同類型檔案信息資源之間的條塊分割，使得“同屬於黨和國家的檔案因為各自為政，互不往來，造成了信息難以被整合，其利用的效能也無法最大化；而由於過多地強調了‘條’的從屬關係，許多行政管理機關從‘塊’的管理中剝離出來，直接從屬於上級政府部門領導。這雖對加強政府宏觀管理有利，但也使許多重要檔案歸口‘條’的管理以後，檔案為本地經濟建設和社會發展的服務受到了影響”。
條塊分割不僅體現在科技檔案和專門檔案的管理實踐之中，而且已經明確寫入一係列中央法規，進入了檔案法規體係，在一定範圍內具有強製性和約束力。比如，2001年7月頒布的《城市建設檔案管理規定》第三條就規定：
“縣級以上地方人民政府建設行政主管部門負責本行政區域內的城建檔案管理工作，業務上受同級檔案部門的監督、指導。”又如，同年8月頒布的《城市房地產權屬檔案管理辦法》第四條規定，“直轄市、市、縣人民政府房地產行政主管部門負責本行政區域內的房地產權屬檔案的管理工作”，“業務上受同級城市建設檔案管理部門的監督和指導”。其他一些檔案行政規章，如，《公安檔案管理規定》(2000年)、《環境保護檔案管理辦法》(1994年)，等等，幾乎無一例外地都明確規定由各級專業主管機關負責管理本部門產生的科技檔案或專門檔案，並在業務上接受各級檔案行政管理部門的監督和指導。